Zeiterfassung für Geschäftsführer: Pflicht oder Ausnahme?

Zeiterfassung für Geschäftsführer: Pflicht oder Ausnahme?

Kurzantwort: Ein wirksam bestellter GmbH-Geschäftsführer ist nach deutschem Arbeitsrecht regelmäßig Organ der Gesellschaft und kein Arbeitnehmer. Für die eigene Tätigkeit greift die allgemeine, vom BAG für Arbeitnehmer hergeleitete Zeiterfassungspflicht deshalb typischerweise nicht. Das gilt grundsätzlich auch für Fremdgeschäftsführer. In atypischen Fällen können jedoch der konkrete Vertrag, die tatsächliche Weisungsbindung und der jeweils anzuwendende Arbeitnehmerbegriff zu einer anderen Bewertung führen. Eine pauschale Antwort allein anhand der Beteiligungsquote ist nicht belastbar.

Das Wichtigste in Kürze

• Die formelle Organstellung ist der wichtigste Ausgangspunkt – nicht die Bezeichnung im Vertrag.
• GmbH-Geschäftsführer werden nach nationalem Arbeitsrecht regelmäßig auf Basis eines freien Dienstvertrags tätig.
• Ein Fremdgeschäftsführer ist nicht allein deshalb Arbeitnehmer, weil er keine Gesellschaftsanteile besitzt.
• Eine extreme, arbeitsbegleitende Weisungsbindung kann im Ausnahmefall für Arbeitnehmerstatus sprechen.
• Sozialversicherungsrechtliche Selbstständigkeit und arbeitsrechtlicher Status sind getrennte Prüfungen.
• Unabhängig von der eigenen Erfassung muss die Geschäftsführung die Zeiterfassung der Beschäftigten organisatorisch sicherstellen.

Warum Geschäftsführer anders behandelt werden

Nach § 35 GmbHG wird die GmbH gerichtlich und außergerichtlich durch ihre Geschäftsführer vertreten. Der eingetragene Geschäftsführer handelt damit als Organ der Gesellschaft und nimmt Arbeitgeberfunktionen wahr.

Das Bundesarbeitsgericht formuliert den nationalen Regelfall klar: Ein GmbH-Geschäftsführer wird üblicherweise aufgrund eines freien Dienstvertrags und nicht aufgrund eines Arbeitsvertrags tätig. Eine so starke Weisungsgebundenheit, dass dennoch ein Arbeitsverhältnis vorliegt, komme nur in extremen Ausnahmefällen in Betracht (BAG, 2 AZR 540/20).

Die allgemeine Zeiterfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 betrifft Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer. Ein typischer Organ-Geschäftsführer fällt daher nicht ohne Weiteres in denselben persönlichen Anwendungsbereich.

Die wichtigsten Konstellationen

Gesellschafter-Geschäftsführer

Bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern spricht besonders viel gegen eine persönliche Abhängigkeit. Trotzdem sollte die Antwort nicht auf die oft zitierte 50-Prozent-Grenze verkürzt werden. Beteiligungsquote und Sperrminorität sind vor allem aus sozialversicherungsrechtlichen Statusprüfungen bekannt. Für die arbeitszeitrechtliche Frage sind Organstellung, konkreter Anwendungsbereich der Norm und tatsächliche Vertragsdurchführung maßgeblich.

Auch ein Minderheitsgesellschafter bleibt zunächst wirksam bestellter Geschäftsführer. Eine geringe Beteiligung macht ihn nicht automatisch zum Arbeitnehmer.

Fremdgeschäftsführer ohne Gesellschaftsanteile

Auch ein Fremdgeschäftsführer repräsentiert die Gesellschaft grundsätzlich als Arbeitgeber. Das BAG bezeichnet ihn deshalb im Regelfall als arbeitgeberähnliche und nicht als arbeitnehmerähnliche Person (BAG, 9 AZB 23/18).

Ein Ausnahmefall kann näherliegen, wenn die Gesellschaft nicht nur gesellschaftsrechtliche Vorgaben macht, sondern die Umstände der täglichen Leistung durch laufende, verfahrensbezogene Weisungen detailliert bestimmt. Dafür reicht es nicht, dass die Gesellschafterversammlung Ziele vorgibt, Berichte verlangt oder ihre gesetzlichen Weisungsrechte ausübt.

Zusätzlich ist zu beachten: Wo Unionsrecht einen eigenen Arbeitnehmerbegriff verwendet, kann die Bewertung von der rein nationalen Einordnung abweichen. Deshalb sollte ein grenzwertiger Fremdgeschäftsführer-Status fachkundig für genau die betroffene Norm geprüft werden.

Organstellung, Dienstvertrag und Jobtitel auseinanderhalten

Drei Fragen werden häufig vermischt:

1. Ist die Person wirksam zum Geschäftsführer bestellt? Maßgeblich sind Gesellschafterbeschluss und Organstellung; die Handelsregistereintragung macht den Status nach außen sichtbar.
2. Welcher Vertrag regelt die Tätigkeit? Regelmäßig ist es ein Geschäftsführer-Dienstvertrag. Die Organstellung und das Vertragsverhältnis können zu unterschiedlichen Zeitpunkten beginnen oder enden.
3. Wie wird tatsächlich gearbeitet? Bei außergewöhnlich starker persönlicher Weisungsbindung kann eine gesonderte Statusprüfung notwendig werden.

