Zeiterfassung für Reinigung und Gebäudeservice
Wechselnde Objekte, viele Teilzeitkräfte – die Reinigungsbranche hat besondere Anforderungen.
Das Wichtigste in Kürze
- MiLoG-Dokumentation ist Pflicht (Branche!)
- Mobile Erfassung für wechselnde Objekte
- Viele Minijobber = Stundengrenze beachten
- Objektbezogene Zeiterfassung für Kalkulation
- Wegezeiten zwischen Objekten = Arbeitszeit
Rechtlicher Hinweis
Die Gebäudereinigung gehört zu den Branchen mit besonderer MiLoG-Dokumentationspflicht. Verstöße können mit hohen Bußgeldern geahndet werden.
Branchenbesonderheiten
Arbeitsstruktur
Wie in der Reinigung gearbeitet wird:
| Merkmal | Beschreibung |
|---|---|
| Wechselnde Objekte | Heute hier, morgen dort |
| Randzeiten | Früh morgens, abends |
| Viele Teilzeitkräfte | Minijobs, Teilzeit |
| Kurze Einsätze | Oft 1-3 Stunden pro Objekt |
Mitarbeitergruppen
Wer reinigt:
- Reinigungskräfte – Vollzeit (selten)
- Teilzeit (häufig)
- Minijob (sehr häufig)
- Objektleiter – Koordination, Kontrolle
- Glasreiniger – Spezialisiert
- Industriereinigung – Oft Vollzeit
- Verwaltung – Disposition, Abrechnung
Reinigung mobil erfassen
MyTimeTracker erfasst Zeiten am Objekt – per Smartphone.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
MiLoG-Dokumentationspflicht
Was erforderlich ist
Pflichten nach Mindestlohngesetz:
| Element | Anforderung |
|---|---|
| Beginn | Täglich erfassen |
| Ende | Täglich erfassen |
| Dauer | Berechnen |
| Aufbewahrung | 2 Jahre |
| Frist | Spätestens 7 Tage nach Arbeitstag |
Warum gerade Reinigung
Branche im Fokus:
- Viele Minijobber – Mindestlohn-Risiko
- Schwarzarbeit-Historie – Branche belastet
- Niedriglohnsektor – Besondere Kontrollen
- Viele kleine Unternehmen – Oft informelle Strukturen
- Zoll prüft – Finanzkontrolle Schwarzarbeit
Bußgeld-Risiken
Was droht:
| Verstoß | Bußgeld |
|---|---|
| Dokumentation fehlt | Bis 30.000 € |
| Mindestlohn unterschritten | Bis 500.000 € |
| Scheinselbstständigkeit | Nachzahlung + Strafe |
Mobile Zeiterfassung
Warum mobil
Vorteile für Reinigung:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Am Objekt erfassen | Wo gearbeitet wird |
| Kein Umweg | Spart Zeit |
| GPS-Nachweis | Standort dokumentiert |
| Sofort | Nicht nachträglich |
Funktionen
Was die App können sollte:
- Stempeln – Kommen/Gehen pro Objekt
- Objekt-Auswahl – Welches Objekt heute
- GPS (optional) – Standort-Nachweis
- Offline-Modus – Keller ohne Empfang
- Pausen – Erfassen oder automatisch
- Fotos (optional) – Bei Bedarf dokumentieren
Einfache Bedienung
Wichtig für die Praxis:
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| Sprachbarriere | Mehrsprachig, Icons |
| Einfach | Wenige Klicks |
| Robust | Funktioniert immer |
| Schnell | Nicht aufhalten |
Einfache App für Reinigung
MyTimeTracker ist mehrsprachig und intuitiv bedienbar.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Objektbezogene Erfassung
Warum Objekte erfassen
Mehrwert:
| Nutzen | Beschreibung |
|---|---|
| Kalkulation | Stimmt der Preis? |
| Nachkalkulation | Was hat es wirklich gekostet? |
| Kundennachweis | Wann war wer da? |
| Optimierung | Wo dauert es zu lang? |
Umsetzung
Wie es funktioniert:
- Objekte anlegen – Alle Kundenobjekte
- Mitarbeiter zuordnen – Wer reinigt wo
- Zeit erfassen – Pro Objekt separat
- Auswertung – Zeit pro Objekt
- Vergleich – Soll vs. Ist
