Zeiterfassung für Architekten und Ingenieurbüros

Leistungsphasen, Bauvorhaben, Stundenhonorare – Planungsbüros brauchen genaue Zeiterfassung.

Das Wichtigste in Kürze

Projektbezogene Erfassung unverzichtbar
Leistungsphasen nach HOAI unterscheiden
Nachkalkulation für künftige Honorare
Angestellte: auch ArbZG-Erfassung
Häufig Kombination aus Pauschale und Stunden

Besonderheiten der Branche

Abrechnungsmodelle

Wie abgerechnet wird:

Modell	Beschreibung
HOAI-Honorar	Nach Leistungsphasen
Stundenhonorar	Vereinbarter Stundensatz
Pauschale	Fester Betrag pro Leistung
Kombination	Pauschale + Stunden für Extras

Leistungsphasen (HOAI)

Die 9 Phasen:

LP 1: Grundlagenermittlung (2%)
LP 2: Vorplanung (7%)
LP 3: Entwurfsplanung (15%)
LP 4: Genehmigungsplanung (3%)
LP 5: Ausführungsplanung (25%)
LP 6: Vorbereitung Vergabe (10%)
LP 7: Mitwirkung Vergabe (4%)
LP 8: Objektüberwachung (32%)
LP 9: Objektbetreuung (2%)

Zeiterfassung für Planungsbüros

MyTimeTracker erfasst Projektzeiten nach Leistungsphasen.

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Projektzeiten erfassen

Was erfassen

Für jede Buchung:

Element	Erfassung
Projekt/Bauvorhaben	Welches Projekt
Leistungsphase	LP 1-9
Tätigkeit	Was genau
Dauer	Wie lange
Bearbeiter	Wer hat gearbeitet

Struktur im System

Wie organisieren:

Bauvorhaben – Kunde + Projektname
Leistungsphasen – LP 1-9 als Unterkategorien
Tätigkeitsarten – Entwurf, Abstimmung, Baustelle
Stundensätze – Pro Mitarbeitergruppe
Budget – Geplante Stunden pro LP

Detailgrad

Wie genau:

Ebene	Empfehlung
Projekt	Immer
Leistungsphase	Empfohlen
Tätigkeit	Wenn sinnvoll
Beschreibung	Für Stundennachweis

Nachkalkulation

Warum wichtig

Nutzen:

Nutzen	Beschreibung
Honorar prüfen	HOAI vs. tatsächlicher Aufwand
Künftige Angebote	Besser kalkulieren
Leistungsphasen	Welche dauert länger
Mitarbeiterkosten	Interner Stundensatz

Was auswerten

Kennzahlen:

Gesamtstunden pro LP – Aufwand vs. HOAI-Anteil
Effektiver Stundensatz – Honorar / Stunden
Rentabilität – Gewinn pro Projekt
Abweichung – Plan vs. Ist
Mitarbeiter – Produktivität

Projekte nachkalkulieren

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Stundennachweis

Für Kunden

Was auf die Rechnung:

Element	Inhalt
Datum	Wann gearbeitet
Mitarbeiter	Wer (optional)
Tätigkeit	Was gemacht
Dauer	Stunden (oft 0,1h-Taktung)
Stundensatz	Welcher Satz

Dokumentation

Für den Nachweis:

Projektname – Eindeutig identifizierbar
Leistungsphase – LP X nach HOAI
Tätigkeitsbeschreibung – Was wurde gemacht
Zeitraum – Von-bis oder Dauer
Unterschrift – Bei Bedarf

Arbeitszeit Angestellte

Doppelte Erfassung

Wie bei Anwälten:

Erfassung	Zweck
Projektzeit	Für Abrechnung/Nachkalkulation
Arbeitszeit	Für ArbZG-Compliance
Summe	Sollte übereinstimmen

Besonderheiten

Was beachten:

ArbZG gilt – Max. 10h/Tag
Baustelle – Wegezeit = Arbeitszeit
Überstunden – Dokumentieren
Projektüberschreitung – ArbZG geht vor
Freiberufler – Andere Regeln

Nicht-abrechenbare Zeit

Was dazugehört

Typisch im Büro:

Kategorie	Beispiele
Akquise	Angebote schreiben
Büro-Intern	Meetings, Admin
Weiterbildung	Schulungen
Wettbewerbe	Wenn nicht vergütet

Erfassen und auswerten

Wie handhaben:

Als Kategorie erfassen – "Intern", "Akquise"
Quote ermitteln – Wie viel Prozent nicht-produktiv
In Stundensatz einrechnen – Overhead berücksichtigen
Optimieren – Quote senken
Realistisch bleiben – 100% abrechenbar unrealistisch

Häufige Fragen

Nicht zwingend, da das HOAI-Honorar nach Prozentsätzen berechnet wird, nicht nach Stunden. Aber: Für die Nachkalkulation ist es sehr sinnvoll. So sehen Sie, ob die HOAI-Anteile dem tatsächlichen Aufwand entsprechen – wichtig für künftige Projekte und Verhandlungen.

Bei Stundenhonorar: detailliert genug, dass der Kunde versteht, wofür er zahlt. Bei interner Nachkalkulation: so detailliert wie für die Analyse nötig. In der Praxis: Standardisierte Tätigkeitskategorien (Entwurf, Abstimmung, Baustelle) plus kurze Beschreibung reichen oft.

Für angestellte Mitarbeiter: Ja, Wegezeit zwischen Büro und Baustelle (oder zwischen Baustellen) ist Arbeitszeit nach ArbZG. Für die Abrechnung an den Kunden: Das hängt von der Vereinbarung ab – manche rechnen Fahrtzeit voll ab, manche reduziert, manche gar nicht.

Wettbewerbe sind oft nicht vergütet oder nur bei Gewinn. Die Zeit sollte trotzdem erfasst werden – als 'Akquise' oder 'Nicht-abrechenbar'. So wissen Sie, wie viel Sie in Wettbewerbe investieren. Für die Kalkulation: Diese Zeit muss über die regulären Projekte refinanziert werden.

Für ArbZG: nicht verpflichtet (keine Arbeitnehmer). Für Nachkalkulation: unbedingt empfohlen. Nur so wissen Sie, was ein Projekt wirklich kostet – auch Ihre eigene Zeit hat einen Wert. Für Projektcontrolling und Stundensatz-Kalkulation sind die Inhaberstunden wichtig.

Fazit

Architekten und Ingenieurbüros brauchen projektbezogene Zeiterfassung – für Stundenhonorar-Abrechnung, Nachkalkulation und künftige Angebote. Die Erfassung nach Leistungsphasen zeigt, wo der tatsächliche Aufwand liegt. Angestellte Mitarbeiter müssen zusätzlich ArbZG-konform erfassen. Nicht-abrechenbare Zeit gehört dazu und muss in den Stundensatz einkalkuliert werden. Gute Zeiterfassung ist die Grundlage für wirtschaftlich erfolgreiche Projekte.

Zeiterfassung für Architekten und Ingenieurbüros