Zeiterfassungspflicht in Deutschland: Der komplette Guide

Zeiterfassungspflicht in Deutschland: Der komplette Guide

Die Zeiterfassungspflicht beschäftigt Arbeitgeber in Deutschland seit dem wegweisenden BAG-Urteil vom September 2022. Dieser umfassende Guide erklärt, was auf Sie zukommt und wie Sie die Anforderungen erfüllen.

Das Wichtigste in Kürze

• Seit dem BAG-Urteil 2022 gilt die Zeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber in Deutschland
• Arbeitgeber müssen ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen und betreiben
• Die genaue Ausgestaltung bleibt (vorerst) dem Arbeitgeber überlassen
• Verstöße können mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden
• Eine gesetzliche Regelung zur elektronischen Zeiterfassung wird 2026 erwartet

Was bedeutet die Zeiterfassungspflicht?

Die Zeiterfassungspflicht verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Dies umfasst:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der Arbeitszeit
• Überstunden und Mehrarbeit
• Pausen und Ruhezeiten

Rechtliche Grundlagen der Zeiterfassungspflicht

Das EuGH-Urteil von 2019

Die Grundlage für die aktuelle Rechtslage bildet das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (Az. C-55/18). Der EuGH entschied, dass die EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.

Die wichtigsten Punkte des EuGH-Urteils:

1. Objektiv: Die Erfassung muss nachvollziehbar und überprüfbar sein
2. Verlässlich: Das System muss zuverlässig funktionieren
3. Zugänglich: Beschäftigte müssen Zugang zu ihren Daten haben

Das BAG-Urteil vom September 2022

Mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) klargestellt, dass Arbeitgeber bereits jetzt verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Das BAG bezieht sich dabei auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).

Das BAG stellte fest:

• Die Pflicht gilt sofort und für alle Arbeitgeber
• Ein konkretes Gesetz zur Umsetzung ist nicht erforderlich
• Die EU-Richtlinie und das Arbeitsschutzgesetz reichen als Rechtsgrundlage

Wer ist von der Zeiterfassungspflicht betroffen?

Grundsatz: Alle Arbeitgeber

Die Zeiterfassungspflicht gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber in Deutschland, unabhängig von:

• Unternehmensgröße
• Branche
• Rechtsform
• Anzahl der Beschäftigten

Welche Beschäftigten sind erfasst?

Die Pflicht zur Zeiterfassung betrifft:

Sonderfall: Leitende Angestellte

Für leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG gelten Einschränkungen. Diese Personengruppe ist von vielen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes ausgenommen. Dennoch empfiehlt sich auch hier eine Dokumentation.

Anforderungen an die Zeiterfassung

Was muss erfasst werden?

Nach aktuellem Stand müssen mindestens folgende Daten erfasst werden:

• Arbeitsbeginn: Uhrzeiten des täglichen Arbeitsbeginns
• Arbeitsende: Uhrzeiten des täglichen Arbeitsendes
• Arbeitszeit: Tägliche Gesamtarbeitszeit
• Überstunden: Mehrarbeit über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus
• Pausen: Dauer und Lage der Ruhepausen

Form der Zeiterfassung

Das BAG hat keine konkreten Vorgaben zur Form gemacht. Zulässig sind daher:

1. Digitale Zeiterfassung (Software, Apps, Terminals)
2. Manuelle Erfassung (Stundenzettel, Excel-Tabellen)
3. Hybride Lösungen (Kombination aus beiden)

Aufbewahrungspflichten

Die erfassten Arbeitszeitdaten müssen aufbewahrt werden. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG beträgt die Aufbewahrungsfrist mindestens zwei Jahre für:

• Arbeitszeitnachweise
• Überstundendokumentation
• Nachweis der Einhaltung von Ruhezeiten

Elektronische Zeiterfassung: Der Gesetzentwurf

Aktueller Stand (Januar 2026)

Die Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag 2025 die elektronische Zeiterfassung als Pflicht angekündigt. Der entsprechende Gesetzentwurf befindet sich im parlamentarischen Verfahren.

