Überstunden dokumentieren: Rechtliche Pflichten

Überstunden dokumentieren: Rechtliche Pflichten

Überstunden sind in vielen Berufen Realität. Doch welche Dokumentationspflichten bestehen, wer ist verantwortlich und wie erfassen Sie Mehrarbeit rechtssicher?

Das Wichtigste in Kürze

• Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten über 8 Stunden täglich dokumentieren
• Nach dem BAG-Urteil 2022 gilt die Dokumentationspflicht für alle Arbeitszeiten
• Überstunden müssen zeitnah und vollständig erfasst werden
• Die Dokumentation dient dem Nachweis bei Streitigkeiten
• Verstöße können Bußgelder nach sich ziehen

Gesetzliche Grundlagen

§ 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz

Die zentrale Vorschrift:

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen.

Das bedeutet:

• Arbeitszeit über 8 Stunden täglich muss dokumentiert werden
• Die Pflicht trifft den Arbeitgeber
• Nachweis muss 2 Jahre aufbewahrt werden

BAG-Urteil vom 13.09.2022

Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden:

• Arbeitgeber müssen ein System zur Arbeitszeiterfassung einrichten
• Die Pflicht gilt für alle Arbeitszeiten, nicht nur Überstunden
• Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz

Konsequenz: Die Dokumentation von Überstunden ist Teil der allgemeinen Zeiterfassungspflicht.

Mindestlohngesetz

Für Minijobber und bestimmte Branchen:

• Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer
• Spätestens nach 7 Tagen
• 2 Jahre Aufbewahrung

Was muss dokumentiert werden?

Pflichtangaben

Zusätzlich empfohlen

Für die Überstundenverwaltung:

• Soll-Arbeitszeit des Tages
• Differenz (Überstunden)
• Kumuliertes Überstundenkonto
• Art des Ausgleichs (geplant)

Für Streitfälle:

• Grund der Überstunden
• Anordnung oder Genehmigung
• Unterschrift oder digitale Bestätigung

Wer ist verantwortlich?

Verantwortung des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber muss:

• Ein geeignetes System bereitstellen
• Mitarbeiter zur Nutzung anweisen
• Vollständigkeit kontrollieren
• Aufbewahrung sicherstellen

Mitwirkungspflicht der Arbeitnehmer

Arbeitnehmer müssen:

• Ihre Zeiten korrekt erfassen
• Fehler zeitnah melden
• Das System vorschriftsmäßig nutzen

Delegation möglich

Die Erfassung kann delegiert werden:

• An den Arbeitnehmer selbst
• An Vorgesetzte
• An HR-Abteilung

Aber: Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.

Methoden der Dokumentation

Zulässige Methoden

Derzeit erlaubt:

• Elektronische Zeiterfassung (Software, App)
• Handschriftliche Aufzeichnung
• Excel-Tabellen
• Zeiterfassungsterminal

Voraussichtlich ab 2026: Die elektronische Erfassung wird verpflichtend. Ausnahmen für kleine Betriebe sind geplant.

Vor- und Nachteile

Anforderungen an die Methode

Die Dokumentation muss:

• Vollständig sein (alle Mitarbeiter, alle Tage)
• Richtig sein (keine Manipulation)
• Zeitnah erfolgen (möglichst am selben Tag)
• Nachvollziehbar sein (bei Prüfung)
• Aufbewahrt werden (2 Jahre)

Besondere Situationen

Überstunden im Homeoffice

Herausforderungen:

• Keine physische Anwesenheitskontrolle
• Vertrauen erforderlich
• Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen

Lösung:

• Klare Regelungen für Homeoffice-Arbeitszeiten
• Erfassung per App oder Web-Stempeln
• Regelmäßige Kommunikation

Außendienst und Reisezeit

Was zählt als Arbeitszeit:

• Dienstliche Fahrten während der Arbeitszeit: ja
• Fahrten zwischen Kunden: ja
• Weg von/zur Arbeit: in der Regel nein
• Dienstreisen: je nach Vereinbarung

