Geschäftsführer: Zeiterfassungspflicht für GmbH-Chefs

Geschäftsführer: Zeiterfassungspflicht für GmbH-Chefs

Geschäftsführer einer GmbH nehmen eine besondere Stellung ein. Sie sind zwar oft angestellt, aber keine Arbeitnehmer im klassischen Sinne. Gilt für sie die Zeiterfassungspflicht? Die Antwort ist differenziert.

Das Wichtigste in Kürze

• GmbH-Geschäftsführer sind keine Arbeitnehmer im Sinne des Arbeitszeitgesetzes
• Die Zeiterfassungspflicht gilt für sie grundsätzlich nicht
• Fremdgeschäftsführer können Arbeitnehmer sein – mit Einschränkungen
• Gesellschafter-Geschäftsführer sind regelmäßig keine Arbeitnehmer
• Arbeitsverträge können dennoch Zeiterfassung vorsehen

Die Sonderstellung des Geschäftsführers

Organ der Gesellschaft

Der Geschäftsführer ist Organ der GmbH, nicht Arbeitnehmer. Er handelt für die Gesellschaft und vertritt sie nach außen.

Rechtliche Einordnung:

• Organstellung nach GmbH-Gesetz
• Dienstvertrag (nicht Arbeitsvertrag)
• Keine Arbeitnehmereigenschaft im arbeitsrechtlichen Sinn

Warum ist das relevant?

Das Arbeitszeitgesetz und die Zeiterfassungspflicht gelten für Arbeitnehmer. Da Geschäftsführer keine Arbeitnehmer sind, sind sie vom Anwendungsbereich ausgenommen.

Wann gilt die Zeiterfassungspflicht nicht?

Gesellschafter-Geschäftsführer

Definition: Geschäftsführer, der gleichzeitig Gesellschafter der GmbH ist.

Keine Zeiterfassungspflicht, wenn:

• Maßgebliche Beteiligung (ab ca. 50%)
• Oder: Beherrschender Einfluss auf Gesellschafterbeschlüsse
• Oder: Sperrminorität für wesentliche Entscheidungen

Grund: Kann nicht gleichzeitig Arbeitnehmer und Arbeitgeber sein.

Alleingeschäftsführer

Keine Zeiterfassungspflicht: Der Alleingeschäftsführer ist typischerweise kein Arbeitnehmer, da er nicht dem Weisungsrecht eines anderen unterliegt.

Geschäftsführer mit Sperrminorität

Keine Zeiterfassungspflicht: Wer wesentliche Entscheidungen blockieren kann, ist wirtschaftlich nicht abhängig.

Wann könnte die Pflicht doch gelten?

Fremdgeschäftsführer

Definition: Geschäftsführer ohne Gesellschaftsanteile, rein angestellt.

Mögliche Arbeitnehmerstellung: In Einzelfällen kann ein Fremdgeschäftsführer als Arbeitnehmer eingestuft werden, insbesondere wenn:

• Stark weisungsgebunden
• In Gesellschafterversammlung überstimmt werden kann
• Kaum unternehmerischer Spielraum
• Wirtschaftlich abhängig

Aber: Die Rechtsprechung ist restriktiv. Die Organstellung spricht grundsätzlich gegen Arbeitnehmereigenschaft.

Minderheitsgesellschafter-Geschäftsführer

Bei sehr geringer Beteiligung (unter 10%) und ohne Sperrminorität kann im Einzelfall Arbeitnehmereigenschaft vorliegen.

Prüfungskriterien:

• Höhe der Beteiligung
• Stimmrechte
• Tatsächlicher Einfluss
• Weisungsgebundenheit

Übersicht: Wer muss Zeit erfassen?

