Zeiterfassung bei Leiharbeit und Zeitarbeit

Zwei Unternehmen, ein Arbeiter – wer erfasst die Zeit?

Das Wichtigste in Kürze

Entleiher muss Arbeitszeit erfassen
Verleiher braucht Zeitnachweise für Abrechnung
Beide haben Dokumentationspflichten
Mindestlohn-Kontrolle besonders wichtig
Branchen mit Sonderregelungen beachten

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Grundlagen Arbeitnehmerüberlassung

Beteiligte Parteien

Wer ist wer:

Partei	Rolle
Verleiher	Personaldienstleister, formaler AG
Entleiher	Einsatzbetrieb
Leiharbeitnehmer	Arbeitet beim Entleiher

Rechtsverhältnisse

Dreiecksbeziehung:

Verleiher ↔ Leiharbeitnehmer – Arbeitsvertrag (Arbeitgeber)
Verleiher ↔ Entleiher – Überlassungsvertrag
Entleiher ↔ Leiharbeitnehmer – Weisungsrecht (während Einsatz)

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Wer ist verantwortlich?

Zeiterfassung

Pflichten:

Pflicht	Verantwortlich
Erfassung der Arbeitszeit	Entleiher
ArbZG-Einhaltung	Entleiher
Dokumentation für Lohn	Verleiher
Nachweis für Abrechnung	Beide

Warum Entleiher

Begründung:

Weisungsrecht – Bestimmt, wann gearbeitet wird
Kontrolle – Sieht, ob Zeiten stimmen
ArbZG-Verantwortung – Schutz am Arbeitsplatz
Überstunden – Ordnet an, muss dokumentieren
Prüfung – Behörden prüfen beim Entleiher

Verleiher braucht auch

Was der Verleiher braucht:

Information	Zweck
Arbeitszeiten	Abrechnung mit Entleiher
Überstunden	Zuschläge berechnen
Pausen	Mindestlohn-Berechnung
Abwesenheiten	Personalplanung

Dokumentationspflichten

Mindestlohn-Dokumentation

MiLoG-Pflicht:

Pflicht	Inhalt
Beginn	Täglich
Ende	Täglich
Dauer	Täglich
Frist	Spätestens 7 Tage
Aufbewahrung	2 Jahre

Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

AÜG-Anforderungen:

Überlassungsvertrag – Schriftlich erforderlich
Tätigkeitsbeschreibung – Was wird gemacht
Einsatzzeiten – Von-bis
Einsatzort – Wo eingesetzt
Vergütung – Equal Pay beachten

Leiharbeit compliant erfassen

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Praktische Umsetzung

Beim Entleiher

Was tun:

Schritt	Umsetzung
Leiharbeitnehmer anlegen	Im Zeiterfassungssystem
Als Extern markieren	Unterscheidung zu Festangestellten
Normale Erfassung	Stempeln wie andere
Zeitnachweis erstellen	Für Verleiher

System-Einrichtung

Wie organisieren:

Mitarbeiter-Kategorie – "Leiharbeiter" oder "Extern"
Zuordnung – Welcher Personaldienstleister
Kostenstelle – Für interne Abrechnung
Einsatz-Zeitraum – Von-bis
Export – Für Personaldienstleister

Nachweis für Verleiher

Was liefern:

Dokument	Inhalt
Stundennachweis	Tägliche Arbeitszeiten
Überstunden	Separat ausgewiesen
Unterschrift	Bestätigung des Entleihers
Zeitraum	Pro Woche/Monat

Sonderfälle

Mehrere Einsätze

Wenn Leiharbeitnehmer bei mehreren Entleihern:

Aspekt	Regelung
ArbZG	Arbeitszeiten addieren
Höchstarbeitszeit	Gilt gesamt
Ruhezeit	Gilt gesamt
Koordination	Verleiher muss Überblick haben

Wechselnde Einsatzorte

Beim gleichen Entleiher:

Erfassung – Auch am Einsatzort möglich (App)
Wegezeit – Zwischen Einsatzorten = Arbeitszeit
Erster Einsatzort – Weg dorthin = keine AZ
Letzter Einsatzort – Weg nach Hause = keine AZ
Mobile App – Ideal für wechselnde Orte

Branchenzuschläge

Besondere Regelungen:

Branche	Besonderheit
Metall/Elektro	Branchenzuschläge
Chemie	Branchenzuschläge
Pflege	Besondere Regelungen
Bau	Equal Pay schneller

Prüfungen

Wer prüft

Zuständige Behörden:

Behörde	Prüft
Zoll (FKS)	Mindestlohn
Rentenversicherung	SV-Beiträge
Bundesagentur für Arbeit	AÜG-Einhaltung
Gewerbeaufsicht	Arbeitszeit, Arbeitsschutz

Was geprüft wird

Prüfungsinhalte:

Zeiterfassung vollständig – Alle Tage dokumentiert
Mindestlohn eingehalten – Stundenlohn ≥ Mindestlohn
Höchstarbeitszeit – ArbZG beachtet
Überlassungsvertrag – Vorschriften eingehalten
Equal Pay – Ab wann, ob erfüllt

Bußgelder

Bei Verstößen:

Verstoß	Bußgeld
Dokumentation fehlt	Bis 30.000 €
Mindestlohn unterschritten	Bis 500.000 €
AÜG-Verstöße	Bis 30.000 €
Illegale Überlassung	Straftat möglich

Häufige Fragen

Ja, das ist die einfachste und sicherste Lösung. Sie haben als Entleiher die Pflicht, die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Markieren Sie Leiharbeiter als 'Extern' oder in einer eigenen Kategorie. So können Sie sie leicht unterscheiden und Nachweise für den Personaldienstleister erstellen.

Der Entleiher – Sie ordnen die Arbeit an und haben das Weisungsrecht. Die Überstunden müssen dokumentiert werden. Sie müssen auch darauf achten, dass die Höchstarbeitszeit nicht überschritten wird. Der Verleiher braucht die Information für die korrekte Abrechnung und Zuschläge.

Die Arbeitszeiten bei allen Entleihern werden für das ArbZG addiert. Wenn der Leiharbeiter bei Ihnen 8 Stunden und bei einem anderen 4 Stunden am selben Tag arbeitet, sind das 12 Stunden – ein Verstoß. Der Verleiher muss koordinieren, die Entleiher müssen informieren.

In der Regel ja – der Stundennachweis ist die Grundlage für die Abrechnung zwischen Verleiher und Entleiher. Eine Unterschrift (oder digitale Bestätigung) bestätigt die Richtigkeit der Zeiten. Das liegt auch in Ihrem Interesse: Sie zahlen nur für tatsächlich geleistete Stunden.

Equal Pay betrifft die Vergütung, nicht die Zeiterfassung. Aber: Die Zeiterfassung liefert die Grundlage für die korrekte Berechnung. Wenn Leiharbeiter nach Equal Pay bezahlt werden (i.d.R. nach 9 Monaten), müssen die Arbeitszeiten genau dokumentiert sein, um Zuschläge und Sonderleistungen korrekt zu berechnen.

Fazit

Bei Leiharbeit ist der Entleiher für die Zeiterfassung verantwortlich – er hat das Weisungsrecht und muss das ArbZG einhalten. Der Verleiher braucht die Zeitnachweise für die Abrechnung. Am einfachsten: Leiharbeiter im normalen System erfassen, als Externe markieren, regelmäßig Nachweise an den Personaldienstleister übermitteln. Bei mehreren Einsätzen Koordination nicht vergessen – die Höchstarbeitszeit gilt gesamt.

Zeiterfassung bei Leiharbeit und Zeitarbeit