Betriebsprüfung Zeiterfassung: Gut vorbereitet sein
Wenn die Arbeitsschutzbehörde klingelt oder das Finanzamt prüft – wer seine Zeiterfassung im Griff hat, bleibt entspannt.
Das Wichtigste in Kürze
- Verschiedene Behörden prüfen unterschiedliche Aspekte
- Dokumentation 2 Jahre aufbewahren (ArbZG)
- Schneller Zugriff auf Daten wichtig
- Revisionssichere Aufbewahrung
- Bei Mängeln: Nachbesserungsfrist
Rechtlicher Hinweis
Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Wer prüft was?
Arbeitsschutzbehörde
Fokus Arbeitszeit:
| Prüfpunkt | Was kontrolliert wird |
|---|---|
| Höchstarbeitszeit | Max. 10h/Tag |
| Durchschnitt | Max. 8h über 6 Monate |
| Ruhezeiten | Min. 11h zwischen Arbeitstagen |
| Pausen | Gesetzliche Mindestpausen |
| Dokumentation | Erfassung vorhanden |
Finanzbehörden
Fokus Lohn und Steuer:
- Lohnsteuer – Arbeitszeiten stimmen mit Gehalt
- Schwarzarbeit – Alle Mitarbeiter erfasst?
- Minijobber – Stundengrenze eingehalten?
- Projektzeiten – Richtig abgerechnet?
Zoll
Mindestlohn-Kontrolle:
| Prüfpunkt | Relevanz |
|---|---|
| Mindestlohn | Stunden × Lohn = Mindestlohn? |
| Dokumentation | Nachweis der Arbeitszeiten |
| Branchen | MiLoG, Bauhaupt-TV, etc. |
Berufsgenossenschaft
Unfallverhütung:
| Prüfpunkt | Zusammenhang |
|---|---|
| Arbeitszeiten | Übermüdung = Unfallrisiko |
| Pausen | Erholung wichtig |
| Nachtarbeit | Gesundheitsvorsorge |
Prüfungssicher dokumentieren
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- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Dokumentationspflichten
Was aufbewahren
Mindestanforderungen:
| Dokument | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Arbeitszeitnachweise | 2 Jahre (ArbZG) |
| Lohnunterlagen | 10 Jahre (HGB) |
| Projektzeiten | Je nach Bedarf |
| Dienstpläne | 2 Jahre empfohlen |
Form der Dokumentation
Was gilt:
- Vollständig – Beginn, Ende, Dauer, Pausen
- Lesbar – Auch Jahre später
- Manipulationssicher – Revisionssicher (ideal)
- Zugreifbar – Bei Prüfung verfügbar
- Geordnet – Nach Mitarbeiter, Datum
Bei Mehrarbeit
Besonders wichtig:
| Situation | Dokumentation |
|---|---|
| Überstunden >8h | Täglich aufzeichnen |
| Sonntagsarbeit | Mit Ersatzruhetag |
| Nachtarbeit | Besonders dokumentieren |
Vorbereitung
Unterlagen zusammenstellen
Was bereithalten:
| Unterlage | Zweck |
|---|---|
| Arbeitszeitnachweise | Hauptprüfgegenstand |
| Dienstpläne | Soll-Ist-Vergleich |
| Arbeitsverträge | Vereinbarte Arbeitszeit |
| Betriebsvereinbarungen | Arbeitszeitregelungen |
| Übersichten | Aggregierte Daten |
System kennen
Wissen, wo was ist:
- Reports generieren – Schnell auf Knopfdruck
- Filter nutzen – Nach Person, Zeitraum
- Export – PDF, Excel für Prüfer
- Ansprechpartner – Wer erklärt das System?
