Zeiterfassung für IT-Unternehmen und Agenturen

Zeiterfassung für IT-Unternehmen und Agenturen

IT-Unternehmen und Agenturen haben besondere Anforderungen an die Zeiterfassung: Projektbezogene Abrechnung, Remote Work und flexible Arbeitsmodelle prägen den Alltag.

Das Wichtigste in Kürze

• Projektzeiterfassung ist für Abrechnung und Controlling essenziell
• Remote Work und Homeoffice erfordern ortsunabhängige Lösungen
• Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich – mit Dokumentation
• Integration mit Projektmanagement-Tools spart Doppelarbeit
• Auch bei flexiblen Modellen gilt die Zeiterfassungspflicht

Besonderheiten in IT und Agenturen

Die Herausforderungen

IT und Agenturen haben spezifische Anforderungen:

Typische Arbeitsmodelle

In IT und Agenturen verbreitet:

Vertrauensarbeitszeit:

• Selbstbestimmte Zeiteinteilung
• Fokus auf Ergebnisse
• Flexible Gestaltung

Hybrides Arbeiten:

• Kombination Büro + Homeoffice
• Wechselnde Arbeitsorte
• Flexible Anwesenheit

Projektgebundene Arbeit:

• Arbeit auf Kundenprojekten
• Time & Material-Abrechnung
• Stundennachweise für Kunden

Projektzeiterfassung

Warum Projektzeiten erfassen?

Für die Abrechnung:

• Kundenprojekte nach Aufwand abrechnen
• Nachvollziehbare Stundennachweise
• Basis für Rechnungsstellung

Für das Controlling:

• Projektrentabilität messen
• Budgetverbrauch überwachen
• Kalkulationsgenauigkeit verbessern

Für die Planung:

• Ressourcenplanung optimieren
• Auslastung steuern
• Realistische Schätzungen

Erfassungstiefe festlegen

Best Practices für Projektzeiterfassung

Zeitnah erfassen:

• Am besten täglich
• Spätestens am Wochenende
• Nachträgliche Erfassung fehleranfällig

Korrekt zuordnen:

• Richtiges Projekt wählen
• Phase/Task spezifizieren
• Beschreibung bei Bedarf

Produktiv vs. nicht-produktiv:

• Projektarbeit vs. Meetings
• Kundenprojekte vs. Interna
• Fakturierbar vs. nicht-fakturierbar

Remote Work und Homeoffice

Anforderungen an die Erfassung

Bei Remote Work muss das System bieten:

• Ortsunabhängigkeit: Web + App
• Offline-Fähigkeit: Auch ohne Internet
• Einfachheit: Schnelle Erfassung
• Transparenz: Eigene Zeiten einsehbar

Vertrauen bewahren

In IT und Agenturen ist Vertrauen wichtig:

Keine Überwachung:

• Keine Screenshots
• Kein Activity-Tracking
• Keine GPS-Überwachung

Selbsterfassung:

• Mitarbeiter erfassen selbst
• Keine Genehmigung jeder Buchung
• Vertrauen in korrekte Eingabe

Arbeitszeitgesetz im Homeoffice

Auch bei Remote Work gilt:

• Max. 8 (10) Stunden täglich
• 11 Stunden Ruhezeit
• Pausenpflicht ab 6 Stunden
• Dokumentation erforderlich

Vertrauensarbeitszeit in IT und Agenturen

Was sich ändert

Nach dem BAG-Urteil 2022:

Früher:

• Keine Zeiterfassung
• Volle Flexibilität
• Kein Nachweis

Heute:

• Erfassung erforderlich
• Flexibilität bleibt
• Dokumentation zur Rechtssicherheit

Praktische Umsetzung

Vertrauensarbeitszeit mit Erfassung:

1. Mitarbeiter erfasst selbst: Per App oder Web
2. Keine Kontrolle: Arbeitgeber prüft nicht aktiv
3. Flexible Gestaltung: Zeiteinteilung bleibt frei
4. Dokumentation: Für Rechtssicherheit

Kommunikation im Team

Sprechen Sie offen über:

• Zweck der Erfassung (Rechtssicherheit, nicht Kontrolle)
• Flexibilität bleibt erhalten
• Vorteile für Mitarbeiter (Überstundennachweis)
• Datenschutz und Verwendung

Integration mit Projektmanagement

Typische Tools in IT und Agenturen

Projektmanagement:

• Jira, Asana, Monday.com
• Trello, Notion
• MS Project, Teamwork

Zeiterfassung sollte integrieren:

• Tasks direkt buchen
• Zeiten aus Tickets erfassen
• Automatischer Abgleich

Vorteile der Integration

Weniger Doppelarbeit:

• Keine manuelle Übertragung
• Konsistente Daten
• Zeit gespart

Bessere Datenqualität:

• Direkte Zuordnung zu Tasks
• Genauere Buchungen
• Vollständigere Erfassung

Beispiel-Workflow

1. Task in Jira: Entwickler arbeitet an Issue
2. Timer starten: In Zeiterfassung oder Plugin
3. Timer stoppen: Nach Abschluss
4. Automatische Buchung: Zeit wird auf Projekt gebucht
5. Auswertung: Projekt-Controlling hat Echtzeit-Daten

Auswertungen für IT und Agenturen

Projektkennzahlen

Mitarbeiterauswertungen

• Auslastung pro Mitarbeiter
• Verteilung auf Projekte
• Fakturierbare Quote
• Überstundenentwicklung

Management-Reports

• Projektportfolio-Übersicht
• Kapazitätsplanung
• Profitabilität nach Kunde
• Forecast und Hochrechnung

Abrechnung und Stundennachweis

Time & Material-Projekte

Bei stundenbasierter Abrechnung wichtig:

Stundennachweise:

• Detaillierte Aufstellung
• Für Kunden nachvollziehbar
• Unterschrieben oder digital bestätigt

Inhalte:

• Datum
• Mitarbeiter
• Projekt/Aufgabe
• Stunden
• Beschreibung

Festpreisprojekte

Auch bei Festpreis Zeiterfassung sinnvoll:

• Nachkalkulation möglich
• Zukünftige Angebote besser
• Projektsteuerung verbessert
• Interne Kosten bekannt

Häufige Fragen zur Zeiterfassung in IT und Agenturen

Fazit

Zeiterfassung in IT und Agenturen muss flexibel, projektbezogen und remote-fähig sein. Mit dem richtigen System erfüllen Sie die rechtlichen Anforderungen und gewinnen wertvolle Daten für Projektsteuerung und Abrechnung – ohne die Vertrauenskultur zu beeinträchtigen.