Hardware für Zeiterfassung: Terminals und Geräte im Vergleich
Welche Hardware-Lösung passt zu Ihrem Betrieb?
Das Wichtigste in Kürze
- Stationäre Terminals für feste Standorte
- Mobile Geräte für Außendienst und Baustellen
- Biometrie, RFID, PIN als Erkennungsmethoden
- Kosten von wenigen Euro bis mehrere Tausend
- Integration mit Software entscheidend
Überblick Hardware-Typen
Kategorien
Was es gibt:
| Typ | Einsatz |
|---|---|
| Stationäres Terminal | Eingang, zentrale Orte |
| Tablet/iPad als Terminal | Flexibel, günstig |
| Mobile Geräte (Smartphone) | Außendienst |
| Spezial-Hardware | Industrie, raue Umgebung |
| PC-basiert | Büro, an Arbeitsplätzen |
Erkennungsmethoden
Wie identifiziert wird:
- RFID/NFC – Chip, Karte, Schlüsselanhänger
- Fingerabdruck – Biometrisch
- Gesichtserkennung – Biometrisch
- PIN-Code – Eingabe am Terminal
- Smartphone – QR-Code, Bluetooth
- Kombination – Mehrere Methoden
Software für jede Hardware
MyTimeTracker funktioniert mit Tablets, Smartphones und Terminals.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Stationäre Terminals
Klassische Stempeluhren
Modern interpretiert:
| Merkmal | Beschreibung |
|---|---|
| Standort | Fest montiert am Eingang |
| Bedienung | Stempeln per Chip/Finger/PIN |
| Anzeige | Display mit Feedback |
| Datenübertragung | WLAN, LAN, USB |
| Stromversorgung | Netzteil, PoE |
Terminal-Varianten
Unterschiedliche Ausstattung:
- Basis-Terminal – RFID, Display, einfach
- Ab ca. 200-500€
- Mittelklasse – Fingerprint, größeres Display
- Ca. 500-1.500€
- High-End – Gesichtserkennung, Touchscreen
- Ca. 1.500-3.000€
- Industrie – Robust, staub-/wasserfest
- Ab ca. 800€ aufwärts
Vor- und Nachteile
Abwägen:
| Pro | Contra |
|---|---|
| Robust, langlebig | Hohe Anschaffungskosten |
| Manipulationssicher | Standortgebunden |
| Keine Smartphones nötig | Installation erforderlich |
| Schnelles Stempeln | Wartung/Support nötig |
Tablet als Terminal
iPad/Android Tablet
Alternative zu Spezial-Hardware:
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Hardware | Standard-Tablet |
| Software | Zeiterfassungs-App |
| Halterung | Wandmontage oder Tisch |
| Identifikation | QR-Code, PIN, NFC (bei Unterstützung) |
| Kosten | Tablet + App, ca. 200-600€ |
Einsatzszenarien
Wo sinnvoll:
- Kleine Betriebe – Kostengünstiger Einstieg
- Empfang/Rezeption – Optisch ansprechend
- Besprechungsräume – Flexible Nutzung
- Testphase – Vor Hardware-Investition
- Mehrere Standorte – Einfach zu replizieren
Tablet-Lösung
MyTimeTracker als Tablet-Terminal – einfach installieren.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Mobile Erfassung
Smartphone als Zeiterfassung
Für unterwegs:
| Funktion | Umsetzung |
|---|---|
| Stempeln | In der App |
| GPS | Standortnachweis möglich |
| Offline | Funktioniert ohne Netz |
| Projektauswahl | Zuordnung zu Projekt/Kunde |
| Notizen | Zusätzliche Infos |
Eigene Geräte vs. Firmengeräte
BYOD-Frage:
- Firmengeräte – Volle Kontrolle
- Höhere Kosten
- BYOD (eigene Geräte) – Keine Hardware-Kosten
- Datenschutz-Thema
- Hybrid – Beide Optionen
- Web-Zugang – Browser-Erfassung
Biometrische Systeme
Fingerabdruck
Weit verbreitet:
| Aspekt | Bewertung |
|---|---|
| Sicherheit | Hoch, eindeutig |
| Akzeptanz | Meistens gut |
| Datenschutz | Sensibel, Einwilligung nötig |
| Hygiene | Berührung erforderlich |
| Kosten | Mittel bis hoch |
Gesichtserkennung
Moderne Alternative:
- Vorteile – Kontaktlos
- Schnell
- Modern
- Nachteile – Teuer
- Datenschutz kritisch
- Masken problematisch
- Einsatz – Meist in größeren Betrieben
Datenschutz bei Biometrie
Was beachten:
| Anforderung | Maßnahme |
|---|---|
| Einwilligung | Schriftlich einholen |
| Betriebsrat | Mitbestimmung |