Kalkulation prüfen
Was auswerten:
| Kennzahl | Erkenntnis |
|---|---|
| Ist-Zeit vs. Soll | Passt die Kalkulation? |
| Kosten pro qm | Effizient? |
| Schwankungen | Warum unterschiedlich? |
| Trend | Wird es mehr oder weniger? |
Wegezeiten
Was zählt als Arbeitszeit
Wegezeit-Regeln:
| Weg | Arbeitszeit? |
|---|---|
| Wohnung → erstes Objekt | Nein |
| Objekt → Objekt | Ja |
| Letztes Objekt → Wohnung | Nein |
| Firma → Objekt | Ja |
Erfassung
Wie dokumentieren:
- Automatisch – Zwischen Objekten
- Manuell – Mitarbeiter gibt ein
- GPS-basiert – Automatisch berechnet
- Pauschal – Fester Zuschlag (weniger genau)
Vergütung
Was zahlen:
| Element | Vergütung |
|---|---|
| Wegezeit zwischen Objekten | Mindestens Mindestlohn |
| Fahrkosten | Nach Vereinbarung |
| Firmenwagen | Kostenlos für AN |
Minijobber verwalten
Stundengrenze beachten
Was gilt:
| Grenze | Wert |
|---|---|
| Verdienstgrenze | 538 €/Monat |
| Bei Mindestlohn | Max. ~43h/Monat |
| Überschreitung | SV-Pflicht |
Kontrolle
Wie überwachen:
- Monatliche Auswertung – Stunden summieren
- Warnung – Ab 80% der Grenze
- Über mehrere Objekte – Alle Stunden addieren
- Jahresbetrachtung – Durchschnitt beachten
Disposition
Einsatzplanung
Was nötig ist:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Objekte zuweisen | Wer macht was |
| Vertretung | Bei Ausfall |
| Änderungen | Kurzfristig umplanen |
| Kommunikation | Mitarbeiter informieren |
Verknüpfung mit Zeiterfassung
Alles in einem:
- Planung – Wer soll wo arbeiten
- Erfassung – Wer hat wo gearbeitet
- Vergleich – Plan vs. Ist
- Auswertung – Objektzeiten, Kosten
- Abrechnung – Lohn berechnen
Häufige Fragen
Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die Dokumentation, nicht der Mitarbeiter. Praktisch ist aber, dass Mitarbeiter selbst erfassen – per App, am Objekt. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass korrekt erfasst wird, und die Daten aufbewahren.
Ja, Wegezeit zwischen zwei Arbeitsstätten (Objekten) ist Arbeitszeit und muss vergütet werden – mindestens mit Mindestlohn. Nur der Weg von Zuhause zum ersten Objekt und vom letzten Objekt nach Hause ist keine Arbeitszeit.
Eine gute Zeiterfassungs-App speichert die Buchung lokal (Offline-Modus) und überträgt sie, sobald wieder Empfang besteht. So funktioniert die Erfassung auch in Kellern, Tiefgaragen oder bei schlechtem Netz. Achten Sie bei der App-Auswahl darauf.
GPS ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber praktisch: Es dokumentiert automatisch, wo gestempelt wurde. Das kann bei Streit mit Kunden oder Prüfungen hilfreich sein. Datenschutz beachten: Mitarbeiter informieren, Betriebsrat einbeziehen, nur dienstliche Nutzung.
Die Zeiterfassung sollte automatisch warnen, wenn ein Minijobber sich der Stundengrenze nähert. Monatliche Auswertungen pro Mitarbeiter helfen. Bei mehreren Objekten: alle Stunden addieren. Wichtig: Mitarbeiter muss auch andere Jobs angeben – fragen Sie aktiv nach.
Fazit
Die Reinigungsbranche braucht mobile Zeiterfassung, die einfach funktioniert – auch bei Sprachbarrieren und ohne Netz. Die MiLoG-Dokumentationspflicht macht genaue Erfassung zum Muss. Objektbezogene Zeiten helfen bei der Kalkulation. Wegezeiten zwischen Objekten sind Arbeitszeit. Und bei den vielen Minijobbern muss die Stundengrenze ständig im Blick bleiben.
Zeiterfassung starten
14 Tage kostenlos testen