Homeoffice Zeiterfassung: Pflichten für Arbeitgeber

Homeoffice Zeiterfassung: Pflichten für Arbeitgeber

Homeoffice und Remote Work sind gekommen, um zu bleiben. Doch auch von zu Hause aus gilt: Arbeitszeiten müssen erfasst werden. Dieser Guide zeigt, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten müssen.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Zeiterfassungspflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort
• Arbeitgeber müssen ein System auch für Homeoffice bereitstellen
• Das Arbeitszeitgesetz gilt vollständig auch im Homeoffice
• Digitale Lösungen ermöglichen ortsunabhängige Erfassung
• Datenschutz und Vertrauen müssen gewahrt bleiben

Rechtliche Grundlagen im Homeoffice

Zeiterfassungspflicht gilt überall

Das BAG-Urteil von 2022 unterscheidet nicht nach Arbeitsort:

Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen.

Das bedeutet:

• Homeoffice ist kein Sonderfall
• Gleiche Pflichten wie im Büro
• System muss von überall nutzbar sein
• Keine Ausnahme für Remote Work

Arbeitszeitgesetz im Homeoffice

Auch zu Hause gelten die Regeln des ArbZG:

Besonderheiten bei Telearbeit vs. Mobile Arbeit

Es gibt unterschiedliche Begriffe:

Telearbeit (§ 2 Abs. 7 ArbStättV):

• Fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz zu Hause
• Arbeitgeber stellt Ausstattung
• Arbeitsschutzanforderungen gelten voll

Mobile Arbeit:

• Arbeiten von beliebigen Orten
• Flexibler als Telearbeit
• Weniger formale Anforderungen

Für die Zeiterfassung gilt bei beiden: Pflicht zur Dokumentation.

Herausforderungen der Zeiterfassung im Homeoffice

Keine physische Anwesenheit

Im Büro gibt es:

• Stempeluhr/Terminal
• Kollegenbeobachtung
• Räumliche Grenzen

Im Homeoffice fehlt:

• Physische Erfassungspunkte
• Natürliche Kontrolle
• Klare Trennung Arbeit/Privat

Verschwimmende Grenzen

Typische Situationen:

• Kurz E-Mails am Abend checken
• Zwischendurch private Erledigungen
• Arbeit in mehreren Blöcken
• Unterbrechung durch Familie

Vertrauen vs. Kontrolle

Die Spannung im Homeoffice:

Mitarbeiter erwarten:

• Vertrauen in ihre Arbeit
• Keine Überwachung
• Flexible Einteilung

Arbeitgeber benötigen:

• Erfüllung der Dokumentationspflicht
• Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes
• Nachweise bei Prüfungen

Methoden der Zeiterfassung im Homeoffice

Web-basierte Erfassung

Über den Browser erfassen:

Vorteile:

• Von jedem Gerät nutzbar
• Keine Installation nötig
• Einfach zu handhaben

Nachteile:

• Internet erforderlich
• Aktives Einloggen nötig
• Kann vergessen werden

Mobile App

Smartphone-basierte Erfassung:

Vorteile:

• Immer dabei
• Schnelle Erfassung
• Erinnerungsfunktionen
• Auch unterwegs nutzbar

Nachteile:

• App muss installiert werden
• Privates Gerät dienstlich nutzen?
• Akku-/Datenverbrauch

Desktop-Integration

Automatische Erfassung am PC:

Vorteile:

• Wenig manuelle Eingabe
• Erfasst PC-Arbeitszeit
• Keine vergessene Erfassung

Nachteile:

• Nicht-PC-Arbeit nicht erfasst
• Datenschutzfragen
• Installation erforderlich

Manuelle Selbsterfassung

Einfache Eingabe der Zeiten:

Vorteile:

• Volle Kontrolle für Mitarbeiter
• Flexible Eingabe
• Vertrauen signalisiert

Nachteile:

• Aufwand für Mitarbeiter
• Nachträgliche Erfassung fehleranfällig
• Schwerer nachzuprüfen

Best Practices für Homeoffice-Zeiterfassung

Klare Regeln aufstellen

Definieren Sie:

• Was gilt als Arbeitszeit?
• Wie sind Pausen zu nehmen?
• Wie werden Unterbrechungen erfasst?
• Was ist mit Bereitschaft/Erreichbarkeit?