| Speicherung | So wenig wie möglich |
| Alternative | Nicht-biometrische Option anbieten |
| Dokumentation | Verarbeitungsverzeichnis |
RFID/NFC-Systeme
Chip-basierte Erfassung
Standard in vielen Betrieben:
| Merkmal | Beschreibung |
|---|---|
| Medium | Karte, Chip, Schlüsselanhänger |
| Technik | Funk (RFID/NFC) |
| Vorhalten | Kurz ans Lesegerät halten |
| Sicherheit | Chip kann weitergegeben werden |
| Kosten | Günstig (Chips ab 1-5€/Stück) |
Chip-Typen
Optionen:
- Karte (Scheckkartenformat) – Oft mit Ausweis kombiniert
- Schlüsselanhänger – Immer dabei
- Armband – Für Produktion
- Smartphone (NFC) – Wenn unterstützt
- Implantate – Extrem selten, umstritten
Vergleich Kosten
Übersicht
Was kostet was:
| Lösung | Anschaffung | Laufend |
|---|---|---|
| App (BYOD) | 0€ | Software-Abo |
| Tablet-Terminal | 200-600€ | Software-Abo |
| Basis-Terminal | 200-500€ | Software-Abo, Wartung |
| Mittelklasse-Terminal | 500-1.500€ | Software-Abo, Wartung |
| Biometrie-Terminal | 1.000-3.000€ | Software-Abo, Wartung |
Total Cost of Ownership
Gesamtkosten bedenken:
- Anschaffung – Gerät, Installation
- Software/Lizenz – Monatlich oder jährlich
- Wartung – Updates, Reparaturen
- Verbrauchsmaterial – Chips, Karten
- Schulung – Mitarbeiter einweisen
- Support – Bei Problemen
Auswahlkriterien
Entscheidungshilfe
Worauf achten:
| Kriterium | Fragen |
|---|---|
| Standorte | Wie viele, welche Art? |
| Mitarbeiter | Büro, Produktion, Außendienst? |
| Budget | Einmalig vs. laufend? |
| Integration | Passt zur Software? |
| Skalierung | Erweiterbar? |
Empfehlung nach Betriebstyp
Orientierung:
- Kleine Büros – App oder Tablet
- Produktion – Stationäres Terminal
- Handwerk/Bau – Mobile App + ggf. Terminal
- Einzelhandel – Tablet oder Terminal
- Außendienst – Mobile App
- Mixed – Kombination
Häufige Fragen
Für viele kleinere Betriebe reicht ein Tablet völlig aus. Vorteile Terminal: Robuster, oft schneller (RFID), professioneller Eindruck. Vorteile Tablet: Günstiger, flexibler einsetzbar, einfacher zu ersetzen. Für raue Umgebungen (Produktion, Baustelle) sind spezielle Terminals oft besser geeignet.
Ja, wenn richtig umgesetzt. Biometrische Daten sind besonders schützenswert. Erforderlich: Freiwillige, informierte Einwilligung, alternative Erfassungsmethode anbieten, Datenschutz-Folgenabschätzung, Betriebsrat einbeziehen. Fingerabdruckdaten sollten nur lokal auf dem Gerät gespeichert werden.
Ein solides RFID-Terminal gibt es ab ca. 300-500€. Mit Fingerprint ca. 500-1.000€. Gesichtserkennung ab ca. 1.500€. Dazu kommen: Software-Lizenz (monatlich), Installation, Chips für Mitarbeiter. Tablet-Lösungen sind oft günstiger (ca. 200-400€ für Tablet + Halterung).
Technisch ja – ein Risiko bei RFID. Maßnahmen: Sensibilisierung der Mitarbeiter (Weitergabe = Arbeitszeitbetrug), Stichproben, Kombination mit PIN oder Foto bei Buchung. Biometrie verhindert Weitergabe, hat aber Datenschutz-Themen. Vertrauen in Mitarbeiter ist letztlich wichtiger als Technik.
Gute Terminals haben Pufferspeicher und speichern Buchungen lokal, bis die Verbindung wieder da ist. Akkubetrieb für kurze Ausfälle. Bei längeren Ausfällen: Manuelle Erfassung auf Papier, später nachtragen. Wichtig: Notfallplan haben, wie ohne System erfasst wird.
Fazit
Die richtige Hardware hängt von Betriebsart, Standorten und Budget ab. Für Büros reichen oft Tablet oder App, für Produktion sind stationäre Terminals besser geeignet, für Außendienst mobile Apps unverzichtbar. Biometrie bietet Sicherheit, erfordert aber sorgfältigen Datenschutz. Die Integration mit der Software ist entscheidender als einzelne Hardware-Features. Total Cost of Ownership bedenken, nicht nur Anschaffungspreis.
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