Zeiterfassung im öffentlichen Dienst

Zeiterfassung im öffentlichen Dienst

Der öffentliche Dienst hat bei der Zeiterfassung Tradition – Stechuhren und Gleitzeitmodelle sind hier seit Jahrzehnten Standard. Doch auch in Behörden und Verwaltungen steht die Digitalisierung an. Welche Besonderheiten gelten und wie moderne Zeiterfassung in der öffentlichen Verwaltung aussieht.

Das Wichtigste in Kürze

• Öffentlicher Dienst erfasst Arbeitszeit traditionell schon lange
• TVöD und TV-L enthalten spezifische Arbeitszeitregelungen
• Gleitzeit ist in vielen Behörden Standard
• Digitalisierung ersetzt klassische Stempeluhren
• Homeoffice und mobile Arbeit erfordern neue Lösungen

Besonderheiten im öffentlichen Dienst

Tarifvertragliche Regelungen

Der öffentliche Dienst unterliegt besonderen Tarifverträgen:

Arbeitszeitregelungen nach TVöD

Eckdaten:

• Regelmäßige Arbeitszeit: 39 Stunden/Woche (West), 40 Stunden/Woche (Ost)
• Teilzeit: Möglich und verbreitet
• Gleitzeit: Weit verbreitet
• Mehrarbeit: Zeitausgleich oder Vergütung

Dienstvereinbarungen

Zusätzlich zu Tarifverträgen:

• Dienstvereinbarungen mit Personalrat
• Behördenspezifische Regelungen
• Arbeitszeitmodelle je nach Dienststelle

Gleitzeitmodelle in Behörden

Kernarbeitszeit und Gleitzeitrahmen

Typisches Modell:

Gleitzeitkonto

Die Zeiterfassung führt zu:

• Plus- und Minusstunden
• Obergrenze für Plusstunden (z.B. +40 Stunden)
• Untergrenze für Minusstunden (z.B. -10 Stunden)
• Regelmäßiger Ausgleich (monatlich/quartalsweise)

Gleittage

Plusstunden können für freie Tage genutzt werden:

• Gleittag = ganzer Tag frei
• Halber Gleittag = halber Tag frei
• Genehmigung durch Vorgesetzte
• Dienstliche Belange beachten

Arbeitszeitmodelle

Vollzeit

Standard im öffentlichen Dienst:

• 39/40 Stunden pro Woche
• Meist 5-Tage-Woche
• Gleitzeit mit Kernzeit

Teilzeit

Weit verbreitet und gut geregelt:

• Reduzierte Stundenzahl
• Verschiedene Verteilungsmodelle
• Anspruch auf Rückkehr zu Vollzeit (unter Bedingungen)

Altersteilzeit

Für ältere Beschäftigte:

• Blockmodell oder Teilzeitmodell
• Zeiterfassung entsprechend anpassen

Homeoffice / Mobile Arbeit

Zunehmend verbreitet:

• Zeiterfassung im Homeoffice
• Vertrauensarbeitszeit oder Erfassung
• Dienstvereinbarungen nötig

Zeiterfassungssysteme in Behörden

Klassisch: Stechuhr

Noch in vielen Behörden:

• Mechanische oder elektronische Stempeluhr
• Stempelkarte oder Chip
• Terminal am Eingang

Modern: Digitale Systeme

Zunehmend im Einsatz:

• Software-basierte Zeiterfassung
• Self-Service für Mitarbeiter
• Integration mit Personalverwaltung

Anforderungen

Systeme im öffentlichen Dienst müssen:

• Revisionssicher sein
• Datenschutz gewährleisten
• Mitbestimmungspflichtig sein (Personalrat)
• Benutzerfreundlich für alle Altersgruppen

Mitbestimmung des Personalrats

Informationstechnische Überwachung

Der Personalrat hat Mitbestimmungsrecht bei:

• Einführung technischer Systeme
• Änderung bestehender Systeme
• Nutzung von Daten

Dienstvereinbarung

Vor Einführung:

• Personalrat einbeziehen
• Dienstvereinbarung abschließen
• Regelungen zu Datenschutz, Zugriff, Auswertungen

Typische Inhalte

Dienstvereinbarung zur Zeiterfassung regelt:

• Welche Daten werden erfasst?
• Wer hat Zugriff?
• Wie werden Auswertungen genutzt?
• Verhaltens- und Leistungskontrolle ausschließen

Mehrarbeit und Überstunden

TVöD-Regelungen

Nach TVöD:

• Mehrarbeit: Über die regelmäßige Arbeitszeit hinaus
• Überstunden: Angeordnete Mehrarbeit
• Ausgleich: Zeitausgleich oder Vergütung mit Zuschlag

Genehmigung

Mehrarbeit muss:

• Angeordnet oder genehmigt sein
• Dokumentiert werden
• Zeitnah ausgeglichen werden

Zuschläge

Bei Überstundenvergütung:

• Zuschlag für Überstunden (meist 25-30%)
• Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit

Herausforderungen

Digitalisierung

Viele Behörden stehen vor:

• Ablösung alter Systeme
• Einführung moderner Software
• Schulung der Mitarbeiter

Homeoffice-Integration

Durch die Pandemie beschleunigt:

• Mobile Zeiterfassung
• Vertrauensbasierte Modelle
• Technische Ausstattung

Fachkräftemangel

Auch der öffentliche Dienst:

• Konkurriert um Fachkräfte
• Muss attraktive Arbeitszeitmodelle bieten
• Zeiterfassung muss flexible Modelle abbilden

Häufige Fragen

Fazit

Der öffentliche Dienst hat bei der Zeiterfassung eine lange Tradition, steht aber vor der Herausforderung der Digitalisierung. Moderne Systeme müssen die besonderen Anforderungen erfüllen: Mitbestimmung, Datenschutz, Revisionssicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Gleichzeitig müssen sie flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice unterstützen. Die Investition in moderne Zeiterfassung lohnt sich – für effizientere Prozesse und zufriedenere Mitarbeiter.