Zeiterfassung in der Ferienzeit: Urlaub und Abwesenheit
Ferienzeit ist Urlaubszeit – das System muss wissen, wer da ist und wer nicht.
Das Wichtigste in Kürze
- Urlaub muss im System korrekt gebucht sein
- Soll-Stunden werden für Urlaubstage reduziert
- Resturlaub automatisch berechnen lassen
- Vertretungen bei der Planung bedenken
- Feiertage und Brückentage beachten
Urlaub im System
Korrekte Buchung
Was erfassen:
| Element | Erfassung |
|---|---|
| Urlaubstag | Als Abwesenheit buchen |
| Halber Tag | Wenn erlaubt |
| Beginn/Ende | Erster/letzter Urlaubstag |
| Typ | Urlaub, Sonderurlaub, etc. |
Auswirkung auf Soll
Was passiert:
- Normaler Arbeitstag – Soll: 8 Stunden
- Urlaubstag – Soll: 0 Stunden
- System erkennt – Kein Minus durch Urlaub
- Stundenkonto – Bleibt unverändert
- Urlaubskonto – Wird reduziert
Urlaub einfach verwalten
MyTimeTracker bucht Urlaub automatisch und berechnet Resturlaub.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Urlaubsplanung
Antrag und Genehmigung
Workflow:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| Antrag | Mitarbeiter stellt Antrag |
| Prüfung | FK prüft Überschneidungen |
| Genehmigung | FK genehmigt |
| Buchung | Im System eingetragen |
| Benachrichtigung | MA wird informiert |
Teamübersicht
Was wichtig ist:
- Kalenderansicht – Wer ist wann weg
- Überschneidungen – Nicht zu viele gleichzeitig
- Mindestbesetzung – Wer muss da sein
- Kritische Zeiten – Schulferien, Feiertage
- Vertretung – Wer vertritt wen
Schulferien beachten
Besondere Zeiten:
| Aspekt | Beachtung |
|---|---|
| Hohe Nachfrage | Früh planen |
| Familien | Bevorzugen Ferien |
| Mindestbesetzung | Schwieriger zu halten |
| Fair verteilen | Nicht immer dieselben |
Feiertage und Brückentage
Feiertage im System
Was gilt:
| Element | Regelung |
|---|---|
| Bundesweite Feiertage | Automatisch hinterlegt |
| Regionale Feiertage | Je nach Bundesland |
| Soll-Zeit | Auf 0 setzen |
| Bezahlung | Entgeltfortzahlung |
Brückentage
Beliebte Kombination:
- Definition – Zwischen Feiertag und Wochenende
- Beliebt – Viele wollen frei
- Planung – Früh beginnen
- Fairness – Rotation über Jahre
- Alternativ – Betriebsurlaub
Betriebsurlaub
Eine Option:
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Definition | Alle haben gleichzeitig Urlaub |
| Vorteile | Keine Koordination nötig |
| Nachteile | Weniger Flexibilität |
| Ankündigung | Rechtzeitig mitteilen |
Feiertage automatisch berücksichtigen
MyTimeTracker kennt alle Feiertage Ihres Bundeslandes.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Resturlaub verwalten
Automatische Berechnung
Was das System rechnet:
| Element | Berechnung |
|---|---|
| Jahresanspruch | Aus Vertrag |
| Genommener Urlaub | Summe gebuchter Tage |
| Resturlaub | Anspruch - Genommen |
| Übertrag | Aus Vorjahr |
Jahresende
Was beachten:
- Verfall prüfen – Was verfällt wann
- Übertrag – Was wird übertragen
- Warnung – Viel Resturlaub → erinnern
- Planung – Noch nehmen oder übertragen
- System-Einstellung – Automatischer Übertrag
Verfallsregelungen
Was gilt:
| Regelung | Inhalt |
|---|---|
| Gesetzlich | Bis 31.3. des Folgejahres |
| Vertraglich | Kann abweichen |
| Krankheit | Andere Regeln |
| Hinweispflicht | AG muss erinnern |
Vertretungsregelung
Im System hinterlegen
Wer vertritt wen:
| Element | Dokumentation |
|---|---|
| Vertreter | Wer übernimmt |
| Aufgaben | Was wird übernommen |
| Erreichbarkeit | In Notfällen |
| Übergabe | Vor dem Urlaub |
Abwesenheitsnotiz
Automatisierung:
- E-Mail – Automatische Antwort
- Status – Im System sichtbar
- Vertreter – Wird angezeigt
- Rückkehr – Wann wieder da
- Dringend – Wer zu kontaktieren
Sonderurlaub
Arten
Was es gibt:
| Art | Anlass |
|---|---|
| Hochzeit | Eigene |
| Geburt | Kind |
| Todesfall | Nahe Angehörige |
| Umzug | Je nach Vertrag |
| Prüfung | Weiterbildung |
Im System
Wie buchen:
| Element | Umsetzung |
|---|---|
| Eigene Kategorie | Unterscheidung von Urlaub |
| Nicht vom Urlaubskonto | Separat |
| Nachweis | Ggf. hinterlegen |
| Genehmigung | Wie bei Urlaub |
Häufige Fragen
Urlaub ist keine Arbeitszeit, aber bezahlte Freistellung. Im Zeiterfassungssystem reduziert ein Urlaubstag das Soll auf 0 Stunden. Dadurch entsteht kein Minus auf dem Stundenkonto. Für die Vergütung wird der Urlaubstag mit dem Durchschnittsverdienst bezahlt.
Wenn Ihr Unternehmen halbe Urlaubstage erlaubt: Im System als 'halber Tag' buchen. Das Soll reduziert sich dann nur um die Hälfte. Sie arbeiten den anderen halben Tag normal und erfassen die Zeit. Nicht alle Unternehmen erlauben halbe Urlaubstage – prüfen Sie Ihre Regelung.
Feiertage sind keine Urlaubstage! Wenn ein Feiertag in Ihren Urlaub fällt, wird dieser Tag nicht vom Urlaubskonto abgezogen. Das System sollte Feiertage automatisch erkennen und nicht als Urlaubstag buchen. Achten Sie bei der Antragstellung darauf.
Das System sollte bei der Urlaubsplanung eine Teamübersicht zeigen: Wer ist schon eingetragen? Definieren Sie eine Mindestbesetzung pro Team. Der Genehmigungsworkflow sollte Überschneidungen prüfen und warnen. Für beliebte Zeiten (Ferien): Frühbucher-Regelung oder faire Rotation.
Wer im Urlaub krank wird, bekommt die Urlaubstage gutgeschrieben – gegen Vorlage eines Attests. Im System: Urlaubstage stornieren, stattdessen Krankheit buchen. Die Urlaubstage werden nicht vom Kontingent abgezogen. Der Mitarbeiter kann sie später erneut nehmen.
Fazit
Urlaub im Zeiterfassungssystem korrekt zu buchen, ist wichtig: Das Soll wird reduziert, das Urlaubskonto gepflegt, und alle wissen, wer da ist. In der Ferienzeit ist frühzeitige Planung entscheidend – Überschneidungen prüfen, Mindestbesetzung sichern, Vertretungen regeln. Das System sollte Feiertage automatisch berücksichtigen und den Resturlaub berechnen. Am Jahresende: Verfallsregelungen beachten und rechtzeitig erinnern.
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