Zeiterfassung: Aufbewahrungsfrist 2, 6, 8 oder 10 Jahre

Zeiterfassung: Aufbewahrungsfrist 2, 6, 8 oder 10 Jahre

Kurzantwort: Für die ausdrücklich nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz aufzuzeichnenden Arbeitszeiten gilt eine Mindestfrist von zwei Jahren. Auch § 17 Mindestlohngesetz verlangt für die dort erfassten Beschäftigtengruppen eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren. Längere Fristen von sechs, acht oder zehn Jahren gelten nicht automatisch für jeden Stundenzettel, sondern nur, wenn derselbe Nachweis zugleich eine andere gesetzlich aufbewahrungspflichtige Funktion erfüllt.

Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise und Stundenzettel: alle Fristen

Zwei Jahre nach dem Arbeitszeitgesetz

§ 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet Arbeitgeber, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Diese Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Wichtig ist die genaue Reichweite der Vorschrift: § 16 ArbZG enthält eine konkrete Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht. Die weitergehende Pflicht, ein System zur Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einzurichten, folgt nach dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 aus dem Arbeitsschutzgesetz. Daraus sollte nicht ohne weitere Prüfung abgeleitet werden, dass für jede denkbare Arbeitszeitinformation automatisch dieselbe gesetzliche Frist gilt.

Zwei Jahre nach dem Mindestlohngesetz

§ 17 Abs. 1 MiLoG verlangt für bestimmte Beschäftigte und Branchen die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Aufzeichnung muss grundsätzlich spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeitsleistung erfolgen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Erfasst sind insbesondere:

• geringfügig Beschäftigte im Sinne der Vorschrift,
• Beschäftigte in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereichen,
• bestimmte Fälle der Arbeitnehmerüberlassung in diesen Branchen.

Ob Ausnahmen oder Erleichterungen greifen, sollte für den konkreten Betrieb geprüft werden.

Wann sechs, acht oder zehn Jahre relevant werden

Arbeitszeitdaten fließen häufig in Lohnabrechnung, Zuschläge oder Projektabrechnung ein. Das macht aber nicht jeden Zeitstempel automatisch zu einem steuerlichen Buchungsbeleg.

Nach § 257 HGB und § 147 AO gelten je nach Dokumentart unterschiedliche Fristen. Seit der Verkürzung für Buchungsbelege beträgt diese Frist grundsätzlich acht Jahre; Handelsbücher und Jahresabschlüsse bleiben regelmäßig zehn Jahre, sonstige dort erfasste Unterlagen häufig sechs Jahre aufbewahrungspflichtig.

Für die Praxis bedeutet das:

1. Den Zweck jedes Dokuments bestimmen.
2. Prüfen, ob der Arbeitszeitnachweis selbst Buchungsbeleg ist oder nur Daten an die Lohnabrechnung liefert.
3. Mehrere einschlägige Fristen dokumentieren.
4. Die längste tatsächlich anwendbare Frist hinterlegen.
5. Nach Fristablauf prüfen, ob Rechtsstreit, Prüfung oder anderer legitimer Zweck einer Löschung entgegensteht.

DSGVO: Nicht pauschal „auf Vorrat“ speichern

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung in Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO dürfen sie nicht länger als für den jeweiligen Zweck erforderlich gespeichert werden.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten liefern einen Zweck und eine Rechtsgrundlage für die entsprechende Dauer. Nach Ablauf der einschlägigen Fristen sollten Unternehmen die Daten löschen oder anonymisieren, sofern kein anderer dokumentierter Grund für die weitere Speicherung besteht.

So entsteht ein belastbares Lösch- und Aufbewahrungskonzept

1. Datenarten trennen

• rohe Beginn-, Ende- und Pausenzeiten,
• genehmigte Korrekturen,
• Arbeitszeitkonten,
• lohnrelevante Auswertungen,
• Rechnungs- oder Projektbelege,
• Zugriffs- und Änderungsprotokolle.

2. Rechtsgrund und Frist dokumentieren

Eine Fristenmatrix sollte pro Datenart Rechtsgrund, Beginn der Frist, verantwortliche Stelle und Löschaktion enthalten. Eine pauschale Einstellung „alles zehn Jahre speichern“ ist weder rechtlich präzise noch datensparsam.

