Zeiterfassung in der Arztpraxis: Lösungen für das Gesundheitswesen

Zeiterfassung in der Arztpraxis: Lösungen für das Gesundheitswesen

Arztpraxen haben besondere Anforderungen an die Zeiterfassung: Flexible Arbeitszeiten, wechselnde Sprechstunden und verschiedene Beschäftigungsformen. Welche Lösungen passen?

Das Wichtigste in Kürze

• Die Zeiterfassungspflicht gilt auch für Arztpraxen
• Verschiedene Beschäftigungsformen (Vollzeit, Teilzeit, Minijob) erfordern flexible Systeme
• Sprechstundenzeiten sind nicht gleich Arbeitszeiten
• Digitale Lösungen integrieren sich in Praxisabläufe
• Datenschutz ist im Gesundheitswesen besonders wichtig

Besonderheiten in der Arztpraxis

Arbeitsstrukturen

Typische Situation:

• Praxisinhaber (selbständig, keine Zeiterfassung)
• Angestellte Ärzte (Vollzeit oder Teilzeit)
• MFA (Medizinische Fachangestellte)
• Auszubildende
• Reinigungskräfte (oft Minijob)

Arbeitszeiten:

• Orientierung an Sprechstundenzeiten
• Vor-/Nachbereitungszeiten
• Mittagspause (oft variabel)
• Bereitschaftsdienste (bei MVZ)

Herausforderungen

Flexible Arbeitszeiten:

• Sprechstunden an verschiedenen Tagen
• Notfälle verlängern den Arbeitstag
• Vor- und Nacharbeit variieren

Verschiedene Vertragsmodelle:

• Vollzeit-MFA
• Teilzeit verschiedener Stundenzahlen
• Minijobber
• Studierende (Werkstudenten)

Räumliche Verteilung:

• Hauptpraxis
• Zweigpraxen
• Hausbesuche (Landarztpraxen)

Zeiterfassung nach Praxistyp

Einzelpraxis

Situation:

• 2-5 MFA
• Praxisinhaber selbständig
• Einfache Struktur

Empfehlung:

• Einfache Cloud-Lösung
• App oder Tablet am Empfang
• Automatische Pausenabzüge

Kosten: Ca. 20-50 €/Monat

Gemeinschaftspraxis

Situation:

• Mehrere Ärzte (teils angestellt)
• Größeres MFA-Team
• Komplexere Arbeitszeiten

Empfehlung:

• Umfassendere Lösung mit Dienstplanung
• Terminintegration möglich
• Auswertungen je Arzt/Bereich

Kosten: Ca. 50-150 €/Monat

Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ)

Situation:

• Viele Angestellte
• Mehrere Standorte möglich
• Schichtbetrieb teilweise

Empfehlung:

• Professionelle HR-Software
• Standortübergreifend
• Schnittstellen zu Lohn/PVS

Kosten: Ca. 150-500 €/Monat

Praktische Umsetzung

Erfassungsmethoden

Tablet am Empfang:

• Zentrale Stempelstation
• MFA stempeln bei Ankunft/Gehen
• Einfach für kleine Teams

Smartphone-App:

• Jeder stempelt am eigenen Gerät
• Flexibel bei Hausbesuchen
• Datenschutz beachten (private Geräte)

Web-Portal:

• Stempeln am Praxis-PC
• Kein separates Gerät nötig
• Integration in Arbeitsablauf

Erfassung typischer Situationen

Regulärer Arbeitstag:

07:45 - Kommen
08:00 - Sprechstunde beginnt
12:30 - Pause (Praxis zu)
13:30 - Sprechstunde nachmittags
18:00 - Sprechstunde endet
18:30 - Gehen (nach Aufräumen)

Mit Notfall:

...
17:50 - Notfall kommt
18:45 - Notfall versorgt
19:00 - Gehen
→ Überstunden dokumentiert

Hausbesuch:

...
15:00 - Fahrt zu Hausbesuch
15:30 - Ankunft Patient
16:00 - Fahrt zurück
16:30 - Ankunft Praxis

Pausen erfassen

Optionen:

• Automatischer Abzug (z.B. 30 Min. bei 6+ Std.)
• Manuelle Erfassung (Start/Ende Pause)
• Feste Pausenzeiten (12:30-13:30)

Empfehlung: Bei variabler Mittagspause ist automatischer Abzug mit Korrekturmöglichkeit praktikabel.

