Zeiterfassung für Kreativagenturen und Designer

Zeiterfassung für Kreativagenturen und Designer

Kreativität lässt sich nicht in Stunden messen – aber Projektzeiten schon.

Das Wichtigste in Kürze

• Projektbezogene Erfassung für Abrechnung
• Timer-Funktion für kreative Arbeit
• Nicht-abrechenbare Zeit einplanen
• Kundenabrechnung oft auf Stundenbasis
• Work-Life-Balance im Blick behalten

Besonderheiten der Branche

Arbeitsrealität

Wie in Agenturen gearbeitet wird:

Abrechnungsmodelle

Wie abgerechnet wird:

• Stundenhonorar – Zeit × Stundensatz
• Pauschale/Projektfee – Fester Betrag
• Retainer – Monatliches Kontingent
• Hybrid – Grundpauschale + Stunden
• Erfolgsbeteiligung – Selten, bei Kampagnen

Projektzeiten erfassen

Was erfassen

Für jede Buchung:

Kategorien

Typische Aufgabentypen:

• Kreativ – Konzept, Design, Text
• Produktion – Umsetzung, Reinzeichnung
• Abstimmung – Meetings, Calls
• Korrektur – Änderungen, Feedback
• Projektmanagement – Koordination, Planung
• Pitch – Neugeschäft

Timer nutzen

Für kreative Arbeit:

Nicht-abrechenbare Zeit

Was dazugehört

Typisch in Agenturen:

Erfassen und analysieren

Wie handhaben:

• Erfassen – Als eigene Kategorie
• Quote ermitteln – Anteil an Gesamtzeit
• In Stundensatz einrechnen – Sonst nicht rentabel
• Optimieren – Wo möglich reduzieren
• Akzeptieren – Gehört zum Business

Stundensätze

Unterschiedliche Sätze

Je nach Rolle:

Interne vs. externe Sätze

Unterscheidung:

• Interner Satz – Echte Kosten (Gehalt + Overhead)
• Externer Satz – Was der Kunde zahlt
• Marge – Externer - Interner = Gewinn
• Nachkalkulation – Stimmt die Marge?

Kundenabrechnung

Stundennachweis

Was auf die Rechnung:

Transparenz

Was Kunden wollen:

• Nachvollziehbar – Was wurde wann gemacht
• Detailliert genug – Aber nicht übertrieben
• Regelmäßig – Nicht nur am Ende
• Budget-Überblick – Wie viel noch übrig
• Alerts – Warnung bei Budget-Nähe

Work-Life-Balance

Das Problem

Typisch in Agenturen:

Zeiterfassung hilft

Wie es unterstützt:

• Bewusstsein – Wie viel arbeite ich wirklich?
• Grenzen – Warnungen bei Überschreitung
• Ausgleich – Überstunden abbauen
• Analyse – Wo geht die Zeit hin?
• Gespräch – Daten für Diskussion

Häufige Fragen

Fazit

Kreativagenturen leben von Projekten – und brauchen deshalb projektbezogene Zeiterfassung. Timer-Funktionen helfen bei kreativer Arbeit, die nicht linear verläuft. Nicht-abrechenbare Zeit (Pitches, Admin, Leerlauf) muss erfasst und in die Stundensatz-Kalkulation einbezogen werden. Die Zeiterfassung ist auch ein Instrument für Work-Life-Balance: Sie zeigt, wenn Grenzen überschritten werden. Und für Kunden: Transparente Stundennachweise schaffen Vertrauen.