Dienstplanung in Pflege und Krankenhaus
24/7-Versorgung, Qualifikationsanforderungen, gesetzliche Vorgaben und Personalmangel – Dienstplanung im Gesundheitswesen ist eine der komplexesten Planungsaufgaben überhaupt.
Das Wichtigste in Kürze
- Rund-um-die-Uhr-Betrieb erfordert Schichtarbeit
- Strenge Qualifikations- und Besetzungsvorgaben
- Arbeitszeitgesetz und Tarifverträge beachten
- Personalmangel erschwert die Planung
- Ausfallmanagement kritisch wichtig
Besonderheiten der Branche
Grundlegende Anforderungen
Was Pflege/Klinik kennzeichnet:
| Merkmal | Auswirkung auf Planung |
|---|---|
| 24/7-Betrieb | 3 oder mehr Schichten |
| Patientensicherheit | Mindestbesetzung zwingend |
| Qualifikationen | Fachkräftequote einhalten |
| Kurzfristige Ausfälle | Häufig, müssen aufgefangen werden |
| Teilzeitquote | Hoch, viele Köpfe nötig |
Schichtmodelle
Typische Strukturen:
- Frühdienst – 6:00-14:00 oder 6:30-14:30
- Spätdienst – 14:00-22:00
- Nachtdienst – 22:00-6:00
- Zwischendienste – 10:00-18:00 (für Stoßzeiten)
- Geteilte Dienste – Morgens und abends (kritisch!)
Besetzungsvorgaben
Was vorgeschrieben ist:
| Bereich | Vorgabe |
|---|---|
| Intensivstation | 1:2 oder 1:3 (Pflegekraft:Patient) |
| Normalstation | Ca. 1:10 (variiert) |
| Nachtwache | Mindest-Besetzung definiert |
| Fachkraftquote | 50% examinierte Pflegekräfte |
Pflegedienstplanung
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Rechtliche Rahmenbedingungen
Arbeitszeitgesetz
Grenzen beachten:
| Regel | Vorschrift |
|---|---|
| Tägliche Höchstarbeitszeit | 10 Stunden |
| Durchschnitt | 8 Stunden über 6 Monate |
| Ruhezeit | 11 Stunden zwischen Schichten |
| Nachtarbeit | Besondere Schutzvorschriften |
| Pausen | 30/45 Minuten |
Tarifverträge
Zusätzliche Regelungen:
- Wechselschichtzulage
- Nachtarbeitszuschläge
- Sonn-/Feiertagszuschläge
- Bereitschaftsdienst-Regelungen
- Freizeitausgleich für Nachtarbeit
Arbeitsstättenverordnung
Für Nachtarbeit:
| Anforderung | Beschreibung |
|---|---|
| Pausenräume | Müssen vorhanden sein |
| Ruheräume | Für längere Pausen |
| Beleuchtung | Ausreichend |
| Arbeitsmedizin | Regelmäßige Untersuchungen |
Herausforderungen
Personalmangel
Das Kernproblem:
| Auswirkung | Beschreibung |
|---|---|
| Unterbesetzung | Nicht alle Dienste besetzbar |
| Überstunden | Viele, oft unfreiwillig |
| Einspringen | Häufige Anfragen |
| Belastung | Überlastung der Belegschaft |
| Fluktuation | Verschärft das Problem |
Ausfallmanagement
Wenn jemand fehlt:
- Krankmeldung eingeht
- Plan prüfen: Unterbesetzung?
- Intern: Wer kann einspringen? – Frei -> Arbeit (Mehrarbeit)
- Tausch mit Kollegen
- Springer-Pool
- Extern: Leiharbeiter?
