Zeiterfassung für Rechtsanwälte und Steuerberater

Zeiterfassung für Rechtsanwälte und Steuerberater

In Kanzleien ist Zeit Geld – im wörtlichen Sinn. Ob Stundenabrechnung oder Pauschalhonorar: Nur wer die aufgewendete Zeit kennt, kann profitabel arbeiten und fair abrechnen.

Das Wichtigste in Kürze

• Zeiterfassung ist für Kanzleien geschäftsrelevant, nicht nur Compliance
• Mandanten- und Fallzuordnung ermöglicht genaue Abrechnung
• Tätigkeitsbeschreibungen sind für Honorarnoten wichtig
• Mobile Erfassung spart Zeit bei Gerichtsterminen und Außenterminen
• Integration mit Kanzleisoftware vermeidet Doppelarbeit

Warum Zeiterfassung in der Kanzlei?

Abrechnungsgrundlage

Stundenhonorar: Die erfassten Stunden sind direkt abrechnungsrelevant.

Pauschalhonorar: Auch hier ist die Zeiterfassung wichtig:

• Nachkalkulation (war das Mandat profitabel?)
• Pauschalen für zukünftige Mandate besser kalkulieren
• Überschreitungen erkennen

Profitabilitätsanalyse

Auswertungen:

• Welche Mandate sind profitabel?
• Welche Tätigkeiten kosten zu viel Zeit?
• Wie hoch ist die fakturierbare Quote?

Compliance

Auch für Kanzleien gilt:

• Zeiterfassungspflicht nach BAG-Urteil
• Arbeitszeitgesetz (für angestellte Anwälte)
• Dokumentationspflicht

Besonderheiten in Kanzleien

Mandanten- und Fallstruktur

Typische Hierarchie:

• Mandat/Akte (z.B. Markenrechtsstreit) – Teilaufgabe (z.B. Schriftsatz)

Tätigkeitskategorien

Typische Kategorien:

• Beratung
• Schriftsätze verfassen
• Korrespondenz
• Gerichtstermine
• Recherche
• Besprechungen
• Reisezeit

Abrechenbare vs. nicht-abrechenbare Zeit

Abrechenbar:

• Mandatsarbeit
• Gerichtstermine
• Beratungsgespräche

Nicht abrechenbar:

• Akquise
• Weiterbildung
• Kanzleiverwaltung
• Mitarbeiterbesprechungen

Zeiterfassung für verschiedene Rollen

Anwälte/Steuerberater

Anforderungen:

• Mandantenzuordnung
• Tätigkeitsbeschreibung (für Honorarnote)
• Mobile Erfassung (Außentermine)
• Schnelle Eingabe

Praxis: Erfassung oft per Timer, der nach Tätigkeitswechsel gestoppt wird.

Rechtsanwaltsfachangestellte/Steuerfachangestellte

Anforderungen:

• Mandantenzuordnung
• Tätigkeitskategorien
• Normale Zeiterfassung (Kommen/Gehen)

Praxis: Kombination aus Projektzeiterfassung (Mandate) und normaler Arbeitszeit.

Referendare/Praktikanten

Anforderungen:

• Ausbildungsnachweis
• Mandatsbezogene Erfassung
• Stundenbegrenzungen beachten

Technische Umsetzung

Anforderungen an die Software

Muss-Kriterien: ☐ Mandanten- und Aktenstruktur ☐ Tätigkeitsbeschreibung (Freitext oder Kategorien) ☐ Timer-Funktion ☐ Mobile App ☐ Honorarnoten-Export ☐ Auswertungen nach Mandanten

Kann-Kriterien: ☐ Integration mit Kanzleisoftware (RA-MICRO, DATEV, etc.) ☐ Automatische Abrechnung ☐ Budgetüberwachung pro Mandat ☐ Konfliktprüfung

Timer vs. manuelle Eingabe

Timer:

• Genauer
• Weniger Schätzungen
• Braucht Disziplin beim Wechsel

Manuelle Eingabe:

• Nachträgliche Erfassung möglich
• Weniger Unterbrechung im Workflow
• Ungenauer

Empfehlung: Timer für konzentrierte Mandatsarbeit, manuelle Eingabe für kurze Tätigkeiten.

Integration mit Kanzleisoftware

Möglichkeiten:

• Direkte Integration (Zeiten fließen in Honorarnote)
• Export/Import (CSV, Excel)
• API-Schnittstellen

Gängige Systeme:

• RA-MICRO
• AnNoText
• DATEV (Steuerberater)
• Lexware
• Advokat

Erfassung typischer Tätigkeiten

Mandantengespräch

Erfassen:

• Start/Ende
• Mandant/Akte
• Kategorie: Beratung
• Kurze Beschreibung

Beispiel:

10:00-11:15 | Müller GmbH / Markenstreit
Beratung | Besprechung zur Klageerwiderung

Schriftsatz verfassen

Erfassen:

• Zeitraum (Timer empfohlen)
• Mandant/Akte
• Kategorie: Schriftsatz
• Was wurde verfasst

Gerichtstermin

Erfassen:

• Gesamtzeit (inkl. Wartezeit)
• Reisezeit separat
• Mandant/Akte
• Ergebnis kurz notieren

Telefonat

Erfassen:

• Dauer (oft in 6-Minuten-Einheiten)
• Mandant
• Ansprechpartner
• Thema

Abrechnungspraktiken

6-Minuten-Taktung

Prinzip: Zeit wird in Zehntelstunden (6 Minuten) abgerechnet.

Umrechnung:

• 6 Min. = 0,1 Std.
• 12 Min. = 0,2 Std.
• 30 Min. = 0,5 Std.

Vorteil: Auch kurze Tätigkeiten (Telefonat) werden erfasst.

Pauschalbeträge

Bei Standardtätigkeiten:

• Telefoneinheit: 0,25 Std.
• E-Mail: 0,1 Std.
• Briefentwurf: Je nach Umfang

Honorarnote

Inhalt:

• Datum der Tätigkeit
• Beschreibung
• Zeitaufwand
• Stundensatz
• Summe

Aus Zeiterfassung generieren: Export der erfassten Zeiten, formatiert als Honorarnote.

Kennzahlen für Kanzleien

Fakturierbare Quote

Formel:

Quote = Abrechenbare Stunden / Gesamtstunden × 100%

Zielwerte:

• Anwälte: 60-80%
• Partner: 50-70% (mehr Akquise)
• Angestellte Anwälte: 70-80%

Realisierungsquote

Formel:

Realisierung = Abgerechnete Stunden / Erfasste Stunden × 100%

Bedeutung: Wie viel der geleisteten Zeit wird tatsächlich in Rechnung gestellt?

Profitabilität pro Mandant

Formel:

Profitabilität = Honorar - (Stunden × Kostensatz)

Häufige Fragen zur Kanzlei-Zeiterfassung

Fazit

Zeiterfassung ist für Kanzleien doppelt wichtig: als Abrechnungsgrundlage und für die Profitabilitätsanalyse. Eine gute Lösung ermöglicht mandantenbezogene Erfassung, Tätigkeitsbeschreibungen und Integration mit der Kanzleisoftware. Investieren Sie in eine Lösung, die zu Ihrem Workflow passt – die Zeit dafür holen Sie schnell wieder rein.