Mehrprojektmanagement: Zeit auf Projekte verteilen
Mehrere Projekte, ein Team – ohne Zeiterfassung geht der Überblick verloren.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeiterfassung zeigt, wo Kapazität tatsächlich hingeht
- Ressourcenkonflikte früh erkennen
- Priorisierung wird durch Daten unterstützt
- Mitarbeiter-Auslastung im Blick behalten
- Projekt-Overhead nicht unterschätzen
Herausforderung Mehrprojekt
Was komplex macht
Typische Probleme:
| Problem | Beschreibung |
|---|---|
| Ressourcenkonflikte | Alle brauchen denselben Experten |
| Priorisierung | Was ist wichtiger? |
| Overhead | Wechselkosten zwischen Projekten |
| Überblick | Wo steht was? |
| Auslastung | Wer ist überlastet? |
Ohne Zeiterfassung
Was passiert:
- Gefühlt alles dringend – Keine Datengrundlage
- Überlastung bemerkt zu spät – Erst wenn Probleme auftreten
- Ressourcenkonflikte eskalieren – Statt rechtzeitig gelöst
- Budgets gesprengt – Niemand weiß, wie viel verbraucht
- Projekte verzögern – Ohne zu wissen warum
Projektportfolio im Griff
MyTimeTracker zeigt Zeit und Auslastung über alle Projekte.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Zeiterfassung aufsetzen
Projektstruktur
Wie organisieren:
| Ebene | Beispiel |
|---|---|
| Projekt | Kunde X Webseite |
| Phase | Design, Entwicklung, Test |
| Aufgabe | Startseite gestalten |
| Ticket | Optional: noch feiner |
Mitarbeiter zuordnen
Wer arbeitet wo:
- Fest zugeteilt – Nur auf einem Projekt
- Anteilig – 50% Projekt A, 50% B
- Flexibel – Je nach Bedarf
- Spezialist – Wird punktuell angefragt
- Management – Über alle Projekte
Kategorien
Sinnvolle Unterscheidungen:
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Produktiv | Entwicklung, Design |
| Meetings | Abstimmungen |
| Kommunikation | E-Mails, Anrufe |
| Administration | Dokumentation |
| Wechselzeit | Onboarding neues Projekt |
Ressourcenplanung
Kapazität verstehen
Was haben wir:
| Element | Berechnung |
|---|---|
| Verfügbare Kapazität | Mitarbeiter × Stunden |
| Minus Urlaub | Geplante Abwesenheiten |
| Minus Overhead | Meetings, Admin |
| = Produktive Kapazität | Für Projekte verfügbar |
Planung vs. Realität
Abgleich durch Zeiterfassung:
- Geplant – MA A: 20h Projekt X, 20h Projekt Y
- Erfasst – MA A: 25h Projekt X, 10h Projekt Y, 5h sonstiges
- Erkenntnis – Projekt X braucht mehr, Y weniger
- Reaktion – Umplanen, Ressourcen anpassen
Auslastung steuern
Optimal auslasten:
| Auslastung | Bewertung |
|---|---|
| <70% | Unterausgelastet |
| 70-85% | Optimal |
| 85-100% | Hoch, aber noch machbar |
| >100% | Überlast, Probleme |
Auslastung optimieren
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Priorisierung
Datenbasiert entscheiden
Was die Zeiterfassung zeigt:
| Erkenntnis | Konsequenz |
|---|---|
| Projekt A verbraucht mehr | Mehr Ressourcen oder Scope reduzieren |
| Projekt B unter Budget | Ressourcen umverteilen |
| Engpass bei Rolle X | Priorisieren oder aufstocken |
| Deadline-Risiko | Frühzeitig eskalieren |
Konflikte lösen
Wenn mehrere dringend:
- Daten sammeln – Was braucht wer wann
- Impact bewerten – Was passiert bei Verzögerung
- Priorisieren – Nach Kriterien entscheiden
