Zeiterfassung Reporting: Auswertungen erstellen

Zeiterfassung Reporting: Auswertungen erstellen

Die reine Erfassung von Arbeitszeiten ist nur der erste Schritt. Der eigentliche Wert entsteht durch die Auswertung der Daten. Mit den richtigen Reports erkennen Sie Muster, optimieren Prozesse und treffen fundierte Entscheidungen.

Das Wichtigste in Kürze

• Reports verwandeln Zeitdaten in handlungsrelevante Informationen
• Die Auswahl der Kennzahlen hängt von den Unternehmenszielen ab
• Regelmäßige Auswertungen ermöglichen frühzeitiges Gegensteuern
• Visualisierungen machen komplexe Daten verständlich
• Automatisierte Reports sparen Zeit und gewährleisten Konsistenz

Grundlagen des Reportings

Vom Rohdaten zum Bericht

Die Zeiterfassung liefert Rohdaten:

• Stempelzeiten (Kommen, Gehen)
• Pausenzeiten
• Projektzuordnungen
• Tätigkeitskategorien

Reports verdichten diese Daten zu aussagekräftigen Informationen für verschiedene Zielgruppen.

Zielgruppen und ihre Anforderungen

Report-Arten

Übliche Berichtsformate:

• Standardberichte: Regelmäßig generiert, gleiches Format
• Ad-hoc-Berichte: Bei Bedarf erstellt, flexibel
• Dashboards: Echtzeit-Übersicht, interaktiv
• Exportberichte: Für externe Systeme (Lohn, Buchhaltung)

Wichtige Kennzahlen

Arbeitszeitkennzahlen

Anwesenheitsquote:

Anwesenheitsquote = Anwesende Tage / Arbeitstage × 100

Überstundenquote:

Überstundenquote = Überstunden / Sollstunden × 100

Durchschnittliche Arbeitszeit:

Ø Arbeitszeit = Gesamtstunden / Anzahl Arbeitstage

Auslastungskennzahlen

Produktive Auslastung:

Auslastung = Produktive Stunden / Anwesenheitsstunden × 100

Projektauslastung:

Projektauslastung = Projektstunden / Verfügbare Stunden × 100

Projektkennzahlen

Standardberichte einrichten

Monatlicher Arbeitszeitbericht

Inhalte des monatlichen Berichts:

• Gesamtarbeitszeit pro Mitarbeiter
• Soll-Ist-Vergleich
• Überstundensaldo
• Abwesenheiten (Urlaub, Krank)
• Vergleich zum Vormonat

Projektstatusbericht

Für die projektbezogene Zeiterfassung:

• Geleistete Stunden nach Mitarbeiter
• Budgetverbrauch (Stunden und Euro)
• Verbleibende Ressourcen
• Prognose bis Projektende

Überstundenbericht

Speziell für die Überstundenerfassung:

• Überstundensaldo pro Mitarbeiter
• Entwicklung über die letzten Monate
• Abteilungsvergleich
• Warnung bei hohen Salden

Auslastungsbericht

Für die Ressourcenplanung:

• Auslastung pro Mitarbeiter/Team
• Verteilung auf Projekte/Kunden
• Identifikation von Über- oder Unterauslastung

Visualisierungen nutzen

Geeignete Diagrammtypen

Beispiele für Visualisierungen

Arbeitszeit im Zeitverlauf:

• X-Achse: Wochen/Monate
• Y-Achse: Stunden
• Linien: Soll vs. Ist

Projektverteilung:

• Kreisdiagramm mit Projektanteilen
• Farbcodierung nach Kunden

Überstundenentwicklung:

• Säulendiagramm nach Monaten
• Trendlinie für Prognose

Dashboard-Gestaltung

Ein effektives Dashboard zeigt:

• Die wichtigsten KPIs auf einen Blick
• Ampelfarben für schnelle Bewertung
• Drill-Down-Möglichkeiten für Details
• Aktuelle Daten (idealerweise Echtzeit)

Automatisierung

Vorteile automatisierter Reports

• Zeitersparnis: Kein manuelles Zusammenstellen
• Konsistenz: Immer gleiches Format
• Aktualität: Regelmäßige Aktualisierung
• Zuverlässigkeit: Keine vergessenen Berichte

Automatisierung einrichten

Typische Automatisierungsmöglichkeiten:

• Zeitgesteuert: Täglich, wöchentlich, monatlich
• Ereignisgesteuert: Bei Projektabschluss, Monatsende
• Schwellenwertbasiert: Bei Überschreitung von Limits

Verteilung automatisieren

Reports automatisch verteilen:

• E-Mail-Versand an definierte Empfänger
• Ablage in gemeinsamen Ordnern
• Export in andere Systeme
• Push-Benachrichtigungen bei Auffälligkeiten

Compliance-Berichte

Arbeitszeitgesetz-Kontrolle

Berichte für die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes:

• Verstöße gegen Höchstarbeitszeit
• Nicht eingehaltene Pausenzeiten
• Unterschrittene Ruhezeiten
• Protokoll für Betriebsprüfungen

Überstundennachweis

Für die rechtssichere Dokumentation von Überstunden:

• Vollständige Auflistung aller Überstunden
• Ausgleich durch Freizeit oder Auszahlung
• Laufende Salden
• Historie für Nachweispflichten

Auswertungen interpretieren

Muster erkennen

Die Zeiterfassungsdaten können zeigen:

• Saisonale Schwankungen in der Auslastung
• Wiederkehrende Überstunden in bestimmten Abteilungen
• Projekte mit systematischen Budgetüberschreitungen
• Unterschiede zwischen Standorten oder Teams

Handlungsbedarf ableiten

Aus den Erkenntnissen folgen Maßnahmen:

Regelmäßige Review-Meetings

Empfohlene Review-Struktur:

• Wöchentlich: Projektteams besprechen Fortschritt
• Monatlich: Management-Review der Kennzahlen
• Quartalsweise: Strategische Auswertung und Planung

Datenschutz beachten

Personenbezogene Auswertungen

Bei Reports mit personenbezogenen Daten beachten:

• Nur berechtigte Personen erhalten Zugriff
• Zweckbindung der Auswertung
• Dokumentation der Zugriffe
• DSGVO-Konformität

Aggregierte Berichte

Für übergreifende Analysen:

• Anonymisierung wo möglich
• Mindestgruppengrößen (z.B. 5 Personen)
• Keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen

Häufige Fragen

Fazit

Gute Reports machen den Unterschied zwischen reiner Zeiterfassung und echtem Zeitmanagement. Sie liefern die Grundlage für fundierte Entscheidungen, zeigen Optimierungspotenziale auf und sorgen für Compliance. Investieren Sie Zeit in die Einrichtung aussagekräftiger Berichte – der Erkenntnisgewinn zahlt sich mehrfach aus.