Kommen und Gehen erfassen: Einfache Zeitstempel
Die Erfassung von Kommen und Gehen ist das Grundprinzip jeder Arbeitszeiterfassung. Unabhängig von der verwendeten Technologie – ob klassische Stechuhr, digitales Terminal oder App – bleibt das Prinzip gleich: Der Mitarbeiter dokumentiert Arbeitsbeginn und Arbeitsende.
Das Wichtigste in Kürze
- Kommen-Gehen-Erfassung ist die einfachste Form der Zeiterfassung
- Die Methode erfüllt die gesetzliche Dokumentationspflicht
- Moderne Systeme bieten verschiedene Stempelmethoden
- Fehlerbehandlung und Korrekturen sind wichtig
- Die Methode lässt sich mit Projektzeiterfassung kombinieren
Das Prinzip der Zeitstempel
Grundlegende Funktionsweise
Das System erfasst:
- Kommen (Arbeitsbeginn): Mitarbeiter stempelt ein
- Gehen (Arbeitsende): Mitarbeiter stempelt aus
- Berechnung: System ermittelt die Arbeitszeit
Die Differenz zwischen Kommen und Gehen ergibt die Bruttoarbeitszeit. Nach Abzug der Pausen bleibt die Nettoarbeitszeit.
Was wird gespeichert?
Ein Zeitstempel enthält typischerweise:
- Datum und Uhrzeit
- Art des Stempels (Kommen/Gehen/Pause)
- Mitarbeiterkennung
- Erfassungsgerät oder -methode
- Ggf. Standort
Rechtliche Anforderungen
Die Zeitstempel müssen nachweisen:
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
- Einhaltung der Ruhezeiten
- Dauer der Arbeitszeit (für Arbeitszeitgesetz)
- Grundlage für die Lohnabrechnung
Stempelmethoden
Stationäre Terminals
Klassische Lösung für feste Arbeitsorte:
Vorteile:
- Eindeutiger Standort
- Keine private Hardware nötig
- Robust und zuverlässig
Einsatz:
- Produktionshallen
- Bürogebäude
- Einzelhandel
Mobile Apps
Zeiterfassungs-Apps für flexible Arbeit:
Vorteile:
- Erfassung von überall
- GPS-Standortnachweis möglich
- Immer dabei
Einsatz:
- Außendienst
- Homeoffice
- Baustellen
Web-Browser
Erfassung am PC:
Vorteile:
- Keine zusätzliche Hardware
- Integration in den Arbeitsalltag
- Geräteunabhängig
Einsatz:
- Büroarbeitsplätze
- Remote Work
- Hybrides Arbeiten
Chipkarten und Transponder
Berührungsloses Stempeln:
Vorteile:
- Schnell und unkompliziert
- Keine PIN-Eingabe nötig
- Eindeutige Zuordnung
Einsatz:
- Großunternehmen
- Bereiche mit Zutrittskontrolle
- Hohe Mitarbeiterzahl
Einfach ein- und ausstempeln
MyTimeTracker macht die Zeiterfassung so einfach wie möglich – ob am Terminal, per App oder im Browser.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Typische Buchungsarten
Standardbuchungen
| Buchungsart | Symbol | Bedeutung |
|---|---|---|
| Kommen | → | Arbeitsbeginn |
| Gehen | ← | Arbeitsende |
| Pause Start | ⏸ | Pausenbeginn |
| Pause Ende | ▶ | Pausenende |
Zusätzliche Buchungsarten
Je nach System können weitere Buchungen möglich sein:
- Dienstgang: Arbeitszeit außer Haus
- Arztbesuch: Abwesenheit während der Arbeitszeit
- Betriebsrat: Freistellung für BR-Arbeit
- Weiterbildung: Schulung/Fortbildung
Automatische Buchungen
Manche Ereignisse werden automatisch gebucht:
- Feiertage
- Genehmigter Urlaub
- Krankmeldungen
- Betriebliche Schließzeiten
Fehlerbehandlung
Häufige Fehler
Vergessenes Stempeln:
- Mitarbeiter vergisst Ein- oder Ausstempeln
- System zeigt offene Buchung
- Korrektur erforderlich
Doppeltes Stempeln:
- Versehentlich zweimal gestempelt
- System erkennt meist automatisch
- Ggf. manuelle Bereinigung
Falscher Buchungstyp:
- Kommen statt Gehen gestempelt
- Korrektur durch Vorgesetzten oder HR
Korrekturprozesse
Ein guter Korrekturprozess beinhaltet:
- Antrag: Mitarbeiter beantragt Korrektur
- Begründung: Kurze Erklärung des Fehlers
- Prüfung: Vorgesetzter prüft und genehmigt
- Umsetzung: Korrektur wird eingetragen
- Protokollierung: Änderung wird dokumentiert
Plausibilitätsprüfungen
Moderne Systeme prüfen automatisch:
- Ist die Arbeitszeit realistisch?