Erwartete Regelungen

Der Gesetzentwurf sieht voraussichtlich vor:

• Elektronische Erfassung als Standard für Betriebe ab 10 Mitarbeitern
• Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen
• Ausnahmen für bestimmte Branchen und Tätigkeiten
• Technische Mindestanforderungen an Zeiterfassungssysteme

Zeitplan

Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht

Bestehende Ausnahmen

Aktuell gibt es nur wenige Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht:

1. Leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 BetrVG
2. Chefärzte und vergleichbare Positionen
3. Bestimmte Tätigkeiten im öffentlichen Dienst

Geplante Ausnahmen im Gesetzentwurf

Der Gesetzentwurf sieht möglicherweise weitere Ausnahmen vor:

• Kleinbetriebe unter 10 Mitarbeitern (vereinfachte Erfassung)
• Branchen mit besonderen Arbeitszeitmodellen
• Vertrauensarbeitszeit unter bestimmten Voraussetzungen

Konsequenzen bei Verstößen

Bußgelder

Verstöße gegen die Zeiterfassungspflicht können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden:

Weitere Konsequenzen

Neben Bußgeldern drohen:

• Arbeitsrechtliche Konsequenzen: Schwierigkeiten bei Kündigungsschutzklagen
• Haftungsrisiken: Bei Arbeitsunfällen wegen Übermüdung
• Reputationsschäden: Negative Presse bei Kontrollen

Praktische Umsetzung: Schritt für Schritt

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Analysieren Sie zunächst Ihre aktuelle Situation:

• Welche Zeiterfassungsmethoden nutzen Sie bereits?
• Wie viele Mitarbeiter sind betroffen?
• Welche Arbeitszeitmodelle existieren?
• Gibt es Außendienst oder mobiles Arbeiten?

Schritt 2: Systemauswahl

Wählen Sie ein geeignetes Zeiterfassungssystem:

Kriterien für die Auswahl:

• Benutzerfreundlichkeit
• Mobile Verfügbarkeit
• Integration mit bestehenden Systemen
• DSGVO-Konformität
• Kosten-Nutzen-Verhältnis

Schritt 3: Betriebsrat einbinden

Bei Vorhandensein eines Betriebsrats besteht ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Stimmen Sie die Einführung rechtzeitig ab.

Schritt 4: Mitarbeiter informieren

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:

• Funktionsweise des Systems
• Verantwortlichkeiten
• Konsequenzen bei Nichtbeachtung
• Datenschutzinformationen

Schritt 5: Regelmäßige Kontrolle

Überprüfen Sie regelmäßig:

• Vollständigkeit der Erfassung
• Einhaltung der Arbeitszeiten
• Funktionsfähigkeit des Systems

Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit

Vereinbarkeit

Die Zeiterfassungspflicht steht nicht grundsätzlich im Widerspruch zur Vertrauensarbeitszeit. Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen die Arbeitszeiten erfasst werden – die Kontrolle kann jedoch weniger streng erfolgen.

Gestaltungsmöglichkeiten

Bei Vertrauensarbeitszeit können Sie:

• Mitarbeitern die Selbsterfassung überlassen
• Auf Minutengenaue Erfassung verzichten
• Flexible Arbeitszeitmodelle beibehalten

Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht

Fazit

Die Zeiterfassungspflicht ist Realität für alle Arbeitgeber in Deutschland. Wer jetzt handelt, ist auf der sicheren Seite und gut vorbereitet auf die erwartete gesetzliche Regelung zur elektronischen Zeiterfassung.

Unsere Empfehlung: Setzen Sie auf eine digitale Lösung, die bereits heute die erwarteten Anforderungen erfüllt. So vermeiden Sie doppelten Umstellungsaufwand und sind rechtlich auf der sicheren Seite.