Arbeitszeitgesetz und Geschäftsführer

Keine Anwendung

Für Geschäftsführer gilt das Arbeitszeitgesetz nicht:

Folgen:

• Keine Höchstarbeitszeit von 8/10 Stunden
• Keine vorgeschriebenen Ruhezeiten
• Keine Pausenvorschriften
• Keine Dokumentationspflicht nach ArbZG

Aber: Gesundheitsschutz

Auch Geschäftsführer haben ein Recht auf Gesundheitsschutz. Allerdings nicht durch das ArbZG, sondern durch:

• Allgemeine Fürsorgepflicht
• Arbeitsschutzgesetz (teilweise)
• Vertragliche Vereinbarungen

Vertragliche Zeiterfassung

Möglichkeit der Vereinbarung

Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, kann Zeiterfassung vertraglich vereinbart werden.

Gründe dafür:

• Nachweis für variable Vergütung
• Projektabrechnung
• Transparenz gegenüber Gesellschaftern
• Grundlage für Tantieme

Typische Vertragsklauseln

Beispiel:

„Der Geschäftsführer verpflichtet sich, seine Arbeitszeit in geeigneter Form zu dokumentieren und dem Aufsichtsorgan auf Verlangen nachzuweisen."

Kein Arbeitnehmerschutz

Vertragliche Zeiterfassung führt nicht zur Arbeitnehmereigenschaft. Sie dient anderen Zwecken als dem Arbeitsschutz.

Sonderfälle

GmbH & Co. KG

Geschäftsführer der Komplementär-GmbH: Gleiche Grundsätze wie bei normaler GmbH.

Konzern

Geschäftsführer einer Konzerngesellschaft:

• Unterliegt ggf. Weisungen der Muttergesellschaft
• Aber: Bleibt Organ der Tochter-GmbH
• Grundsätzlich keine Arbeitnehmereigenschaft

Betriebsführer ohne Organstellung

Achtung: Wer als „Geschäftsführer" bezeichnet wird, aber keine Organstellung hat (nicht im Handelsregister eingetragen), ist möglicherweise leitender Angestellter – mit anderer Bewertung.

Abgrenzung: Leitende Angestellte

Unterschied

Leitende Angestellte

Für leitende Angestellte nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG gilt:

• ArbZG-Vorschriften zur Arbeitszeit gelten nicht
• Aber: Zeiterfassungspflicht besteht dennoch

Verantwortung des Geschäftsführers

Pflicht zur Zeiterfassung für Mitarbeiter

Auch wenn der Geschäftsführer selbst nicht erfassen muss, ist er verantwortlich für:

• Einführung eines Zeiterfassungssystems
• Überwachung der Einhaltung
• Dokumentation der Mitarbeiterzeiten

Haftung

Bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht haftet:

• Die GmbH als Arbeitgeber
• Der Geschäftsführer persönlich (ggf. als Bußgeldadressat)

Bußgelder

Empfehlungen für Geschäftsführer

Prüfung der eigenen Stellung

1. Beteiligung klären: Wie hoch ist der Anteil?
2. Einfluss bewerten: Sperrminorität? Stimmrechte?
3. Vertrag prüfen: Was ist vereinbart?
4. Im Zweifel: Rechtliche Beratung einholen

Zeiterfassung für Mitarbeiter

1. System einführen: Rechtssichere Lösung wählen
2. Dokumentation sicherstellen: Lückenlose Erfassung
3. Kontrolle: Regelmäßige Überprüfung
4. Aufbewahrung: Mindestens 2 Jahre

Häufige Fragen zur Geschäftsführer-Zeiterfassung

Fazit

Geschäftsführer einer GmbH sind als Organmitglieder grundsätzlich keine Arbeitnehmer und unterliegen nicht der Zeiterfassungspflicht. Anders kann es bei Fremdgeschäftsführern ohne wesentlichen Einfluss sein. Wichtig: Als Geschäftsführer sind Sie verantwortlich dafür, dass die Mitarbeiter ihre Zeit erfassen – auch wenn Sie selbst davon befreit sind.