Besondere Situationen

Bereitschaftsdienst

Bei Gemeinschaftspraxen/MVZ:

• Bereitschaft = Arbeitszeit (wenn in Praxis)
• Rufbereitschaft = keine Arbeitszeit (außer Einsatz)

Erfassung: Separate Kategorie „Bereitschaft" mit eigener Vergütungsregel.

Fortbildung

Regelung: Fortbildungen können als Arbeitszeit gelten, wenn vom Arbeitgeber angeordnet oder genehmigt.

Erfassung: Eigene Kategorie „Fortbildung" für Auswertungen.

Außensprechstunde

Situation: Regelmäßige Sprechstunde an anderem Standort.

Erfassung:

• Eigener Standort im System
• Fahrzeit als Arbeitszeit (wenn im Dienst)

Dienstplanung für Praxen

Sprechstundenplanung

Berücksichtigen:

• Öffnungszeiten
• Mindestbesetzung
• Qualifikationen (z.B. für Labor)
• Urlaubswünsche

Beispiel Wochenplan (3 MFA, Vollzeit):

Urlaubsplanung

Besonderheiten:

• Praxis-Schließzeiten (Sommerurlaub)
• Mindestbesetzung außerhalb
• Vertretung zwischen Praxen

Lohnabrechnung

Integration

Datenfluss:

Zeiterfassung → Export → Steuerberater/Lohnbüro

Exportformate:

• Excel/CSV für manuelle Übergabe
• DATEV-Schnittstelle für direkte Übernahme

Zuschläge und Zulagen

Typisch in Praxen:

• Keine Nacht-/Wochenendzuschläge (normale Praxis)
• Ggf. Samstagszuschlag (wenn Sprechstunde)
• Bereitschaftszuschlag (MVZ)

Datenschutz

Besondere Anforderungen

Im Gesundheitswesen:

• Keine Vermischung mit Patientendaten
• Separate Systeme empfohlen
• DSGVO-Konformität prüfen

Aufbewahrung

Fristen:

• Arbeitszeiten: 2 Jahre (MiLoG)
• Lohnunterlagen: 6 Jahre
• Abrechnungsdaten: 10 Jahre

Zugriff

Berechtigung:

• Praxisinhaber: Vollzugriff
• Praxismanager: Auswertungen
• Mitarbeiter: Eigene Daten

Software-Auswahl

Kriterien für Praxen

☐ Einfache Bedienung (wenig IT-Affinität) ☐ Mobile Erfassung (Hausbesuche) ☐ Verschiedene Arbeitszeitmodelle ☐ Urlaubsverwaltung integriert ☐ Export für Steuerberater ☐ DSGVO-konform ☐ Deutscher Support

Praxis-spezifische Wünsche

☐ Integration mit Praxissoftware ☐ Mehrere Standorte ☐ Dienstplanung für Sprechstunden ☐ Bereitschafts-/Notdienstplanung

Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der Arztpraxis

Fazit

Zeiterfassung in der Arztpraxis ist keine Besonderheit – die gleichen Regeln wie in anderen Branchen gelten. Mit einer einfachen, auf die Praxisgröße abgestimmten Lösung erfüllen Sie die Pflichten ohne großen Aufwand. Wichtig ist die Integration in die Praxisabläufe: Ein Tablet am Empfang oder eine App auf dem Praxis-Smartphone machen die Erfassung zur Routine.