Stundensatz berechnen: Kalkulation für Projekte
Der richtige Stundensatz entscheidet über Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit. Dieser Guide zeigt, wie Sie Ihren Stundensatz kalkulieren und was dabei zu beachten ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Stundensatz muss alle Kosten decken und einen Gewinn ermöglichen
- Produktive Stunden sind deutlich geringer als Anwesenheitsstunden
- Gemeinkosten und nicht-fakturierbare Zeiten einkalkulieren
- Marktpreise als Orientierung, nicht als alleiniges Kriterium
- Regelmäßige Nachkalkulation verbessert zukünftige Schätzungen
Grundlagen der Stundensatzkalkulation
Was der Stundensatz abdecken muss
Ein tragfähiger Stundensatz deckt:
| Kostenart | Beispiele |
|---|---|
| Direktkosten | Gehalt, Sozialabgaben |
| Gemeinkosten | Miete, IT, Verwaltung |
| Materialkosten | Software, Werkzeuge |
| Risikoaufschlag | Ausfälle, Nacharbeit |
| Gewinn | Unternehmenserfolg |
Die Formel
Vereinfachte Formel:
Stundensatz = (Jahreskosten + Gewinn) / Produktive Stunden
Erweiterte Formel:
Stundensatz = (Personalkosten + Gemeinkosten + Risikoaufschlag + Gewinn) / Fakturierbare Stunden
Produktive Stunden berechnen
Von Anwesenheit zu produktiver Zeit
Nicht jede bezahlte Stunde ist fakturierbar:
| Komponente | Tage/Stunden | Anmerkung |
|---|---|---|
| Kalendertage | 365 | |
| - Wochenenden | -104 | |
| - Feiertage | -10 | Regional unterschiedlich |
| - Urlaub | -30 | Vertraglicher Anspruch |
| - Krankheit | -10 | Durchschnitt |
| - Fortbildung | -5 | |
| = Anwesenheitstage | 206 | |
| × 8 Stunden | 1.648 | Bruttoarbeitszeit |
Produktivitätsabzug
Von den Anwesenheitsstunden sind nicht alle produktiv:
- Meetings: 10-20%
- Administration: 5-10%
- Akquise: 5-15%
- Leerlauf: 5-10%
Typische Produktivität: 60-75%
Beispiel:
- Bruttoarbeitszeit: 1.648 Stunden
- Produktivität: 70%
- Fakturierbare Stunden: 1.154 Stunden
Tipp
Messen Sie Ihre tatsächliche Produktivität mit einer Projektzeiterfassung. Die Realität weicht oft von der Annahme ab – nach oben oder unten.
Schritt-für-Schritt-Kalkulation
Schritt 1: Personalkosten ermitteln
Bruttolohn + Nebenkosten:
| Position | Betrag/Jahr |
|---|---|
| Bruttolohn | 50.000 € |
| Sozialversicherung AG (ca. 20%) | 10.000 € |
| Sonstige Personalkosten | 2.000 € |
| Personalkosten gesamt | 62.000 € |
Schritt 2: Gemeinkosten zurechnen
Anteilige Gemeinkosten pro Mitarbeiter:
| Position | Betrag/Jahr |
|---|---|
| Miete/Arbeitsplatz | 6.000 € |
| IT und Software | 3.000 € |
| Verwaltung (anteilig) | 4.000 € |
| Versicherungen | 1.000 € |
| Marketing | 2.000 € |
| Gemeinkosten gesamt | 16.000 € |
Schritt 3: Risikoaufschlag
Für unvorhergesehene Kosten:
- Nacharbeit
- Leerläufe
- Forderungsausfälle
- Preiserhöhungen
Typisch: 5-10% auf die Gesamtkosten
Beispiel: 5% × 78.000 € = 3.900 €
Schritt 4: Gewinn aufschlagen
Je nach Zielsetzung:
- Kostendeckend: 0%
- Mäßiger Gewinn: 10-15%
- Guter Gewinn: 15-25%
- Premium-Anbieter: 25%+
Beispiel: 15% × 81.900 € = 12.285 €
Schritt 5: Stundensatz berechnen
Gesamtkosten + Gewinn: 81.900 € + 12.285 € = 94.185 €
Geteilt durch fakturierbare Stunden: 94.185 € / 1.154 h = 81,62 €/Stunde