- Wurde die Mindestpause eingehalten?
- Liegt ein Verstoß gegen das ArbZG vor?
- Fehlt eine Buchung?
Auswertung der Stempeldaten
Tagesansicht
Pro Tag werden angezeigt:
- Alle Stempelzeiten
- Berechnete Arbeitszeit
- Pausenzeit
- Abweichung vom Soll
Wochenübersicht
Aggregiert für die Woche:
- Gesamtarbeitszeit
- Soll-Ist-Vergleich
- Überstundensaldo
- Fehlende Buchungen
Monatsabschluss
Für Lohnabrechnung und Auswertung:
- Gesamtstunden des Monats
- Überstundenstand
- Urlaubstage
- Fehlzeiten
Integration mit anderen Systemen
Zutrittskontrolle
Kombination von Zeiterfassung und Zutritt:
- Ein Stempelvorgang für beides
- Automatische Arbeitszeiterfassung bei Zutritt
- Keine doppelte Erfassung nötig
Projekterfassung
Projektbezogene Zeiterfassung zusätzlich zu Kommen/Gehen:
- Kommen/Gehen zeigt die Gesamtarbeitszeit
- Projektbuchungen zeigen die Verteilung
- Beide Systeme ergänzen sich
Lohnabrechnung
- Monatliche Arbeitszeiten
- Überstunden
- Zuschlagszeiten
- Fehlzeiten
Zeiterfassung, die sich integriert
MyTimeTracker lässt sich nahtlos mit Ihrer Lohnabrechnung verbinden – für einen reibungslosen Prozess.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Best Practices
Für Mitarbeiter
- Sofort stempeln: Direkt bei Ankunft und Verlassen
- Pausen nicht vergessen: Auch Pausen zeitnah erfassen
- Fehler melden: Vergessene Buchungen sofort korrigieren lassen
- Regelmäßig prüfen: Eigene Zeiten kontrollieren
Für Arbeitgeber
- Einfache Systeme: Je einfacher, desto höher die Akzeptanz
- Schnelle Korrekturen: Kurze Wege für Fehlerbehebung
- Transparenz: Mitarbeiter Zugriff auf eigene Daten geben
- Schulung: System erklären und Fragen beantworten
Für die IT
- Zuverlässigkeit: System muss immer verfügbar sein
- Backup: Regelmäßige Datensicherung
- Wartung: Terminals und Apps aktuell halten
- Support: Schnelle Hilfe bei Problemen
Häufige Fragen
Fazit
Die Erfassung von Kommen und Gehen bildet das Fundament jeder Arbeitszeiterfassung. Das Prinzip ist denkbar einfach: Arbeitsbeginn und Arbeitsende dokumentieren. Die Umsetzung kann klassisch per Terminal oder modern per App erfolgen. Entscheidend sind einfache Bedienung, zuverlässige Technik und klare Prozesse für Korrekturen. So wird die tägliche Zeiterfassung zur Routine, die niemanden belastet.
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