Dokumentation:

• Beginn und Ende aller Arbeitstätigkeiten
• Reisezeiten separat erfassen
• Bei Dienstreisen: Regelung im Arbeitsvertrag prüfen

Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst

Rufbereitschaft:

• Wartezeit: keine Arbeitszeit
• Tatsächlicher Einsatz: Arbeitszeit
• Dokumentation: Nur Einsätze

Bereitschaftsdienst:

• Gesamte Zeit: in der Regel Arbeitszeit
• Dokumentation: Vollständig

Vertrauensarbeitszeit

Auch bei Vertrauensarbeitszeit gilt:

• Dokumentationspflicht besteht
• Mitarbeiter erfassen selbst
• Arbeitgeber trägt Verantwortung

Empfehlung: Auch bei Vertrauensarbeitszeit ein einfaches Erfassungssystem nutzen.

Aufbewahrung und Datenschutz

Aufbewahrungsfristen

Datenschutzanforderungen

DSGVO-konforme Dokumentation:

• Nur notwendige Daten erfassen
• Zugriff beschränken
• Nach Fristablauf löschen
• Mitarbeiter informieren

Zugriffsrechte

Wer darf was sehen:

• Mitarbeiter: eigene Daten
• Vorgesetzte: Daten ihres Teams
• HR: alle Daten (zweckgebunden)
• Betriebsrat: anonymisierte Daten

Konsequenzen bei Verstößen

Bußgelder

Nach § 22 ArbZG:

• Fehlende Dokumentation: bis 15.000 €
• Wiederholte Verstöße: bis 30.000 €

Beweislast bei Streit

Bei Überstundenstreitigkeiten:

• Arbeitnehmer muss Überstunden nachweisen
• Dokumentation dient als Beweismittel
• Fehlende Dokumentation erschwert Durchsetzung

Prüfungen durch Behörden

Die Gewerbeaufsicht kann:

• Unterlagen anfordern
• Vor-Ort-Prüfungen durchführen
• Bußgelder verhängen

Praxistipps für die Dokumentation

Für Arbeitgeber

Systemauswahl:

• Einfach zu bedienen
• Manipulationssicher
• Auswertbar
• DSGVO-konform

Prozesse:

• Klare Richtlinie erstellen
• Mitarbeiter schulen
• Regelmäßig kontrollieren
• Fristen überwachen

Für Arbeitnehmer

Eigene Dokumentation:

• Zusätzlich selbst erfassen
• Bei Streit als Nachweis
• Auch ohne Arbeitgeberanordnung

Bei Problemen:

• Fehlende Erfassung melden
• Korrekturen einfordern
• Dokumentation aufbewahren

Muster für Überstundendokumentation

Einfache Tabelle

Datum | Beginn | Ende | Pause | Arbeitszeit | Soll | Überstunden
------|--------|------|-------|-------------|------|------------
15.01 | 08:00  | 19:30| 0:45  | 10:45       | 8:00 | +2:45
16.01 | 08:30  | 17:00| 0:30  | 8:00        | 8:00 | 0:00
17.01 | 07:45  | 18:30| 0:45  | 10:00       | 8:00 | +2:00

Erweitertes Formular

Zusätzliche Felder:

• Grund für Überstunden
• Genehmigung durch (Name)
• Geplanter Ausgleich (Freizeit/Bezahlung)
• Unterschrift Mitarbeiter
• Unterschrift Vorgesetzter

Häufige Fragen zur Überstundendokumentation

Fazit

Die Dokumentation von Überstunden ist seit dem BAG-Urteil 2022 Teil der allgemeinen Zeiterfassungspflicht. Arbeitgeber sollten ein zuverlässiges System einrichten, Mitarbeiter schulen und die Vollständigkeit kontrollieren. Eine sorgfältige Dokumentation schützt beide Seiten bei Streitigkeiten.