Leitende Angestellte: Gilt die Zeiterfassungspflicht?

Leitende Angestellte: Gilt die Zeiterfassungspflicht?

Das BAG-Urteil zur Zeiterfassung hat die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber bestätigt. Doch gilt diese Pflicht auch für leitende Angestellte? Die Antwort ist differenziert und hängt davon ab, wie das Arbeitsverhältnis rechtlich einzuordnen ist.

Das Wichtigste in Kürze

• Leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen
• Die Zeiterfassungspflicht nach dem BAG-Urteil gilt dennoch grundsätzlich auch für sie
• Die Abgrenzung zum normalen Angestellten ist oft schwierig und im Einzelfall zu prüfen
• Viele Beschäftigte in Führungspositionen sind keine leitenden Angestellten im Rechtssinne
• Eine freiwillige Zeiterfassung ist für alle Führungskräfte empfehlenswert

Definition: Wer ist leitender Angestellter?

Betriebsverfassungsrechtliche Definition

Der Begriff des leitenden Angestellten ist im § 5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) definiert. Danach ist leitender Angestellter, wer:

• Zur selbständigen Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern berechtigt ist, oder
• Generalvollmacht oder Prokura hat und diese im Verhältnis zum Arbeitgeber nicht unbedeutend ist, oder
• Regelmäßig sonstige Aufgaben wahrnimmt, die für Bestand und Entwicklung des Unternehmens von Bedeutung sind und deren Erfüllung besondere Erfahrungen und Kenntnisse voraussetzt

Diese Definition ist eng auszulegen. Nicht jede Führungskraft mit Personalverantwortung ist automatisch leitender Angestellter.

Abgrenzung zum normalen Angestellten

Viele Beschäftigte in gehobenen Positionen sind trotz ihrer Bezeichnung keine leitenden Angestellten im Rechtssinne:

Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die tatsächlich wahrgenommenen Aufgaben und Befugnisse.

Arbeitszeitgesetz und leitende Angestellte

Ausnahme nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG

Das Arbeitszeitgesetz enthält in § 18 Ausnahmen vom Anwendungsbereich. Nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG gilt das Gesetz nicht für leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG.

Das bedeutet: Für echte leitende Angestellte gelten nicht:

• Die maximale Arbeitszeit von acht bzw. zehn Stunden
• Die Pflicht zu Ruhepausen
• Die elfstündige Ruhezeit zwischen Arbeitstagen
• Das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit

Dokumentationspflicht nach § 16 ArbZG

Die Dokumentationspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG für Arbeitszeit über acht Stunden gilt ebenfalls nicht für leitende Angestellte, da diese vom gesamten Arbeitszeitgesetz ausgenommen sind.

BAG-Urteil und Zeiterfassungspflicht

Europarecht als Grundlage

Das BAG-Urteil vom September 2022 stützt sich auf das europäische Recht, konkret auf die Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und das EuGH-Urteil von 2019. Die Pflicht zur Zeiterfassung ergibt sich aus dem allgemeinen Arbeitsschutzrecht, nicht aus dem Arbeitszeitgesetz.

Gilt die Zeiterfassungspflicht für leitende Angestellte?

Die Rechtslage ist nicht eindeutig geklärt. Das BAG hat sich hierzu nicht ausdrücklich geäußert. Es sprechen jedoch gute Argumente dafür, dass die Zeiterfassungspflicht auch für leitende Angestellte gilt:

Pro Zeiterfassungspflicht:

• Der arbeitsschutzrechtliche Rahmen des Arbeitsschutzgesetzes gilt für alle Beschäftigten
• Die Arbeitszeitrichtlinie enthält nur begrenzte Ausnahmen für Führungskräfte
• Der Arbeitgeber muss die Einhaltung der Arbeitsschutzpflichten nachweisen können

Contra Zeiterfassungspflicht:

• Leitende Angestellte sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen
• Sie haben weitgehende Autonomie über ihre Arbeitszeit
• Die praktische Durchsetzung bei selbstbestimmter Arbeitszeit ist schwierig

Praktische Empfehlung

Bis zur endgültigen gesetzlichen Klärung empfiehlt sich eine Zeiterfassung auch für leitende Angestellte:

• Die rechtliche Einstufung als leitender Angestellter ist oft unsicher
• Bei Streit über die Einordnung trägt der Arbeitgeber die Beweislast
• Eine freiwillige Dokumentation schadet nicht und kann bei Rechtsstreitigkeiten helfen

Abgrenzungsprobleme in der Praxis

Scheinselbständigkeit bei Führungskräften

Manche Unternehmen stufen Führungskräfte großzügig als leitende Angestellte ein, um die Arbeitszeitregelungen zu umgehen. Dies ist riskant:

• Die Einordnung erfolgt nach objektiven Kriterien, nicht nach Vertragslage
• Bei Prüfungen kann die Einstufung angefochten werden
• Nachzahlungen für Überstunden und Ruhezeiten drohen

Prüfschema für die Einordnung

Bei der Prüfung, ob ein Beschäftigter leitender Angestellter ist, sollten folgende Fragen beantwortet werden:

1. Kann der Beschäftigte selbständig Arbeitnehmer einstellen und entlassen?
2. Hat er Prokura oder Generalvollmacht, die im Verhältnis zum Arbeitgeber bedeutsam ist?
3. Nimmt er Aufgaben wahr, die für Bestand und Entwicklung des Unternehmens bedeutsam sind?
4. Erfordert die Tätigkeit besondere Erfahrungen und Kenntnisse?
5. Hat er erhebliche Entscheidungsspielräume?

