Zeiterfassung für Kreativagenturen und Designer
Kreativität lässt sich nicht in Stunden messen – aber Projektzeiten schon.
Das Wichtigste in Kürze
- Projektbezogene Erfassung für Abrechnung
- Timer-Funktion für kreative Arbeit
- Nicht-abrechenbare Zeit einplanen
- Kundenabrechnung oft auf Stundenbasis
- Work-Life-Balance im Blick behalten
Besonderheiten der Branche
Arbeitsrealität
Wie in Agenturen gearbeitet wird:
| Merkmal | Beschreibung |
|---|---|
| Projektgetrieben | Alles dreht sich um Projekte |
| Deadline-Druck | Präsentationen, Launches |
| Kreativ-Phasen | Nicht immer gleichmäßig |
| Kundenkontakt | Abstimmungen, Feedback-Schleifen |
| Viele Projekte parallel | Jonglieren gehört dazu |
Abrechnungsmodelle
Wie abgerechnet wird:
- Stundenhonorar – Zeit × Stundensatz
- Pauschale/Projektfee – Fester Betrag
- Retainer – Monatliches Kontingent
- Hybrid – Grundpauschale + Stunden
- Erfolgsbeteiligung – Selten, bei Kampagnen
Agentur-Zeiterfassung
MyTimeTracker wurde für projektbasierte Arbeit entwickelt.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Projektzeiten erfassen
Was erfassen
Für jede Buchung:
| Element | Erfassung |
|---|---|
| Projekt/Kunde | Wofür |
| Phase/Aufgabe | Was genau |
| Dauer | Wie lange |
| Beschreibung | Kurz, was gemacht |
| Abrechenbar? | Ja/Nein |
Kategorien
Typische Aufgabentypen:
- Kreativ – Konzept, Design, Text
- Produktion – Umsetzung, Reinzeichnung
- Abstimmung – Meetings, Calls
- Korrektur – Änderungen, Feedback
- Projektmanagement – Koordination, Planung
- Pitch – Neugeschäft
Timer nutzen
Für kreative Arbeit:
| Situation | Methode |
|---|---|
| Fokus-Arbeit | Timer starten |
| Unterbrochen | Timer pausieren |
| Ende | Timer stoppen |
| Nachträglich | Grob schätzen |
Nicht-abrechenbare Zeit
Was dazugehört
Typisch in Agenturen:
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Pitch/Neugeschäft | Angebote, Präsentationen |
| Intern | Meetings, Weiterbildung |
| Akquise | Kundengewinnung |
| Verwaltung | Admin, E-Mails |
| Leerlauf | Zwischen Projekten |
Erfassen und analysieren
Wie handhaben:
- Erfassen – Als eigene Kategorie
- Quote ermitteln – Anteil an Gesamtzeit
- In Stundensatz einrechnen – Sonst nicht rentabel
- Optimieren – Wo möglich reduzieren
- Akzeptieren – Gehört zum Business
Abrechenbare vs. nicht-abrechenbare Zeit
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Stundensätze
Unterschiedliche Sätze
Je nach Rolle:
| Rolle | Typischer Stundensatz |
|---|---|
| Junior | 80-120 € |
| Senior | 120-180 € |
| Art Director | 150-220 € |
| Geschäftsführung | 180-280 € |
| Freelancer | Individuell |
Interne vs. externe Sätze
Unterscheidung:
- Interner Satz – Echte Kosten (Gehalt + Overhead)
- Externer Satz – Was der Kunde zahlt
- Marge – Externer - Interner = Gewinn
- Nachkalkulation – Stimmt die Marge?
Kundenabrechnung
Stundennachweis
Was auf die Rechnung:
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Projekt | Name/Nummer |
| Datum | Wann gearbeitet |
| Tätigkeit | Was gemacht |
| Dauer | Stunden (oft 0,25h-Taktung) |
| Mitarbeiter | Optional |
Transparenz
Was Kunden wollen:
- Nachvollziehbar – Was wurde wann gemacht
- Detailliert genug – Aber nicht übertrieben
- Regelmäßig – Nicht nur am Ende
- Budget-Überblick – Wie viel noch übrig
- Alerts – Warnung bei Budget-Nähe
Work-Life-Balance
Das Problem
Typisch in Agenturen:
| Problem | Ursache |
|---|---|
| Überstunden | Deadline-Druck |
| Immer erreichbar | Kundenkontakt |
| Kein Feierabend | "Noch schnell fertig" |
| Burnout-Risiko | Dauerhaft zu viel |
Zeiterfassung hilft
Wie es unterstützt:
- Bewusstsein – Wie viel arbeite ich wirklich?
- Grenzen – Warnungen bei Überschreitung
- Ausgleich – Überstunden abbauen
- Analyse – Wo geht die Zeit hin?
- Gespräch – Daten für Diskussion
Häufige Fragen
Timer-Funktion nutzen: Starten bei Arbeitsbeginn, pausieren bei Unterbrechung, stoppen am Ende. Oder: Am Ende des Tages rekonstruieren. Perfekte Genauigkeit ist bei kreativer Arbeit unrealistisch – 15-Minuten-Blöcke reichen meist. Wichtiger als Genauigkeit ist Konsistenz.
Unbedingt! Nur so wissen Sie, wie viel Zeit (und Geld) in Neugeschäft fließt. Erfassen Sie Pitch-Arbeit als eigene Kategorie. Wenn Sie gewinnen, können Sie nachverhandeln. Wenn Sie oft verlieren, sehen Sie den Aufwand und können die Pitch-Strategie überdenken.
Detailliert genug, dass der Kunde versteht, wofür er zahlt, aber nicht so kleinteilig, dass es bürokratisch wirkt. 'Konzeptentwicklung Homepage' ist besser als '14:23-14:31 Brainstorming Headline'. Kategorien (Konzept, Design, Abstimmung) plus kurze Beschreibung reichen meist.
Korrekturschleifen tracken und separat ausweisen. Im Angebot definieren: Wie viele Korrekturschleifen sind inklusive? Darüber hinaus wird nach Aufwand berechnet. Die Zeiterfassung liefert die Daten für diese Diskussion. Transparente Kommunikation schützt vor Frust.
Ja, die Zeiterfassungspflicht gilt auch in Agenturen. Projektzeit-Tracking ist gut für die Abrechnung, ersetzt aber nicht die Arbeitszeit-Erfassung nach ArbZG. Moderne Systeme können beides: Projekte tracken UND Arbeitszeit dokumentieren. Die Summe der Projektzeiten sollte der Arbeitszeit entsprechen.
Fazit
Kreativagenturen leben von Projekten – und brauchen deshalb projektbezogene Zeiterfassung. Timer-Funktionen helfen bei kreativer Arbeit, die nicht linear verläuft. Nicht-abrechenbare Zeit (Pitches, Admin, Leerlauf) muss erfasst und in die Stundensatz-Kalkulation einbezogen werden. Die Zeiterfassung ist auch ein Instrument für Work-Life-Balance: Sie zeigt, wenn Grenzen überschritten werden. Und für Kunden: Transparente Stundennachweise schaffen Vertrauen.
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