Zeiterfassung für den Mittelstand: Software im Vergleich

Der Mittelstand hat besondere Anforderungen: Groß genug für professionelle Lösungen, klein genug für pragmatische Entscheidungen. Was bei der Auswahl zählt.

Das Wichtigste in Kürze

Mittelstand braucht skalierbare Lösungen
Balance zwischen Funktionsumfang und Komplexität
Integration in bestehende Systeme wichtig
Datenschutz und Hosting in Deutschland
Support und Einführungsbegleitung beachten

Was der Mittelstand braucht

Typische Anforderungen

Was KMU suchen:

Anforderung	Bedeutung
20-500 Mitarbeiter	Professionelle Lösung
Mehrere Standorte	Zentrale Verwaltung
Abteilungsstruktur	Rollenbasiert
Schnittstellen	ERP, Lohn, HR
Skalierbarkeit	Mit dem Unternehmen wachsen

Abgrenzung

Unterschied zu Klein und Groß:

vs. Kleinunternehmen – Mehr Nutzer
Mehr Struktur
Mehr Integration
vs. Konzern – Weniger Komplexität
Schnellere Entscheidung
Pragmatischer Ansatz
Mittelstand-Fokus – Praxistauglichkeit
Preis-Leistung

Für den Mittelstand gemacht

MyTimeTracker ist auf mittelständische Unternehmen zugeschnitten.

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Auswahlkriterien

Funktionsumfang

Was wichtig ist:

Funktion	Priorität
Zeiterfassung	Muss
Abwesenheiten	Muss
Projektzeiten	Oft gewünscht
Dienstplanung	Je nach Branche
Auswertungen	Wichtig

Benutzerfreundlichkeit

Entscheidend für Akzeptanz:

Mitarbeiter – Einfache tägliche Nutzung
Teamleiter – Übersicht ohne Schulung
HR/Admin – Konfigurierbar, aber logisch
Geschäftsführung – Reports auf Knopfdruck

Integration

Anbindung an:

System	Integration
Lohnabrechnung	Export oder API
ERP	Stammdaten-Sync
Kalender	Outlook, Google
Single Sign-On	LDAP, Azure AD

Datenschutz

Besonders für Mittelstand:

Kriterium	Bedeutung
DSGVO-Konformität	Pflicht
Hosting Deutschland	Oft gewünscht
Auftragsverarbeitung	Vertrag nötig
Datensicherheit	Verschlüsselung

Deutsche Cloud, DSGVO-konform

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Lösungstypen

Cloud vs. On-Premise

Entscheidungshilfe:

Aspekt	Cloud	On-Premise
Investition	Gering (monatlich)	Hoch (einmalig)
Wartung	Anbieter	Selbst
Updates	Automatisch	Selbst
Flexibilität	Hoch	Niedrig
Kontrolle	Begrenzt	Voll

SaaS-Modell

Für die meisten ideal:

Keine IT-Ressourcen nötig
Monatlich kündbar
Immer aktuell
Schnell eingeführt
Skalierbar

Hybrid

Kombination möglich:

Variante	Einsatz
Cloud + lokales Terminal	Stempeluhr vor Ort
Cloud + eigene Datenbank	Compliance-Anforderungen

Preismodelle

Typische Strukturen

Was es kostet:

Modell	Beschreibung
Pro Nutzer/Monat	3-10 € üblich
Flatrate	Ab 50-100 Nutzer
Modulbasiert	Basis + Extras
Enterprise	Individuell

Total Cost of Ownership

Gesamtkosten beachten:

Lizenzkosten – Monatlich oder jährlich
Einführungskosten – Setup, Migration, Schulung
Laufende Kosten – Support, Wartung
Versteckte Kosten – Integration, Anpassungen
Opportunitätskosten – Zeit für Administration

Preisvergleich

Beispielrechnung 100 Mitarbeiter:

Lösung	Monatlich	Jährlich
Günstig	~300 €	~3.600 €
Mittel	~500 €	~6.000 €
Premium	~800 €	~9.600 €

Einführung

Projektphasen

Typischer Ablauf:

Phase	Dauer
Auswahl	2-4 Wochen
Konfiguration	1-2 Wochen
Pilotphase	2-4 Wochen
Rollout	2-4 Wochen
Nachbetreuung	Laufend

Change Management

Mitarbeiter mitnehmen:

Kommunikation – Früh und transparent
Schulung – Alle Nutzergruppen
Support – Ansprechpartner intern
Feedback – Verbesserungsvorschläge
Geduld – Anlaufzeit einplanen

Typische Fehler

Was vermeiden:

Fehler	Konsequenz
Zu viele Features	Überforderung
Keine Schulung	Ablehnung
Zu schnell	Chaos
Keine Pilotphase	Probleme zu spät erkannt

Support und Service

Was zu erwarten ist

Servicelevel:

Leistung	Standard
Onboarding	Einrichtungshilfe
Schulung	Videos, Webinare
Hotline	Telefon/E-Mail
Reaktionszeit	1-2 Arbeitstage

Worauf achten

Bei der Auswahl:

Erreichbarkeit – Zeiten, Kanäle
Sprache – Deutsch verfügbar?
Kompetenz – Testfragen stellen
Kosten – Im Preis enthalten?

Häufige Fragen

Ab etwa 10-20 Mitarbeitern wird Excel unpraktisch. Die Investition in eine professionelle Lösung rechnet sich durch Zeitersparnis bei HR, bessere Datenqualität und Compliance-Sicherheit. Bei gesetzlicher Pflicht ohnehin alternativlos.

Für ein mittelständisches Unternehmen typischerweise 4-8 Wochen. Cloud-Lösungen sind schneller (2-4 Wochen für Basisnutzung). Komplexe Integration in ERP-Systeme kann länger dauern. Pilotphase mit einer Abteilung empfohlen.

Nein. Gute Zeiterfassungssoftware bietet flexible Exportformate (CSV, DATEV) oder direkte Schnittstellen zu gängigen Lohnsystemen. Prüfen Sie vor der Auswahl die Kompatibilität mit Ihrem System.

SaaS (Software as a Service) ist eine Unterform von Cloud: Die Software wird als Dienst über das Internet bereitgestellt, inklusive Wartung und Updates. Der Anbieter kümmert sich um alles Technische. Für den Mittelstand meist die beste Wahl.

Für personenbezogene Daten wie Arbeitszeiten sehr relevant. Hosting in Deutschland oder der EU erleichtert die DSGVO-Compliance erheblich. Bei US-Anbietern genau prüfen, wie der Datenschutz geregelt ist (Standardvertragsklauseln, etc.).

Fazit

Der Mittelstand braucht pragmatische Lösungen, die mit dem Unternehmen wachsen. Cloud-basierte SaaS-Angebote bieten die beste Balance aus Funktionsumfang, Kosten und Wartungsaufwand. Bei der Auswahl zählen Benutzerfreundlichkeit, Integration und Datenschutz mehr als maximaler Funktionsumfang. Eine saubere Einführung mit Pilotphase und Schulung ist der Schlüssel zum Erfolg.

Zeiterfassung für den Mittelstand: Software im Vergleich