Zeiterfassung für kleine Unternehmen: Vergleich

Zeiterfassung für kleine Unternehmen: Vergleich

Kleine Unternehmen brauchen eine Zeiterfassung, die funktioniert, ohne zu überfordern. Dieser Vergleich zeigt passende Lösungen für KMU und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Das Wichtigste in Kürze

• Auch kleine Unternehmen unterliegen der Zeiterfassungspflicht
• Einfache Lösungen sind oft ausreichend und günstiger
• Cloud-Software bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für KMU
• Excel kann ein Einstieg sein, stößt aber schnell an Grenzen
• Die passende Lösung hängt von Branche und Arbeitsweise ab

Besondere Anforderungen kleiner Unternehmen

Was KMU von Konzernen unterscheidet

Ressourcen:

• Kein dediziertes HR-Team
• Begrenzte IT-Kapazitäten
• Überschaubares Budget

Arbeitsweise:

• Flache Hierarchien
• Flexible Strukturen
• Oft mehrere Rollen pro Person

Anforderungen:

• Schnelle Einführung
• Minimaler Schulungsaufwand
• Einfache Bedienung

Typische Herausforderungen

Lösungsoptionen im Vergleich

Option 1: Excel und Vorlagen

Geeignet für:

• 1-3 Mitarbeiter
• Sehr einfache Arbeitszeitmodelle
• Übergangsphase

Vorteile:

• Keine Kosten
• Bekannte Software
• Volle Kontrolle

Nachteile:

• Manueller Aufwand
• Keine Automatisierung
• Fehleranfällig
• Schwer skalierbar

Monatlicher Zeitaufwand: Bei 3 Mitarbeitern ca. 2-3 Stunden für Erfassung, Prüfung und Auswertung.

Option 2: Einfache Cloud-Software

Geeignet für:

• 3-20 Mitarbeiter
• Standardanforderungen
• Dauerlösung

Vorteile:

• Günstige monatliche Kosten
• Keine Installation
• Automatische Updates
• Mobile Nutzung

Nachteile:

• Laufende Kosten
• Internetabhängig
• Weniger individualisierbar

Typische Kosten: 2-5 € pro Mitarbeiter/Monat

Option 3: All-in-One HR-Software

Geeignet für:

• 10-50 Mitarbeiter
• Wachsende Unternehmen
• Erweiterte HR-Anforderungen

Vorteile:

• Zeiterfassung + Abwesenheit + Personalakte
• Nahtlose Integration
• Professionelle Prozesse

Nachteile:

• Höhere Kosten
• Mehr Funktionen als nötig
• Längere Einführung

Typische Kosten: 5-10 € pro Mitarbeiter/Monat

Funktionsvergleich für KMU

Kernfunktionen

Unverzichtbar für alle:

• Stempeln (Start/Ende/Pause)
• Tages- und Monatsübersicht
• Arbeitszeitkonto/Überstunden
• Einfache Korrekturmöglichkeit

Wichtig für die meisten:

• Urlaubsverwaltung
• Krankmeldung erfassen
• Einfache Auswertungen
• Export für Lohnbüro

Nice-to-have:

• Projektzeiterfassung
• Dienstplanung
• GPS-Funktion
• Workflow-Genehmigungen

Mobile Erfassung

Preisvergleich für KMU

Kostenübersicht nach Mitarbeiterzahl

Versteckte Kosten beachten

Mögliche Zusatzkosten:

• Einrichtungsgebühr (oft bei Erstvertrag)
• Schulung (falls nicht selbsterklärend)
• Zusätzliche Module
• Export-Funktionen
• Support außerhalb Geschäftszeiten

ROI-Betrachtung

Zeitersparnis durch Software:

• Excel: 3 Stunden/Monat bei 5 Mitarbeitern
• Software: 0,5 Stunden/Monat bei 5 Mitarbeitern
• Ersparnis: 2,5 Stunden × 35 €/Stunde = 87,50 €/Monat

Fazit: Ab 3-5 Mitarbeitern rechnet sich Software durch Zeitersparnis.