Gerundet: 82 €/Stunde (netto)
Vollständiges Rechenbeispiel
Ausgangssituation
- Mitarbeiter mit 50.000 € Bruttolohn
- Kleine Agentur
- Ziel: Nachhaltiger Gewinn
Kalkulation
| Position | Betrag |
|---|---|
| Personalkosten | 62.000 € |
| Gemeinkosten | 16.000 € |
| Zwischensumme | 78.000 € |
| Risikoaufschlag (5%) | 3.900 € |
| Kosten gesamt | 81.900 € |
| Gewinn (15%) | 12.285 € |
| Zielbetrag/Jahr | 94.185 € |
| Fakturierbare Stunden | 1.154 h |
| Stundensatz | 81,62 € |
Varianten
Bei geringerer Produktivität (60%):
- Fakturierbare Stunden: 989 h
- Stundensatz: 95,23 €
Bei höherem Gewinnziel (25%):
- Zielbetrag: 102.375 €
- Stundensatz: 88,71 €
Marktvergleich
Typische Stundensätze nach Branche
| Branche | Spanne | Mittel |
|---|---|---|
| IT-Entwicklung | 80-150 € | 100 € |
| Beratung | 100-300 € | 150 € |
| Grafikdesign | 60-120 € | 80 € |
| Handwerk | 45-80 € | 60 € |
| Marketing-Agentur | 80-150 € | 100 € |
| Buchhaltung | 50-100 € | 70 € |
Faktoren für höhere Stundensätze
Spezialisierung:
- Nischenexpertise
- Zertifizierungen
- Erfahrung
Qualität:
- Nachgewiesene Erfolge
- Referenzen
- Schnelligkeit
Knappheit:
- Gefragte Skills
- Regionale Unterschiede
- Auslastungslage
Unterschiedliche Stundensätze
Nach Mitarbeiter-Qualifikation
| Level | Faktor | Beispiel |
|---|---|---|
| Junior | 0,7 | 57 € |
| Mid-Level | 1,0 | 82 € |
| Senior | 1,3 | 107 € |
| Experte | 1,6 | 131 € |
Nach Projektart
| Projektart | Aufschlag | Beispiel |
|---|---|---|
| Festpreis | Risikoaufschlag +10% | 90 € |
| Time & Material | Standard | 82 € |
| Langfristprojekt | Rabatt -10% | 74 € |
| Eilauftrag | Aufschlag +30% | 107 € |
Nach Kunde
- Stammkunden: Evtl. Rabatt
- Neukunden: Standardpreis
- Schwierige Kunden: Aufschlag
- Referenzprojekte: Evtl. Rabatt
Nachkalkulation
Warum nachkalkulieren?
Die Nachkalkulation zeigt:
- War der Stundensatz auskömmlich?
- Wo gab es Abweichungen?
- Was muss angepasst werden?
So geht's
Projektabschluss:
- Tatsächliche Stunden aus Zeiterfassung
- Vergleich mit Kalkulation
- Ursachenanalyse
- Learnings dokumentieren
Jährliche Kalkulation:
- Tatsächliche Kosten ermitteln
- Tatsächliche produktive Stunden
- Ist-Stundensatz berechnen
- Mit Soll vergleichen
Hinweis
Eine gute Projektzeiterfassung ist die Grundlage für aussagekräftige Nachkalkulationen. Ohne exakte Zeitdaten tappen Sie im Dunkeln.
Stundensatz kommunizieren
Gegenüber Kunden
Strategien:
- Wertbasiert argumentieren
- Qualität betonen
- Alternativen anbieten
- Nicht nur über Preis verkaufen
Verhandlung:
- Spielraum einkalkulieren
- Gegenleistung bei Rabatt
- Langfristige Zusammenarbeit
Intern
Transparenz:
- Team kennt Kalkulationsgrundlage
- Verständnis für Preise
- Motivation zur Effizienz
Häufige Fragen zum Stundensatz
Fazit
Ein richtig kalkulierter Stundensatz sichert die Profitabilität Ihres Unternehmens. Berücksichtigen Sie alle Kosten, kalkulieren Sie realistische produktive Stunden und vergessen Sie den Gewinn nicht. Mit regelmäßiger Nachkalkulation auf Basis von Zeiterfassungsdaten verbessern Sie Ihre Schätzungen kontinuierlich.
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