Zeiterfassung in Kita und Kindergarten

Frühschicht, Spätschicht, Vor- und Nachbereitungszeit – Kitas haben besondere Arbeitszeitmuster. Die Zeiterfassung muss pädagogische Arbeit abbilden.

Das Wichtigste in Kürze

Betreuungszeiten bestimmen Personalplanung
Vor- und Nachbereitungszeit ist Arbeitszeit
Dokumentationszeit für Entwicklungsberichte
Schichtmodelle für Öffnungszeiten
Tarifliche Regelungen beachten (TVöD SuE)

Besonderheiten der Kita

Typische Merkmale

Was die Branche kennzeichnet:

Merkmal	Auswirkung
Feste Öffnungszeiten	7:00-17:00 typisch
Kind-Betreuer-Schlüssel	Mindestbesetzung Pflicht
Pädagogische Arbeit	Nicht nur Betreuung
Vor-/Nachbereitung	Außerhalb Betreuungszeit
Elternarbeit	Gespräche, Dokumentation

Arbeitszeiten in der Kita

Typische Modelle:

Öffnungszeiten – 7:00-17:00 (10h)
Frühschicht – 7:00-15:00
Spätschicht – 9:00-17:00
Kernzeit – 9:00-15:00 (alle da)
Vor-/Nachbereitung – Außerhalb Öffnungszeit

Kita-Zeiterfassung

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Bestandteile der Arbeitszeit

Betreuungszeit

Zeit mit Kindern:

Element	Beschreibung
Gruppenarbeit	Direkte Betreuung
Freispiel	Aufsicht und Begleitung
Aktivitäten	Basteln, Singen, Bewegung
Mahlzeiten	Begleitung Frühstück, Mittagessen
Ruhezeit	Aufsicht während Mittagsschlaf

Mittelbare pädagogische Arbeit

Ohne Kinder:

Vorbereitung – Aktivitäten planen
Materialien bereitstellen
Räume vorbereiten
Nachbereitung – Aufräumen
Reflexion
Dokumentation
Elternarbeit – Entwicklungsgespräche
Elternabende
Team – Teamsitzungen
Fallbesprechungen

Tarifliche Regelung (TVöD SuE)

Was der Tarifvertrag sagt:

Element	Regelung
Vor-/Nachbereitung	Anteilig geregelt
Pauschale	Oft 20-25% der Arbeitszeit
Teamsitzungen	Extra oder inklusive
Fortbildung	Arbeitszeit

Alle Zeitarten erfassen

MyTimeTracker unterscheidet zwischen direkter und mittelbarer pädagogischer Arbeit.

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Personalplanung

Betreuungsschlüssel

Gesetzliche Vorgaben:

Alter	Schlüssel (Beispiel)
Krippe (0-3 Jahre)	1:3 bis 1:5
Kindergarten (3-6)	1:8 bis 1:12
Je nach Bundesland	Unterschiedlich

Mindestbesetzung

Immer gewährleisten:

Kernzeit – Volle Besetzung
Randzeiten – Reduziert, aber ausreichend
Krankheitsvertretung – Puffer einplanen
Aufsichtspflicht – Niemals unter Minimum

Schichtmodelle

Für lange Öffnungszeiten:

Modell	Zeiten
Früh	6:45-14:45
Mittel	8:00-16:00
Spät	9:15-17:15
Teilzeit	Individuell

Besondere Situationen

Teamtage

Planung und Vorbereitung:

Element	Regelung
Schließtage	Für Teamarbeit
Konzeptionstage	Arbeitszeit
Fortbildung	Arbeitszeit
Kinder frei	Kita geschlossen

Elternabende

Abendtermine:

Arbeitszeit – Ja, zählt
Überstunden – Ausgleich nötig
Freizeitausgleich – Zeitnah
Teilnahme – Oft Pflicht

Ausflüge und Feste

Besondere Anlässe:

Anlass	Arbeitszeit
Ausflug	Volle Zeit
Sommerfest	Oft Überstunden
Laternenumzug	Arbeitszeit
Übernachtung	Nach Vereinbarung

Pausenregelung

Herausforderung

Pausen in der Kita:

Problem	Beschreibung
Aufsichtspflicht	Kinder nie allein
Pausenraum	Oft nicht ideal
Staffelung	Nacheinander Pause
Rufbereitschaft	Keine echte Pause

Lösung

Wie umsetzen:

Staffelung – Nacheinander, nicht gleichzeitig
Vertretung – Kollege übernimmt Gruppe
Mittagsschlaf – Nur Monitoring, keine echte Pause
Außer Haus – Muss möglich sein

Dokumentation

Was erfassen

Arbeitszeiten dokumentieren:

Zeitart	Erfassung
Betreuungszeit	Beginn, Ende
Vorbereitung	Separat buchbar
Teamsitzung	Als Kategorie
Elterngespräch	Einzeln dokumentieren

Entwicklungsberichte

Auch Arbeitszeit:

Element	Regelung
Dokumentation	Ist Arbeitszeit
Portfolio	Arbeitszeit
Berichte	Arbeitszeit
Zeiteinteilung	Während Vor-/Nachbereitung

Häufige Fragen

Ja, mittelbare pädagogische Arbeit (Vor- und Nachbereitung, Dokumentation, Elternarbeit) ist vollwertige Arbeitszeit. Im TVöD SuE ist ein Anteil dafür vorgesehen. Diese Zeit darf nicht nur nebenbei anfallen, sondern muss eingeplant werden.

Elternabende sind Arbeitszeit und müssen erfasst werden. Da sie außerhalb der regulären Arbeitszeit liegen, entstehen Überstunden. Diese sind durch Freizeitausgleich auszugleichen – idealerweise zeitnah.

Nur wenn Sie nicht für die Aufsicht zuständig sind. Wenn Sie Kinder beaufsichtigen müssen (auch nur passiv), ist das keine Pause im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Eine echte Pause bedeutet: Sie können den Arbeitsplatz verlassen und sind nicht erreichbar.

Die Zeiterfassung dokumentiert die Anwesenheit. Der Personalschlüssel ist davon unabhängig einzuhalten. Die Kombination zeigt: Wann war genug Personal für den Schlüssel da? Das ist wichtig für Aufsichtspflicht und Nachweise gegenüber Behörden.

Für den Personalschlüssel nur eingeschränkt – das regeln die Länder unterschiedlich. Für die Zeiterfassung gilt: Azubis erfassen ihre Arbeitszeit genauso wie Fachkräfte. Aber sie ersetzen nicht vollwertig eine Fachkraft.

Fazit

Zeiterfassung in der Kita muss mehr abbilden als nur Anwesenheit: direkte Betreuungszeit, mittelbare pädagogische Arbeit, Elternarbeit und Teamsitzungen. Der Personalschlüssel gibt den Rahmen vor, die Zeiterfassung dokumentiert die Erfüllung. Mit klaren Kategorien und transparenten Regeln wird die Erfassung zum Qualitätsnachweis für gute pädagogische Arbeit.

Zeiterfassung in Kita und Kindergarten