Zeiterfassung für Lohnabrechnung: Daten exportieren

Zeiterfassung für Lohnabrechnung: Daten exportieren

Am Monatsende wird es ernst: Die Arbeitszeitdaten müssen in die Lohnabrechnung. Wie exportiert man sie richtig? Welche Daten braucht der Steuerberater? Und wie vermeidet man Fehler?

Das Wichtigste in Kürze

• Für die Lohnabrechnung werden Arbeitsstunden, Überstunden und Abwesenheiten benötigt
• DATEV ist das Standardformat für deutsche Steuerberater
• Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit müssen separat ausgewiesen sein
• Monatliche Abstimmung vor dem Export verhindert Korrekturen
• Automatisierte Exporte sparen Zeit und reduzieren Fehler

Welche Daten braucht die Lohnabrechnung?

Grunddaten pro Mitarbeiter

Zwingend erforderlich:

• Personalnummer
• Name
• Arbeitstage im Monat
• Gesamtstunden

Je nach Abrechnungsmodell:

• Soll-Stunden
• Ist-Stunden
• Differenz (Über-/Minderstunden)

Überstunden

Zu dokumentieren:

• Anzahl Überstunden
• Zuschlagspflichtige Überstunden
• Zeitraum der Entstehung

Wichtig: Trennung zwischen regulären Stunden und Mehrarbeit.

Abwesenheiten

Für die Lohnabrechnung relevant:

Zuschläge

Typische Zuschlagsarten:

• Nachtarbeitszuschlag (steuerfrei bis 25%)
• Sonntagszuschlag (steuerfrei bis 50%)
• Feiertagszuschlag (steuerfrei bis 125%)
• Überstundenzuschlag (steuerpflichtig)

Im Export: Stunden pro Zuschlagsart separat ausweisen.

Export-Formate

DATEV-Export

Der Standard:

• 90% der Steuerberater nutzen DATEV
• Etabliertes Format
• Direkte Übernahme möglich

Enthält:

• Personalnummer
• Abrechnungsmonat
• Lohnarten (Stunden, Zuschläge)
• Beträge oder Stunden

CSV/Excel-Export

Flexibler:

• Eigene Spalten definieren
• Für individuelle Auswertungen
• Weiterbearbeitung möglich

Typische Spalten:

Personalnummer | Name | Arbeitstage | Stunden | Überstunden | Urlaub | Krank

ASCII/Text-Export

Für ältere Systeme:

• Festgelegtes Format
• Keine Formatierung
• Maschinenlesbar

PDF-Reports

Für Dokumentation:

• Übersichtlich
• Archivierbar
• Nicht für Import geeignet

Ablauf: Monatliche Datenübergabe

Schritt 1: Monat abschließen

Vor dem Export prüfen: ☐ Alle Mitarbeiter haben gestempelt ☐ Fehlende Buchungen nachgetragen ☐ Abwesenheiten korrekt erfasst ☐ Korrekturen durchgeführt

Schritt 2: Daten prüfen

Plausibilitätsprüfung:

• Stimmen die Summen?
• Gibt es Ausreißer?
• Fehlen Mitarbeiter?
• Sind alle Abwesenheiten drin?

Schritt 3: Export erstellen

Einstellungen:

• Zeitraum wählen (Monat)
• Format wählen (DATEV, CSV)
• Inhalte auswählen
• Export starten

Schritt 4: Übergabe

An Steuerberater:

• Per E-Mail (verschlüsselt)
• Über DATEV Unternehmen Online
• Per Cloud-Ordner
• Persönlich (USB-Stick)

Schritt 5: Rückfragen klären

Falls nötig:

• Unklare Buchungen erläutern
• Korrekturen vornehmen
• Nächsten Monat verbessern

Typische Probleme und Lösungen

Problem: Fehlende Buchungen

Symptom: Mitarbeiter hat weniger Stunden als erwartet.

Ursache: Vergessene Stempelungen.