Wer intern nur den Titel „Geschäftsführer“, „Managing Director“ oder „Betriebsleiter“ trägt, ohne Organ der GmbH zu sein, kann ganz normal Arbeitnehmer sein. Dann ist die Zeiterfassung für leitende Angestellte gesondert zu prüfen.

Gilt das Arbeitszeitgesetz für Geschäftsführer?

Das Arbeitszeitgesetz schützt Arbeitnehmer. Ein typischer Organ-Geschäftsführer ist nach nationalem Recht kein Arbeitnehmer und fällt daher regelmäßig nicht in dessen allgemeinen Schutzbereich. Das bedeutet aber nicht, dass jede Person mit Führungsverantwortung ausgenommen ist.

§ 18 ArbZG nennt unter anderem leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG. Leitende Angestellte bleiben Arbeitnehmer, sind aber für das ArbZG ausdrücklich ausgenommen. Das ist rechtlich eine andere Konstellation als die Organstellung eines GmbH-Geschäftsführers.

Die Aussage „Geschäftsführer dürfen unbegrenzt arbeiten“ wäre dennoch irreführend. Vertragliche Pflichten, gesellschaftsrechtliche Sorgfalt, Fürsorge, Arbeitsschutzorganisation und die eigene Leistungsfähigkeit verschwinden nicht. Nur die konkreten Höchstgrenzen des ArbZG greifen beim typischen Organmitglied nicht in derselben Weise.

Wann freiwillige Zeiterfassung sinnvoll ist

Auch ohne gesetzliche Pflicht kann die eigene Zeiterfassung einen klaren Zweck haben:

• Projekt- und Kundenabrechnung,
• Kostenstellen- oder Fördermittelnachweise,
• Transparenz gegenüber Gesellschaftern oder Beirat,
• Nachweis variabler Vergütungsbestandteile,
• Kapazitäts- und Nachfolgeplanung,
• persönliche Belastungssteuerung.

Der Zweck sollte im Geschäftsführer-Dienstvertrag oder in einer internen Regelung transparent beschrieben sein. Zugriffsrechte und Speicherdauer gehören ebenfalls festgelegt. Eine freiwillige oder vertragliche Zeiterfassung macht den Geschäftsführer nicht allein dadurch zum Arbeitnehmer.

Verantwortung für die Beschäftigten bleibt

Auch wenn der Geschäftsführer seine eigene Zeit typischerweise nicht nach der BAG-Systempflicht erfassen muss, vertritt er die GmbH als Arbeitgeber. Die Gesellschaft muss ein System einrichten und verwenden, das Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der betroffenen Arbeitnehmer erfasst.

Für die Geschäftsführung bedeutet das praktisch:

1. Verantwortlichkeiten für Einführung und Kontrolle benennen.
2. Beginn, Ende, Pausen, Korrekturen und Überstunden eindeutig regeln.
3. Tatsächliche Nutzung des Systems sicherstellen – bloßes Bereitstellen genügt nicht.
4. Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte rechtzeitig beteiligen.
5. Ausnahmen und besondere Aufzeichnungspflichten dokumentieren.
6. Kontrollen, Exporte und Aufbewahrungsfristen festlegen.

Prüfschema für die eigene Situation

Beantworten Sie diese Fragen in der Reihenfolge:

1. Liegt eine wirksame Bestellung zum Organ der GmbH vor?
2. Ist die Organstellung noch aktiv oder wurde die Person bereits abberufen?
3. Welches Rechtsgebiet und welche konkrete Vorschrift sind betroffen?
4. Wie stark bestimmen Gesellschafter die täglichen Arbeitsabläufe tatsächlich?
5. Gibt es neben gesellschaftsrechtlichen Weisungen arbeitsbegleitende Detailweisungen?
6. Verlangt der Dienstvertrag eigene Zeitnachweise?
7. Wird eine sozialversicherungsrechtliche Frage fälschlich mit dem Arbeitsrecht vermischt?

Wenn mehrere Punkte unklar sind, sollte die Einordnung dokumentiert und arbeitsrechtlich geprüft werden. Das ist belastbarer als eine pauschale Ausnahme in der Zeiterfassungsrichtlinie.

Häufige Fragen

Primärquellen

• BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
• BAG, Urteil vom 27.04.2021 – 2 AZR 540/20
• BAG, Beschluss vom 21.01.2019 – 9 AZB 23/18
• § 35 GmbH-Gesetz
• § 2 Arbeitsschutzgesetz
• § 18 Arbeitszeitgesetz

Fazit

Für den typischen, wirksam bestellten GmbH-Geschäftsführer besteht keine allgemeine eigene Zeiterfassungspflicht wie für Arbeitnehmer. Entscheidend ist aber die konkrete rechtliche Rolle – nicht allein Beteiligungsquote, Fremdgeschäftsführer-Label oder Vertragstitel. Gleichzeitig bleibt die Geschäftsführung dafür verantwortlich, dass die GmbH die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten verlässlich organisiert und erfasst.