Dokumentationspflicht Arbeitszeit: Was muss erfasst werden?

Dokumentationspflicht Arbeitszeit: Was muss erfasst werden?

Die ordnungsgemäße Dokumentation der Arbeitszeit ist eine gesetzliche Pflicht für Arbeitgeber. Dieser Leitfaden zeigt, welche Daten erfasst werden müssen, wie lange sie aufzubewahren sind und welche Sanktionen bei Verstößen drohen.

Das Wichtigste in Kürze

• Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentieren
• Überschreitungen der 8-Stunden-Grenze müssen gesondert aufgezeichnet werden
• Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens 2 Jahre
• In Mindestlohn-Branchen gelten verschärfte Pflichten
• Fehlende Dokumentation kann mit bis zu 30.000 Euro Bußgeld geahndet werden

Rechtsgrundlagen der Dokumentationspflicht

Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)

Nach dem BAG-Urteil 2022 ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG:

Der Arbeitgeber hat zur Planung und Durchführung der Maßnahmen des Arbeitsschutzes für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen.

Interpretation durch das BAG:

• Umfasst Pflicht zur Zeiterfassung
• Gilt für alle Arbeitgeber
• Keine Übergangsfrist

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

§ 16 Abs. 2 ArbZG verlangt:

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen.

Das bedeutet:

• Jede Stunde über 8 hinaus muss dokumentiert werden
• Sonn- und Feiertagsarbeit ist aufzuzeichnen
• Aufbewahrung mindestens 2 Jahre

Mindestlohngesetz (MiLoG)

§ 17 MiLoG schreibt vor:

Welche Daten müssen erfasst werden?

Pflichtangaben

Folgende Daten sind mindestens zu dokumentieren:

1. Beginn der Arbeitszeit

• Tatsächlicher Arbeitsbeginn
• Auf die Minute genau oder in angemessenen Intervallen

2. Ende der Arbeitszeit

• Tatsächliches Arbeitsende
• Nach Abschluss aller Tätigkeiten

3. Dauer der Arbeitszeit

• Gesamtarbeitszeit des Tages
• Abzüglich Pausen

4. Pausen

• Beginn und Ende der Pausen
• Oder automatischer Abzug nach Regeln

Zusätzliche Angaben je nach Situation

Was muss nicht erfasst werden?

Grundsätzlich nicht erforderlich:

• Aufenthaltsort des Mitarbeiters (Datenschutz beachten)
• Tätigkeitsbeschreibungen (außer bei Projekten)
• Private Unterbrechungen
• Anwesenheit ohne Arbeit

Wer ist für die Dokumentation verantwortlich?

Pflicht des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung:

• Muss System bereitstellen
• Muss Durchführung sicherstellen
• Haftet bei Verstößen
• Muss Daten aufbewahren

Delegation an Mitarbeiter

Die Erfassung selbst kann delegiert werden:

Zulässig:

• Mitarbeiter erfassen ihre Zeit selbst
• Führungskraft prüft und genehmigt
• System macht vieles automatisch

Unzulässig:

• Pflicht komplett auf Mitarbeiter abwälzen
• Keine Kontrolle der Erfassung
• Kein System bereitstellen

Führungskräfte und ihre Rolle

Führungskräfte haben besondere Pflichten:

1. Kontrollpflicht: Zeiterfassung der Mitarbeiter überwachen
2. Vorbildfunktion: Eigene Zeiten korrekt erfassen
3. Eingriffspflicht: Bei Verstößen handeln
4. Meldepflicht: Probleme nach oben kommunizieren

Aufbewahrungsfristen

Übersicht der Fristen

Beginn der Frist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt:

• Mit Ablauf des Kalenderjahres
• In dem die Arbeitszeit geleistet wurde
• Beispiel: Arbeitszeit 2026 → Frist endet 31.12.2028

Nach Ablauf der Frist

Nach Fristablauf:

• Pflicht zur Löschung (DSGVO)
• Keine weitere Aufbewahrung nötig
• Ausnahme: Laufende Verfahren

Form der Dokumentation

Erlaubte Formen

Aktuell sind verschiedene Formen möglich:

Elektronisch:

• Zeiterfassungssoftware
• Apps
• Terminals
• Webbasierte Systeme

Manuell (noch):

• Stundenzettel
• Excel-Tabellen
• Handschriftliche Listen

Anforderungen an das System

Egal welche Form, das System muss sein:

Empfehlung: Elektronische Erfassung

Vorteile elektronischer Systeme:

• Automatische Berechnung
• Manipulationssicherheit
• Einfache Archivierung
• Schneller Zugriff bei Prüfungen
• Zukunftssicher (kommende Pflicht)

Dokumentation in Sonderfällen

Homeoffice und Remote Work

Auch im Homeoffice gilt die Pflicht:

• Arbeitszeit muss erfasst werden
• System muss von zu Hause nutzbar sein
• Vertrauensarbeitszeit entbindet nicht
• Pausenzeiten dokumentieren

Außendienst und Baustelle

Bei mobiler Arbeit:

• Mobile Erfassung per App empfohlen
• GPS-Tracking nur mit Einwilligung
• Fahrtzeiten ggf. als Arbeitszeit
• Offline-Fähigkeit wichtig

Schichtarbeit

Bei Schichtbetrieb besonders wichtig:

• Schichtbeginn und -ende exakt
• Schichtzulagen-relevante Zeiten
• Nachtarbeitsstunden separat
• Überlappungen vermeiden

Teilzeit und Minijob

Keine Erleichterungen:

• Volle Dokumentationspflicht
• Besonders bei Minijobs wichtig
• 556-Euro-Grenze überwachen
• Zoll prüft gezielt

Checkliste: Vollständige Dokumentation

Tägliche Erfassung

☐ Beginn der Arbeitszeit ☐ Ende der Arbeitszeit ☐ Pausenzeiten ☐ Berechnete Gesamtarbeitszeit

Wöchentliche Prüfung

☐ Vollständigkeit der Einträge ☐ Plausibilität der Zeiten ☐ Überstunden erfasst ☐ Ruhezeiten eingehalten

Monatliche Kontrolle

☐ Gesamtstunden pro Mitarbeiter ☐ Überschreitungen identifiziert ☐ Urlaubstage korrekt ☐ Krankheitstage dokumentiert

Jährliche Archivierung

☐ Daten gesichert ☐ Aufbewahrung organisiert ☐ Alte Daten gelöscht (nach Frist) ☐ System aktualisiert

Sanktionen bei Verstößen

Bußgelder

Weitere Konsequenzen

Neben Bußgeldern drohen:

• Nachträgliche Berechnungen zulasten des Arbeitgebers
• Beweislastumkehr bei Streitigkeiten
• Reputationsschäden
• Verstärkte Kontrollen

Häufige Fragen zur Dokumentationspflicht

Fazit

Die Dokumentationspflicht der Arbeitszeit ist umfassend und wird streng kontrolliert. Mit einem modernen Zeiterfassungssystem erfüllen Sie alle Anforderungen automatisch und sind für Prüfungen bestens vorbereitet. Die Investition lohnt sich: Rechtssicherheit und Effizienz statt Bußgelder und Stress.