Zeiterfassungs-Terminal auswählen: Hardware-Guide

Stempeln am Eingang: Welches Terminal passt zu Ihrem Betrieb?

Das Wichtigste in Kürze

Terminals für zentrale Erfassung an festen Standorten
Identifikation: RFID, PIN, Fingerprint
Preis: 200-1.500€ je nach Ausstattung
Cloud-Anbindung heute Standard
Datenschutz bei Biometrie beachten

Wann ein Terminal sinnvoll ist

Einsatzszenarien

Wo Terminals passen:

Situation	Terminal geeignet?
Fertigung/Produktion	Ja, ideal
Büro mit festem Sitz	Ja, optional
Einzelhandel	Ja, am Eingang
Baustelle	Bedingt, robust nötig
Mobiler Außendienst	Nein, App besser

Vorteile von Terminals

Was sie können:

Zentraler Punkt – Alle stempeln an einem Ort
Keine eigenen Geräte – MA brauchen kein Smartphone
Schnell – Ein Klick/Halten reicht
Robust – Für Produktionsumgebungen
Manipulation erschwert – Feste Installation

Terminal oder App?

MyTimeTracker funktioniert mit beidem – wählen Sie, was passt.

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Identifikationsmethoden

RFID/NFC

Chip oder Karte:

Aspekt	Beschreibung
Funktion	Karte/Chip wird vorgehalten
Vorteil	Schnell, günstig
Nachteil	Karte kann weitergegeben werden
Kosten	Terminal günstig, Karten 1-5€

PIN-Code

Eingabe am Terminal:

Funktion – Persönlicher Code eingeben
Vorteil – Keine Hardware pro MA
Nachteil – PIN kann geteilt werden
Sicherheit – Regelmäßig ändern
Kosten – Terminal einmalig

Fingerprint

Biometrisch:

Aspekt	Beschreibung
Funktion	Fingerabdruck scannen
Vorteil	Nicht übertragbar
Nachteil	Datenschutz-Hürden
Kosten	Terminal teurer
DSGVO	Einwilligung zwingend

Gesichtserkennung

Modern, aber sensibel:

Funktion – Kamera erkennt Gesicht
Vorteil – Berührungslos, hygienisch
Nachteil – Datenschutz sehr sensibel
DSGVO – Hohe Hürden
Kosten – Teurer

Terminal-Typen

Einfaches Terminal

Basis-Funktion:

Feature	Beschreibung
Funktion	Kommen/Gehen stempeln
Identifikation	RFID oder PIN
Display	Klein, einfach
Preis	200-400€

Mid-Range Terminal

Mehr Funktionen:

Identifikation – RFID + PIN
Display – Größer, zeigt Infos
Funktionen – Pause, Projektwechsel
Anbindung – Cloud, WLAN
Preis – 400-800€

High-End Terminal

Vollausstattung:

Feature	Beschreibung
Identifikation	Biometrie + Backup
Display	Touchscreen
Funktionen	Viele Buchungsarten
Integration	API, diverse Systeme
Preis	800-1.500€

Terminals vernetzen

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Auswahlkriterien

Technische Anforderungen

Was prüfen:

Kriterium	Fragen
Anbindung	WLAN, LAN, Mobilfunk?
Software-Kompatibilität	Passt zu Ihrem System?
Offline-Fähigkeit	Bei Netzausfall?
Stromversorgung	Steckdose, PoE, Akku?
Robustheit	Für Ihre Umgebung?

Praktische Aspekte

Im Alltag wichtig:

Geschwindigkeit – Wie schnell ist Buchung?
Warteschlange – Kapazität in Stoßzeiten
Bedienung – Intuitiv für alle?
Wartung – Wer macht was?
Support – Erreichbar bei Problemen?

Datenschutz

Bei Biometrie besonders:

Aspekt	Anforderung
Einwilligung	Freiwillig, dokumentiert
Alternative	Muss angeboten werden
Speicherung	Lokal am Gerät bevorzugt
Zweckbindung	Nur für Zeiterfassung

Installation und Betrieb

Standortwahl

Wo aufstellen:

Ort	Überlegung
Eingang	Klassisch, alle passieren
Abteilung	Bei großen Gebäuden
Außenbereich	Wetterfest nötig
Kantine	Für Pausenbuchung

Integration

Mit Software verbinden:

Cloud-Anbindung – Echtzeit-Übertragung
On-Premise – Lokaler Server
Export – Batch-Upload
API – Für individuelle Anbindung
Offline-Sync – Bei Verbindungsausfall

Wartung

Laufender Betrieb:

Aufgabe	Häufigkeit
Reinigung	Wöchentlich
Software-Update	Bei Verfügbarkeit
Kartenersatz	Bei Bedarf
Funktionstest	Monatlich

Kosten

Anschaffung

Einmalige Kosten:

Position	Preis
Einfaches Terminal	200-400€
Mid-Range	400-800€
High-End	800-1.500€
Installation	100-300€
RFID-Karten	1-5€/Stück

Laufende Kosten

Betriebskosten:

Software-Lizenz – Oft im Abo enthalten
Wartung – 50-200€/Jahr
Kartenersatz – Bei Verlust
Strom – Minimal
Support – Je nach Vertrag

Häufige Fragen

RFID ist einfacher und datenschutzunkritisch – Karten können aber weitergegeben werden. Fingerprint verhindert Buddy-Punching, hat aber Datenschutz-Hürden (Einwilligung, Alternative). Für die meisten Betriebe reicht RFID, Fingerprint nur wenn Missbrauch ein echtes Problem ist.

Nicht zwingend. Gute Terminals können offline arbeiten und synchronisieren später. Aber: Echtzeit-Übertragung ist praktischer für HR und Controlling. WLAN oder LAN ist ideal, Mobilfunk-Terminals gibt es für Standorte ohne Infrastruktur.

Kommt auf das Terminal an. Manche haben Akku-Backup und arbeiten weiter. Andere nicht – dann muss nachgebucht werden. Bei kritischen Standorten: Terminal mit Akku wählen oder USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung) anschließen.

Faustregel: Pro Standort mindestens eines. Bei großen Gebäuden: Pro Eingang oder Abteilung. Kapazität beachten: Ein Terminal schafft ca. 20-30 Buchungen/Minute. Bei 200 MA, die alle um 8 Uhr kommen: Besser zwei Terminals.

Schwierig. Zeiterfassung ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 BetrVG). Der Betriebsrat hat ein Wort mitzureden, auch bei der Methode. Bei Biometrie kommt erschwerend hinzu: Einwilligung muss freiwillig sein. Ohne BR-Zustimmung und Alternative: Finger weg.

Fazit

Zeiterfassungsterminals sind ideal für Standorte, an denen Mitarbeiter zentral stempeln können – Produktion, Einzelhandel, Büroeingang. RFID ist der praktikable Standard, Biometrie nur bei echtem Bedarf und mit Datenschutz-Vorbereitung. Cloud-Anbindung ist heute Standard, offline-Fähigkeit wichtig. Preis: 200-1.500€ je nach Ausstattung. Bei der Auswahl: Kompatibilität mit Ihrer Software prüfen.

Zeiterfassungs-Terminal auswählen: Hardware-Guide