Arbeitszeiterfassung: Aufbewahrungsfristen im Überblick

Arbeitszeiterfassung: Aufbewahrungsfristen im Überblick

Nach der korrekten Erfassung der Arbeitszeiten stellt sich für Arbeitgeber die Frage: Wie lange müssen diese Daten aufbewahrt werden? Die Antwort hängt von verschiedenen Gesetzen ab und kann je nach Branche variieren. Eine Missachtung der Aufbewahrungsfristen kann bei Betriebsprüfungen zu erheblichen Problemen führen.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Mindestaufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise beträgt zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG
• In bestimmten Branchen gelten verlängerte Fristen von bis zu zehn Jahren
• Steuerrechtlich relevante Unterlagen müssen sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden
• Digitale Archivierung ist zulässig, wenn die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt sind
• Die DSGVO begrenzt die Speicherdauer auf das erforderliche Maß

Gesetzliche Grundlagen der Aufbewahrungspflicht

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Das Arbeitszeitgesetz enthält in § 16 Abs. 2 die zentrale Vorschrift zur Aufbewahrung von Arbeitszeitnachweisen. Danach sind Aufzeichnungen über die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer, die über acht Stunden hinausgeht, mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Diese Frist gilt konkret für:

• Dokumentation von Überstunden über acht Stunden täglich
• Aufzeichnungen bei Sonn- und Feiertagsarbeit
• Nachweise über Nachtarbeitsstunden
• Dokumentation bei abweichenden Arbeitszeitregelungen

Mindestlohngesetz (MiLoG)

Für Beschäftigte im Anwendungsbereich des Mindestlohngesetzes gelten erweiterte Dokumentationspflichten. Nach § 17 MiLoG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Diese Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Betroffen sind insbesondere:

• Geringfügig Beschäftigte (Minijobber)
• Beschäftigte in bestimmten Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz
• Leiharbeitnehmer

Branchenspezifische Aufbewahrungsfristen

Baugewerbe und schwarzarbeitsanfällige Branchen

Für Unternehmen, die in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz tätig sind, gelten besondere Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten. Dazu gehören unter anderem:

• Baugewerbe
• Gastronomie
• Gebäudereinigung
• Speditions- und Transportgewerbe
• Fleischwirtschaft
• Forstwirtschaft

In diesen Branchen beträgt die Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise ebenfalls mindestens zwei Jahre.

Transportgewerbe und Berufskraftfahrer

Für Berufskraftfahrer gelten aufgrund der EU-Verordnung zu Lenk- und Ruhezeiten sowie des Fahrpersonalgesetzes besondere Vorschriften. Aufzeichnungen aus dem digitalen Tachographen müssen mindestens ein Jahr aufbewahrt werden. Allerdings empfiehlt sich aus Beweisgründen eine längere Aufbewahrung.

Gesundheitswesen

In Arztpraxen und Krankenhäusern können verlängerte Aufbewahrungsfristen gelten, insbesondere wenn Arbeitszeitnachweise mit Patientendokumentation verknüpft sind. Die Patientenakte muss in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen

Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung

Arbeitszeitnachweise können steuerrechtliche Relevanz haben, insbesondere wenn sie zur Berechnung von:

• Lohnkosten
• Sozialversicherungsbeiträgen
• Zuschlägen für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit

dienen. In diesem Fall greifen die Aufbewahrungsfristen des Handelsgesetzbuches (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO).

Steuerlich relevante Geschäftsunterlagen müssen aufbewahrt werden:

• 10 Jahre: Bücher, Inventare, Bilanzen, Buchungsbelege
• 6 Jahre: Empfangene und abgesandte Handelsbriefe, Geschäftspapiere

Arbeitszeitnachweise, die als Buchungsbelege für die Lohnabrechnung dienen, fallen unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.

Sozialversicherungsrechtliche Prüfungen

Bei Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung werden Arbeitszeitnachweise zur Überprüfung der korrekten Beitragszahlung herangezogen. Der Prüfzeitraum umfasst in der Regel die letzten vier Jahre. Eine Aufbewahrung über diesen Zeitraum hinaus ist daher ratsam.

Praktische Empfehlung zur Aufbewahrungsdauer

Mindestens empfohlene Fristen

Unter Berücksichtigung aller relevanten Vorschriften empfiehlt sich folgende Aufbewahrungsstrategie:

Verjährungsfristen beachten

Bei der Festlegung der Aufbewahrungsdauer sollten auch arbeitsrechtliche Verjährungsfristen berücksichtigt werden. Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verjähren grundsätzlich nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Verjährung beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Für Überstunden können jedoch tarifvertragliche oder arbeitsvertragliche Ausschlussfristen gelten, die deutlich kürzer sein können.