Einführung in kleinen Unternehmen

Schritt-für-Schritt

Woche 1: Vorbereitung

• Anforderungen notieren
• 2-3 Anbieter vergleichen
• Testaccounts anlegen

Woche 2: Test

• Selbst ausprobieren
• Mindestens einen Mitarbeiter testen lassen
• Feedback sammeln

Woche 3: Entscheidung und Setup

• Anbieter wählen
• Account einrichten
• Mitarbeiter anlegen

Woche 4: Einführung

• Kurze Einweisung für alle
• Erste Woche begleiten
• Fragen klären

Typische Stolpersteine

Problem: Mitarbeiter nutzen System nicht Lösung: Klare Kommunikation, dass Zeiterfassung Pflicht ist. Einfaches System wählen.

Problem: Daten sind unvollständig Lösung: Tägliche Erinnerung durch System. Wöchentliche Kontrolle am Anfang.

Problem: Pausen werden vergessen Lösung: Automatische Pausenabzüge oder Erinnerung im System.

Branchenspezifische Empfehlungen

Handwerk und Bau

Anforderungen:

• Mobile Erfassung auf Baustellen
• Projektzuordnung
• Offline-Fähigkeit
• GPS für Fahrtennachweise

Empfehlung: Cloud-Software mit guter Mobile App und Offline-Modus. Projektzeiterfassung wichtig für Nachkalkulation.

Einzelhandel und Gastronomie

Anforderungen:

• Schichtplanung
• Einfaches Stempeln am Arbeitsplatz
• Flexible Arbeitszeiten
• Zuschlagsverwaltung

Empfehlung: Software mit integrierter Schichtplanung. Evtl. Tablet als günstige Terminal-Alternative.

Dienstleistung und Beratung

Anforderungen:

• Projektzeiterfassung
• Kundenzuordnung
• Stundennachweis für Abrechnung
• Remote-Arbeit

Empfehlung: Cloud-Software mit Projektzeiterfassung und Export für Kundenabrechnung.

Büro und Verwaltung

Anforderungen:

• Web-Erfassung am PC
• Homeoffice-Fähigkeit
• Überstundenkonto
• Gleitzeit

Empfehlung: Einfache Web-Lösung, Mobile App für Homeoffice. Gleitzeitkonto-Funktion wichtig.

Checkliste für die Auswahl

Muss-Kriterien für KMU

☐ Einfache Bedienung (ohne Schulung nutzbar) ☐ Web-Zugang (keine Installation) ☐ Mobile App für iOS und Android ☐ Überstundenkonto ☐ Urlaubsverwaltung ☐ Export für Lohnabrechnung (Excel/CSV) ☐ DSGVO-konform (deutsche/EU-Server) ☐ Fairer Preis (unter 5 € pro Nutzer)

Kann-Kriterien

☐ Projektzeiterfassung ☐ Dienstplanung ☐ GPS-Funktion ☐ Offline-Modus ☐ Direktintegration Lohnprogramm ☐ Workflow für Genehmigungen

Warnsignale bei Anbietern

Vorsicht bei:

• Sehr langen Vertragslaufzeiten (über 12 Monate)
• Intransparenten Preisen
• Versteckten Zusatzkosten
• Fehlendem AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag)
• Servern außerhalb der EU
• Keiner Testmöglichkeit

Von Excel zur Software wechseln

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Excel wird kritisch, wenn:

• Mehr als 5 Mitarbeiter
• Mehrere Personen die Datei bearbeiten
• Auswertungen komplex werden
• Fehler häufiger auftreten
• Mitarbeiter unzufrieden sind

Datenmigration

Was Sie mitnehmen können:

• Urlaubsanspruch und -rest
• Aktuelles Überstundensaldo
• Stammdaten der Mitarbeiter

Was Sie neu starten:

• Tägliche Zeiterfassung (nicht rückwirkend)
• Neue Prozesse

Parallelbetrieb

Empfehlung: Führen Sie Excel und neue Software 1-2 Wochen parallel. Das gibt Sicherheit und zeigt Unterschiede auf.

Häufige Fragen für kleine Unternehmen

Fazit

Für kleine Unternehmen gibt es passende Zeiterfassungslösungen, die weder teuer noch kompliziert sein müssen. Eine einfache Cloud-Software bietet das beste Verhältnis aus Funktionen, Preis und Aufwand. Nutzen Sie Testphasen, achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit und starten Sie lieber einfach als gar nicht.