- Notfall: Dienst reduzieren – Nur wenn sicher möglich
Work-Life-Balance
Schwierige Vereinbarkeit:
| Problem | Beschreibung |
|---|---|
| Wochenend-/Feiertagsarbeit | Regelmäßig |
| Wechselnde Zeiten | Biologisch belastend |
| Kurzfristiges Einspringen | Planungsunsicherheit |
| Kinderbetreuung | Schwer organisierbar |
Faire Dienstplanung
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Best Practices
Rahmendienstpläne
Struktur schaffen:
| Element | Nutzen |
|---|---|
| Feste Schichtfolgen | Planbarkeit für Mitarbeiter |
| Rotationsprinzip | Faire Verteilung |
| Freie Wochenenden | Regelmäßig garantiert |
| Vorlaufzeit | Mindestens 4 Wochen |
Wunschplanung
Mitarbeiterwünsche einbeziehen:
- Wünsche sammeln – Digital oder Papier
- Priorisieren – Wichtig (Familie, Arzt)
- Weniger wichtig (Präferenz)
- Bei Planung berücksichtigen – So viele wie möglich erfüllen
- Kommunizieren – Was geht, was nicht
- Nachvollziehbar – Warum nicht erfüllt
Fairness sicherstellen
Gleichbehandlung:
| Maßnahme | Umsetzung |
|---|---|
| Rotation | Alle arbeiten alle Schichten |
| Zählung | Wochenend-/Feiertagsdienste zählen |
| Ausgleich | Über Zeiträume ausgleichen |
| Transparenz | Dienstplan für alle einsehbar |
Digitale Hilfsmittel
Was Software leisten kann
Unterstützung:
| Funktion | Nutzen |
|---|---|
| Regelprüfung | Automatisch Verstöße erkennen |
| Bedarfsberechnung | Besetzung planen |
| Wunscherfassung | Digital sammeln |
| Verfügbarkeit | Im Blick behalten |
| Kommunikation | Schnell informieren |
Tauschen und Einspringen
Digital organisieren:
- Anfrage stellen – "Wer übernimmt meinen Dienst?"
- Benachrichtigung – An verfügbare Kollegen
- Angebot – "Ich übernehme"
- Genehmigung – Leitung bestätigt
- Automatische Planänderung – Alles dokumentiert
Mobile Nutzung
Für unterwegs:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Plan einsehen | Jederzeit aktuell |
| Wünsche eingeben | Von zu Hause |
| Tausch anbieten | Per App |
| Benachrichtigung | Push bei Änderungen |
Ausfallmanagement
Prävention
Ausfälle reduzieren:
| Maßnahme | Wirkung |
|---|---|
| Gesundheitsförderung | Weniger Krankheit |
| Faire Belastung | Weniger Burnout |
| Gutes Klima | Weniger Fluktuation |
| Springer-Pool | Puffer vorhanden |
Reaktion
Bei Ausfall:
- Meldung – So früh wie möglich
- Analyse – Kritisch oder nicht?
- Ersatz finden – Springer
- Freiwillige Mehrarbeit
- Leiharbeiter
- Dokumentation – Für Planung
- Nachbereitung – Häufung analysieren
Springer-Pool
Flexibilität aufbauen:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Dedizierte Springer | Flexible Mitarbeiter |
| Qualifikation | Breit einsetzbar |
| Vergütung | Attraktiv (Flexibilitätszulage) |
| Einsatzregeln | Wie und wann |
Häufige Fragen
Gesetzlich nicht geregelt, aber tarifvertraglich oft 4 Wochen. Gute Praxis sind 4-6 Wochen. Je früher der Plan steht, desto besser können Mitarbeiter ihr Privatleben planen und desto weniger kurzfristige Änderungen sind nötig.
Im geplanten Frei grundsätzlich nicht ohne Ihr Einverständnis. Allerdings: Arbeitsvertragliche Regelungen können Bereitschaft zum Einspringen verlangen. Und in Notsituationen kann eine Pflicht bestehen. Pauschale Aussagen sind schwierig.
Das ArbZG begrenzt nicht die Anzahl, aber: 11 Stunden Ruhezeit müssen eingehalten werden. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können weitere Grenzen setzen. Arbeitsmedizinisch werden max. 4-5 Nächte am Stück empfohlen.
Ja, die Fachkraftquote ist gesetzlich vorgeschrieben. In der stationären Pflege müssen mindestens 50% der Pflegekräfte examinierte Fachkräfte sein. Die Heimaufsicht kontrolliert dies.
Das ist ein strukturelles Problem, das eskaliert werden muss. Dokumentieren Sie Überlastung, melden Sie der Leitung, beteiligen Sie den Betriebsrat/Personalrat. Bei Gefährdung der Patientensicherheit kann auch die Heimaufsicht eingeschaltet werden.
Fazit
Dienstplanung in Pflege und Krankenhaus ist eine der anspruchsvollsten Planungsaufgaben. 24/7-Betrieb, strenge Vorgaben und chronischer Personalmangel machen sie zum täglichen Balanceakt. Digitale Tools können unterstützen, faire Prozesse die Belastung erträglicher machen. Aber letztlich braucht es ausreichend Personal – und das ist eine Aufgabe für Politik und Gesellschaft.
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