3. Fristbeginn korrekt berechnen

Die Frist beginnt nicht in allen Gesetzen gleich. § 17 MiLoG knüpft an den für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt an; steuer- und handelsrechtliche Fristen beginnen regelmäßig mit dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres. Deshalb braucht die technische Umsetzung unterschiedliche Regeln.

4. Änderungen nachvollziehbar halten

Korrekturen sollten den ursprünglichen Wert nicht spurlos überschreiben. Sinnvoll sind ursprünglicher Zeitstempel, korrigierter Wert, Änderungszeitpunkt, Bearbeiter und Grund der Änderung.

5. Export und Löschung testen

Ein Systemwechsel beendet die Pflicht nicht. Unternehmen sollten prüfen, ob Daten während der gesamten Frist lesbar exportiert werden können und ob die Löschung nach Fristablauf tatsächlich funktioniert.

Beispiel für eine Fristenmatrix

Eine betriebliche Matrix kann etwa so aufgebaut sein. Die Einträge sind vor Verwendung für den konkreten Betrieb zu prüfen:

Konkretes Rechenbeispiel

Ein MiLoG-pflichtiger Einsatz vom 12. August 2026 wird fristgerecht aufgezeichnet. Für diesen Nachweis ist mindestens die Zweijahresfrist des § 17 MiLoG zu berücksichtigen. Wird dieselbe freigegebene Monatsauswertung zugleich Bestandteil eines steuerlich relevanten Buchungsbelegs, kann für genau diese Dokumentfunktion eine längere Frist gelten. Das rechtfertigt aber nicht automatisch, sämtliche technischen Rohdaten ebenso lange aufzubewahren.

Welche Unterlagen sollten getrennt aufbewahrt werden?

Ein Zeiterfassungssystem enthält meist mehrere Dokumentarten, obwohl Beschäftigte auf der Oberfläche nur einen Zeitwert sehen. Die tägliche Rohzeit dokumentiert Beginn, Ende und Pausen. Eine Monatsfreigabe fasst genehmigte Zeiten zusammen. Korrekturprotokolle zeigen, wann und warum ein Wert geändert wurde. Lohnabrechnung und Kundenrechnung übernehmen daraus wiederum nur bestimmte Angaben. Für jede dieser Ebenen können unterschiedliche Zwecke und Fristen gelten.

Unternehmen sollten deshalb zuerst festlegen, welche Daten sie aufgrund einer konkreten Dokumentationspflicht für Arbeitszeit benötigen. Die Antwort gehört in ein Verzeichnis, das Datenart, Zweck, Rechtsgrund, Fristbeginn und Löschaktion verbindet. Eine technische Datenbanktabelle ist noch keine verständliche Fristenregel.

Auch Änderungen verdienen eine eigene Kategorie. Bei einer nachträglichen Korrektur der Zeiterfassung sollte der Betrieb nicht einfach den alten Wert ersetzen. Originalwert, neuer Wert, Änderungsgrund, Zeitpunkt und verantwortliche Person müssen so lange verfügbar bleiben, wie sie für Nachweis und Prüfung gebraucht werden. Danach ist auch für das Protokoll zu prüfen, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist.

Zugleich sollte nicht jede Führungskraft Zugriff auf alle historischen Daten erhalten. Rollen, Exportrechte und automatische Löschläufe gehören zum Datenschutz bei der Zeiterfassung. Praktisch bewährt sich ein jährlicher Test: Eine verantwortliche Person exportiert einen alten Nachweis, prüft Lesbarkeit und Vollständigkeit und kontrolliert anschließend an fälligen Testdaten, ob die vorgesehene Löschung tatsächlich funktioniert. Das Ergebnis wird mit Datum, getesteter Datenart und verantwortlicher Stelle im Löschkonzept festgehalten.

Häufige Fragen

Primärquellen

• § 16 Arbeitszeitgesetz
• § 17 Mindestlohngesetz
• § 257 Handelsgesetzbuch
• § 147 Abgabenordnung
• BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21

Fazit

Die häufigste konkrete Mindestfrist für Arbeitszeitnachweise beträgt zwei Jahre. Längere Fristen hängen von der zusätzlichen Funktion des jeweiligen Dokuments ab. Ein gutes Aufbewahrungskonzept ordnet deshalb jeder Datenart einen klaren Zweck, die tatsächlich einschlägige Rechtsgrundlage und eine automatische Löschregel zu.