- Backup – Falls System ausfällt
Selbstprüfung
Vorab kontrollieren:
| Prüfpunkt | Selbst checken |
|---|---|
| Höchstarbeitszeit | Überschreitungen suchen |
| Ruhezeiten | Unterschreitungen finden |
| Pausen | Dokumentiert? |
| Vollständigkeit | Lücken? |
Reports für Prüfungen
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Während der Prüfung
Ablauf
Was typisch passiert:
| Phase | Vorgehen |
|---|---|
| Ankündigung | Oft mit Vorlauf, manchmal spontan |
| Dokumentensichtung | Unterlagen bereitstellen |
| Befragung | Fragen zum System, zu Prozessen |
| Feststellungen | Prüfer dokumentiert Ergebnisse |
| Besprechung | Ergebnisse werden besprochen |
Richtiges Verhalten
Was tun:
- Kooperativ – Nicht blockieren
- Sachlich – Keine Emotionen
- Wahrheitsgemäß – Niemals lügen
- Dokumentieren – Was wurde gefragt/gesagt
- Nachfragen – Wenn etwas unklar
Grenzen
Was Sie nicht müssen:
| Situation | Ihr Recht |
|---|---|
| Sofortige Auskunft | Angemessene Frist verlangen |
| Nicht vorhandene Daten | Können nicht liefern |
| Selbstbelastung | Im Strafverfahren schweigen |
Nach der Prüfung
Bei Mängeln
Typischer Ablauf:
| Schritt | Inhalt |
|---|---|
| Prüfbericht | Mängel werden dokumentiert |
| Nachbesserung | Frist zur Behebung |
| Nachweis | Bestätigung der Umsetzung |
| Nachprüfung | Ggf. erneute Kontrolle |
Bußgelder
Wenn es ernst wird:
- Anhörung – Stellungnahme möglich
- Bescheid – Bußgeld wird festgesetzt
- Einspruch – Rechtsmittel möglich
- Zahlung – Oder Einspruch
Verbesserungen
Langfristig:
| Maßnahme | Nutzen |
|---|---|
| Prozesse anpassen | Mängel vermeiden |
| Schulung | Mitarbeiter sensibilisieren |
| System verbessern | Automatisierung |
| Regelmäßige Selbstprüfung | Früh erkennen |
Typische Probleme
Häufige Mängel
Was Prüfer finden:
| Mangel | Häufigkeit |
|---|---|
| Fehlende Dokumentation | Sehr häufig |
| Überschreitung 10h | Häufig |
| Ruhezeit-Unterschreitung | Häufig |
| Keine Pausendokumentation | Häufig |
| Nicht auffindbar | Manchmal |
Vermeidung
Was hilft:
- Tägliche Erfassung – Nicht nachträglich
- Vollständigkeit prüfen – Regelmäßige Kontrolle
- Warnungen einrichten – Bei Grenzwerten
- Schulungen – Mitarbeiter und Führungskräfte
- Gutes System – Automatisiert und revisionssicher
Häufige Fragen
Sie müssen kooperieren, aber eine angemessene Frist für die Zusammenstellung verlangen ist legitim. Bei angekündigten Prüfungen sollten die Unterlagen zum Termin bereit sein. Bei unangekündigten Prüfungen: Grundlegende Unterlagen sollten schnell verfügbar sein.
Das ist ein Dokumentationsverstoß. Bei Prüfung können Sie nichts nachweisen. Die Behörde kann Bußgelder verhängen und die Einführung einer Zeiterfassung anordnen. Außerdem verlieren Sie bei Streitigkeiten um Überstunden den Nachweis.
Das variiert. Routineprüfungen werden oft mit 1-2 Wochen Vorlauf angekündigt. Bei Verdacht auf Verstöße oder auf Hinweis kann auch unangekündigt geprüft werden. Die Arbeitsschutzbehörde hat Zutrittsrechte.
Ja, Sie können Einspruch einlegen. Das führt zu einem Gerichtsverfahren vor dem Amtsgericht. Dort wird der Sachverhalt erneut geprüft. Bei hohen Bußgeldern oder strittigen Sachverhalten kann sich der Einspruch lohnen – rechtliche Beratung empfohlen.
Nein, digitale Aufbewahrung ist erlaubt, wenn sie revisionssicher ist (unveränderbar, vollständig, zugänglich). Wichtig: Bei Prüfung müssen Sie die Daten bereitstellen können – als Export, Ausdruck oder Einsicht am Bildschirm.
Fazit
Betriebsprüfungen sind kein Drama, wenn die Zeiterfassung stimmt. Vollständige, revisionssichere Dokumentation, schneller Zugriff auf Daten und kooperatives Verhalten machen Prüfungen zum Non-Event. Wer regelmäßig selbst kontrolliert, erlebt bei der externen Prüfung keine Überraschungen.
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