Lösung:

• Vor Monatsende prüfen
• Nachträge ermöglichen
• Erinnerungsfunktion nutzen

Problem: Falsche Zuschläge

Symptom: Nachtarbeit nicht als solche erkannt.

Ursache: Systemeinstellung falsch.

Lösung:

• Nachtzeit korrekt definieren (23-6 Uhr)
• Feiertage im System pflegen
• Sonntagserkennung prüfen

Problem: Unstimmige Summen

Symptom: Zeiterfassung und Lohnabrechnung zeigen unterschiedliche Stunden.

Ursache: Verschiedene Berechnungslogiken, Rundungen.

Lösung:

• Berechnungsmethode angleichen
• Rundungsregeln klären
• Dokumentieren

Problem: Format-Inkompatibilität

Symptom: Lohnsoftware kann Export nicht lesen.

Ursache: Falsches Format oder falsche Einstellungen.

Lösung:

• Format mit Steuerberater abstimmen
• Testexport vor dem ersten echten Export
• Alternative Formate nutzen

Zuschläge korrekt exportieren

Nachtarbeitszuschlag

Steuerfrei bis 25%:

• Arbeit zwischen 23:00 und 6:00 Uhr
• Muss separat ausgewiesen werden
• Basis: Grundstundenlohn

Im Export: Separate Zeile oder Spalte für Nachtstunden.

Sonntagszuschlag

Steuerfrei bis 50%:

• Arbeit am Sonntag
• Von 0:00 bis 24:00 Uhr
• Nicht am Feiertag (höherer Satz)

Im Export: Sonntagsstunden getrennt von Werktagsstunden.

Feiertagszuschlag

Steuerfrei bis 125% (bzw. 150%):

• Gesetzliche Feiertage
• Regional unterschiedlich
• Höchster Zuschlagssatz

Im Export: Feiertagsstunden separat mit Datumsangabe.

Kombination

Beispiel: Sonntag, der ein Feiertag ist

• Höherer Satz gilt (Feiertag)
• Nicht kumulieren
• Korrekt zuordnen

Best Practices

Vor dem Monatsende

Checkliste: ☐ Mitarbeiter erinnern (fehlende Buchungen) ☐ Korrekturen anfordern ☐ Abwesenheiten prüfen ☐ Auffälligkeiten klären

Beim Export

Checkliste: ☐ Zeitraum korrekt ☐ Alle Mitarbeiter enthalten ☐ Format stimmt ☐ Summen plausibel

Nach dem Export

Checkliste: ☐ Export gespeichert/archiviert ☐ An Steuerberater gesendet ☐ Bestätigung erhalten ☐ Bei Rückfragen reagieren

Monatliche Routine

Empfohlener Ablauf:

1. Letzter Arbeitstag: Erinnerung an Mitarbeiter
2. 1.-3. des Folgemonats: Korrekturen sammeln
3. 4.-5.: Export erstellen und prüfen
4. 5.-7.: An Steuerberater senden
5. Bis 10.: Rückfragen klären

Automatisierung

Automatischer Export

Möglichkeiten:

• Zeitgesteuerter Export (jeden 5. des Monats)
• Automatische E-Mail an Steuerberater
• Upload in Cloud-Ordner

Vorteile:

• Kein Vergessen
• Immer pünktlich
• Weniger Aufwand

DATEV Unternehmen Online

Direkte Anbindung:

• Zeiterfassung → DATEV Cloud
• Steuerberater holt Daten ab
• Kein manueller Transfer

API-Integration

Für größere Unternehmen:

• Automatische Übertragung
• Echtzeit-Daten
• Individuelle Anpassung

Häufige Fragen zum Lohn-Export

Fazit

Der Export von Zeiterfassungsdaten für die Lohnabrechnung muss nicht kompliziert sein. Wichtig sind: das richtige Format (meist DATEV), vollständige Daten (Stunden, Zuschläge, Abwesenheiten) und ein klarer monatlicher Prozess. Mit guter Abstimmung und eventuell Automatisierung wird die Lohnübergabe zur Routine.