Nur wenn mehrere dieser Kriterien erfüllt sind, liegt ein leitender Angestellter vor.

Zeiterfassung für Führungskräfte organisieren

Vertrauensarbeitszeit als Option

Für leitende Angestellte ist die Vertrauensarbeitszeit ein passendes Modell. Dabei erfasst der Beschäftigte seine Arbeitszeit selbst, ohne starre Vorgaben zu Beginn und Ende.

Die Vertrauensarbeitszeit entbindet jedoch nicht von der grundsätzlichen Dokumentationspflicht. Auch hier müssen Arbeitszeiten nachvollziehbar erfasst werden.

Flexible Erfassungsmethoden

Für Führungskräfte eignen sich flexible Erfassungsmethoden:

• Zeiterfassungs-App mit manueller Eingabe
• Selbständige Dokumentation in einem System
• Wochen- oder Monatsübersichten statt täglicher Erfassung
• Schnittstelle zum Kalender für automatische Erfassung

Die Erfassung sollte unkompliziert sein und die Autonomie der Führungskraft respektieren.

Besonderheiten bei Reisezeit

Führungskräfte haben oft einen hohen Anteil an Dienstreisen. Die Erfassung von Reisezeiten als Arbeitszeit ist auch für leitende Angestellte relevant, wenn diese arbeitsvertragliche Vergütungsansprüche haben.

Unterschied zum Geschäftsführer

Organstellung vs. Arbeitsverhältnis

Geschäftsführer einer GmbH sind in der Regel keine Arbeitnehmer, sondern Organmitglieder. Sie unterliegen weder dem Arbeitszeitgesetz noch dem allgemeinen Arbeitsschutzrecht.

Anders verhält es sich bei:

• Fremdgeschäftsführern mit arbeitnehmerähnlicher Stellung
• Geschäftsführern mit Minderheitsbeteiligung unter bestimmten Umständen
• Leitenden Angestellten unterhalb der Geschäftsführerebene

Unterschiedliche Rechtsfolgen

Branchenspezifische Besonderheiten

IT und digitale Unternehmen

In IT-Unternehmen und Agenturen sind viele Führungskräfte projektbezogen tätig. Die Abgrenzung zum leitenden Angestellten fällt hier oft schwer, da Projektverantwortung nicht mit Unternehmensverantwortung gleichzusetzen ist.

Mittelstand und Familienunternehmen

In mittelständischen Unternehmen übernehmen oft Familienmitglieder Führungspositionen. Die rechtliche Einordnung hängt von der tatsächlichen Stellung ab – allein die Familienzugehörigkeit macht niemanden zum leitenden Angestellten.

Konzerne und Großunternehmen

In Konzernen gibt es oft klare Strukturen mit definierten Führungsebenen. Leitende Angestellte finden sich typischerweise auf den obersten zwei bis drei Hierarchieebenen unterhalb der Geschäftsführung.

Mitbestimmung und leitende Angestellte

Ausschluss vom Betriebsrat

Leitende Angestellte sind nach § 5 Abs. 3 BetrVG nicht wahlberechtigt zum Betriebsrat und werden von diesem nicht vertreten. Stattdessen können sie einen Sprecherausschuss nach dem Sprecherausschussgesetz bilden.

Mitbestimmung bei Zeiterfassung

Die Einführung einer Zeiterfassung unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrats. Da leitende Angestellte nicht zum Kreis der vom Betriebsrat vertretenen Arbeitnehmer gehören, gilt diese Mitbestimmung für sie nicht unmittelbar.

Allerdings: Wenn das Zeiterfassungssystem einheitlich für alle Beschäftigten eingeführt wird, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht für den Teil der Belegschaft, den er vertritt.

Häufige Fragen

Fazit

Die Frage, ob leitende Angestellte ihre Arbeitszeit erfassen müssen, ist rechtlich nicht abschließend geklärt. Die Ausnahme vom Arbeitszeitgesetz gilt nur für einen eng definierten Personenkreis, zu dem viele Führungskräfte tatsächlich nicht gehören. Arbeitgeber sollten die Einordnung sorgfältig prüfen und im Zweifel auch für Führungskräfte eine Zeiterfassung einrichten. Dies schützt vor rechtlichen Risiken und kann bei Streitigkeiten hilfreich sein.