Erfassung vereinfachen

Praktische Tipps:

• Ein-Klick-Erfassung ermöglichen
• Automatische Erinnerungen
• Flexible Nacherfassung
• Verständliche Oberfläche

Vertrauen bewahren

Signalisieren Sie:

• Erfassung dient dem Schutz
• Keine Leistungskontrolle
• Keine Überwachungssoftware
• Fokus auf Ergebnissen

Kommunikation pflegen

Regelmäßig besprechen:

• Funktioniert die Erfassung?
• Gibt es Probleme?
• Stimmt die Work-Life-Balance?
• Werden Grenzen eingehalten?

Arbeitszeitmodelle im Homeoffice

Feste Arbeitszeiten

Auch von zu Hause mit fixen Zeiten:

• Arbeitsbeginn und -ende festgelegt
• Erfassung wie im Büro
• Klare Struktur
• Erreichbarkeit gesichert

Gleitzeit im Homeoffice

Flexible Gestaltung mit Rahmen:

• Kernarbeitszeit definiert
• Gleitzeitrahmen nutzen
• Erfassung pro Tag
• Überstunden auf Konto

Vertrauensarbeitszeit im Homeoffice

Maximale Flexibilität:

• Selbstbestimmte Zeiten
• Selbsterfassung
• Keine Kontrolle
• Ergebnisorientiert

Datenschutz beachten

Grundsätze

Bei der Zeiterfassung im Homeoffice:

• Nur notwendige Daten erfassen
• Keine Standorterfassung ohne Grund
• Keine Überwachungssoftware
• DSGVO-konforme Verarbeitung

Was nicht erlaubt ist

Verboten oder nur mit Einwilligung:

• Aktivitätstracking am PC
• Screenshots oder Bildschirmaufnahmen
• Tastenanschläge zählen
• Webcam-Überwachung
• Permanente GPS-Verfolgung

Was erlaubt ist

Zulässig für Zeiterfassung:

• Beginn und Ende erfassen
• Pausen dokumentieren
• Projektbuchung
• Selbsterfassung durch Mitarbeiter

Praktische Umsetzung

Einführung in 4 Schritten

Schritt 1: System auswählen

• Cloud-basiert für Ortsunabhängigkeit
• App + Web für Flexibilität
• Einfache Bedienung

Schritt 2: Regeln definieren

• Homeoffice-Vereinbarung anpassen
• Zeiterfassungsrichtlinie
• Betriebsrat einbinden

Schritt 3: Mitarbeiter schulen

• Bedienung erklären
• Vorteile betonen
• Fragen klären

Schritt 4: Begleiten und optimieren

• Feedback einholen
• Probleme lösen
• Prozesse verbessern

Häufige Fehler vermeiden

Fehler 1: Zu kompliziertes System → Einfachheit vor Funktionsumfang

Fehler 2: Überwachungscharakter → Vertrauen kommunizieren

Fehler 3: Keine klaren Regeln → Richtlinie erstellen

Fehler 4: Fehlende Unterstützung → Support anbieten

Sonderfälle im Homeoffice

Arbeit in mehreren Blöcken

Typisch im Homeoffice:

• Vormittags arbeiten
• Mittags private Zeit
• Nachmittags weiterarbeiten

Erfassung: Jeder Block separat, 11-Stunden-Ruhezeit beachten

Kurze Tätigkeiten abends

E-Mails am Abend:

• Auch kurze Arbeit ist Arbeitszeit
• Unterbricht ggf. die Ruhezeit
• Sensibilisierung nötig

Empfehlung: Klare Absprachen zu Erreichbarkeit

Krankes Kind betreuen

Parallele Betreuung und Arbeit:

• Wenn Arbeit geleistet wird: Arbeitszeit
• Kindkrank-Regelung unabhängig davon
• Realistische Erfassung wichtig

Häufige Fragen zur Homeoffice-Zeiterfassung

Fazit

Zeiterfassung im Homeoffice ist rechtlich genauso erforderlich wie im Büro. Mit digitalen Tools lässt sich die Erfassung unkompliziert umsetzen, ohne in Überwachung zu verfallen. Klare Regeln, einfache Technik und eine Vertrauenskultur sind der Schlüssel zum Erfolg.