- Kommunizieren – Alle informieren
- Dokumentieren – Entscheidung festhalten
Kriterien
Woran priorisieren:
| Kriterium | Frage |
|---|---|
| Deadline | Wann muss geliefert werden? |
| Kunde | Wie wichtig ist der Kunde? |
| Vertrag | Was ist vereinbart? |
| Aufwand | Wie viel fehlt noch? |
| Abhängigkeiten | Blockiert es anderes? |
Overhead managen
Wechselkosten
Projektsprünge kosten Zeit:
| Aspekt | Aufwand |
|---|---|
| Einarbeitung | Kontext wieder holen |
| Toolwechsel | Andere Umgebung |
| Kommunikation | Anderes Team |
| Mental | Umschalten |
Reduzieren
Wie weniger Overhead:
- Fokustage – Ein Tag = ein Projekt
- Fokuszeiten – Morgens Projekt A, nachmittags B
- Minimale Wechsel – Maximal 2 Projekte pro Tag
- Blocken – Projektarbeit ungestört
- Übergaben – Sauber dokumentieren
Messen
Overhead tracken:
| Kategorie | Erfassen als |
|---|---|
| Meetings | Projektübergreifend |
| Administration | Intern |
| Wechselzeit | Nicht-produktiv |
| Kommunikation |
Team-Perspektive
Mitarbeiter-Sicht
Was der Einzelne sieht:
| Frage | Antwort durch Zeiterfassung |
|---|---|
| Woran arbeite ich? | Projektverteilung |
| Wie viel? | Stunden pro Projekt |
| Bin ich überlastet? | Vergleich Soll/Ist |
| Was kommt? | Geplante Projekte |
Transparenz schaffen
Was alle wissen sollten:
- Eigene Auslastung – Jeder sieht seine Daten
- Team-Auslastung – Wer hat noch Kapazität
- Projektstand – Budget-Verbrauch
- Priorisierung – Was ist aktuell wichtig
- Erwartungen – Was wird erwartet
Häufige Fragen
Empfehlung: maximal 2-3 Projekte aktiv, ein Hauptprojekt. Mehr führt zu hohen Wechselkosten und Fehlern. Die Zeiterfassung zeigt, ob jemand zu fragmentiert arbeitet. Wenn jemand auf 5 Projekte verteilt ist, leidet die Produktivität.
Option 1: Timer laufen lassen und bei Unterbrechung pausieren/wechseln. Option 2: Am Ende des Tages rekonstruieren. Option 3: Zeitblöcke definieren (9-12 Projekt A) und nur grobe Abweichungen korrigieren. Wichtig: Unterbrechungen reduzieren ist besser als perfekt erfassen.
Ja, unbedingt. Meetings, übergreifende Kommunikation, Portfolio-Management – das ist echter Aufwand, der in keinem einzelnen Projekt erscheint. Erfassen Sie es als 'Overhead' oder 'Intern'. Sonst fehlt Zeit in der Gesamtrechnung.
Datenbasiert: Wer braucht wen wann wofür? Dann priorisieren nach klaren Kriterien (Deadline, Kundenpriorität, Vertragsrelevanz). Kommunizieren Sie die Entscheidung transparent. Die Zeiterfassung liefert die Fakten für diese Diskussion.
Mindestens: Projekt und Stunden. Besser: zusätzlich Phase oder Aufgabentyp. Ideal: Aufgaben-Ebene, wenn das Projektmanagement-Tool es unterstützt. Aber: Der Overhead der Erfassung muss vertretbar sein. Im Zweifel: lieber gröber, aber vollständig.
Fazit
Mehrprojektmanagement ohne Zeiterfassung ist Blindflug. Die erfassten Zeiten zeigen, wo Kapazität tatsächlich hingeht, wo Ressourcenkonflikte entstehen und wer überlastet ist. Das ermöglicht datenbasierte Priorisierung statt Bauchgefühl. Wichtig: Auch Overhead und nicht-produktive Zeit erfassen – sie gehört zur Realität. Und: Wechselkosten reduzieren durch Fokuszeiten und minimale Projektsprünge.
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