Digitale Archivierung von Arbeitszeitnachweisen

Anforderungen an die digitale Aufbewahrung

Die digitale Archivierung von Arbeitszeitnachweisen ist zulässig, wenn folgende Anforderungen erfüllt sind:

• Unveränderbarkeit: Die Daten dürfen nach der Erfassung nicht mehr manipuliert werden können
• Vollständigkeit: Alle relevanten Informationen müssen erfasst sein
• Verfügbarkeit: Die Daten müssen jederzeit abrufbar sein
• Nachvollziehbarkeit: Änderungen müssen dokumentiert werden (Audit-Trail)

Moderne Zeiterfassungssysteme erfüllen diese Anforderungen durch:

• Automatische Protokollierung aller Änderungen
• Versionierung der Daten
• Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte
• Regelmäßige Backups

GoBD-Konformität

Für steuerlich relevante Unterlagen gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Zeiterfassungsdaten, die in die Lohnabrechnung einfließen, müssen diese Anforderungen erfüllen.

Wichtige GoBD-Anforderungen:

• Verfahrensdokumentation
• Internes Kontrollsystem
• Unveränderbarkeit der Daten
• Maschinelle Auswertbarkeit
• Aufbewahrung im Originalformat

Datenmigration bei Systemwechsel

Beim Wechsel des Zeiterfassungssystems müssen die Altdaten für die verbleibende Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben. Möglichkeiten:

• Export in ein universelles Format (CSV, XML)
• Parallelbetrieb des Altsystems
• Migration in das neue System
• Archivierung als PDF mit Suchfunktion

Datenschutz und Aufbewahrung

DSGVO-Anforderungen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) begrenzt die Speicherdauer personenbezogener Daten auf das erforderliche Maß. Arbeitszeitdaten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist.

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen die Daten gelöscht werden, sofern keine anderen Rechtsgründe für eine weitere Speicherung vorliegen.

Löschkonzept entwickeln

Ein datenschutzkonformes Löschkonzept umfasst:

• Festlegung der Aufbewahrungsfristen je Datenart
• Automatische Löschung nach Fristablauf
• Dokumentation der Löschvorgänge
• Regelmäßige Überprüfung der gespeicherten Daten

Auskunftsrecht der Arbeitnehmer

Beschäftigte haben nach Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Arbeitszeitdaten zu verlangen. Das Zeiterfassungssystem sollte diese Auskunft ermöglichen, auch für Daten aus der Vergangenheit.

Aufbewahrung im Betriebsrat

Einsichtsrecht des Betriebsrats

Der Betriebsrat hat nach § 80 Abs. 2 BetrVG das Recht, die für seine Aufgaben erforderlichen Unterlagen einzusehen. Dazu können auch Arbeitszeitnachweise gehören. Die Aufbewahrung muss daher auch die Erfüllung der Informationsrechte des Betriebsrats ermöglichen.

Dokumentation von Mehrarbeit

Bei der Anordnung und Genehmigung von Mehrarbeit hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte. Die entsprechenden Unterlagen sollten mindestens für die Dauer der Amtszeit des Betriebsrats plus möglicher Anfechtungsfristen aufbewahrt werden.

Organisation der Aufbewahrung

Physische Archivierung

Bei Papierform müssen Arbeitszeitnachweise sicher aufbewahrt werden:

• Geschützter Zugang (abschließbare Schränke)
• Schutz vor Feuer und Wasser
• Systematische Ablage nach Jahren und Mitarbeitern
• Regelmäßige Aussonderung nach Fristablauf

Digitale Archivierung

Die digitale Zeiterfassung vereinfacht die Aufbewahrung erheblich:

• Automatische Archivierung
• Einfache Suche und Retrieval
• Platzsparende Speicherung
• Schutz durch Backup-Systeme
• Einhaltung der Fristen durch automatische Erinnerungen

Häufige Fragen

Fazit

Die Aufbewahrung von Arbeitszeitnachweisen unterliegt verschiedenen gesetzlichen Vorgaben mit unterschiedlichen Fristen. Um auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt sich eine Aufbewahrungsdauer von mindestens sechs Jahren für allgemeine Arbeitszeitnachweise und zehn Jahren für lohnabrechnungsrelevante Unterlagen. Digitale Zeiterfassungssysteme erleichtern die Einhaltung dieser Pflichten erheblich und sorgen für eine revisionssichere Archivierung.