Zeiterfassung in der ambulanten Pflege

Zeiterfassung in der ambulanten Pflege

Die ambulante Pflege stellt besondere Anforderungen an die Zeiterfassung: Mobile Einsätze, wechselnde Patienten und strenge Dokumentationspflichten. Dieser Guide zeigt, wie Sie diese Herausforderungen meistern.

Das Wichtigste in Kürze

• Mobile Zeiterfassung ist für ambulante Pflegedienste unverzichtbar
• Fahrtzeiten zwischen Patienten zählen in der Regel zur Arbeitszeit
• Pflegedokumentation und Zeiterfassung können integriert werden
• Mindestlohn-Dokumentationspflichten gelten auch in der Pflege
• GPS-basierte Systeme unterstützen bei Nachweis und Abrechnung

Besonderheiten der Zeiterfassung in der Pflege

Herausforderungen im Pflegealltag

Die ambulante Pflege hat spezifische Anforderungen:

Gesetzliche Anforderungen

In der Pflege gelten mehrere Regelwerke:

Arbeitszeitgesetz:

• Höchstarbeitszeiten
• Pausenregelungen
• Ruhezeiten (mindestens 11 Stunden)
• Besonderheiten bei Bereitschaftsdienst

Mindestlohngesetz:

• Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer
• Innerhalb von 7 Tagen nach Erbringung
• Aufbewahrung 2 Jahre
• Pflege gehört zu den betroffenen Branchen

Pflegedokumentation:

• Leistungsnachweis pro Patient
• Unterschrift des Patienten
• Basis für Abrechnung mit Kassen

Arbeitszeit in der ambulanten Pflege

Was zählt zur Arbeitszeit?

Eindeutig Arbeitszeit:

• Pflege beim Patienten
• Dokumentation
• Übergaben und Besprechungen
• Schulungen und Fortbildungen

In der Regel Arbeitszeit:

• Fahrtzeit zwischen Patienten
• Fahrt zum ersten Patienten (bei Touren ab Zentrale)
• Fahrt vom letzten Patienten zur Zentrale
• Wartezeiten beim Patienten

Keine Arbeitszeit:

• Fahrt von Wohnung zum ersten Patienten (wenn Tour dort beginnt)
• Fahrt vom letzten Patienten nach Hause
• Unbezahlte Pausen

Fahrtzeiten richtig erfassen

Die Erfassung von Fahrtzeiten ist zentral:

Empfohlene Praxis:

• Tourstart beim ersten Patienten erfassen
• Fahrtzeit zwischen Patienten automatisch berechnen
• Tourende beim letzten Patienten erfassen
• Getrennte Erfassung für Analyse möglich

Beispiel einer Tour:

Mobile Zeiterfassung für Pflegedienste

Anforderungen an das System

Eine Zeiterfassung für die Pflege muss bieten:

Grundfunktionen:

• Mobile App für Smartphones
• Offline-Fähigkeit (schlechtes Netz)
• Einfache Bedienung (mit Handschuhen)
• Schnelle Erfassung (Zeitdruck)

Erweiterte Funktionen:

• Patientenzuordnung
• Tourenplanung-Integration
• GPS-Standort (optional)
• Leistungserfassung

GPS-basierte Erfassung

GPS bietet Vorteile und erfordert Sorgfalt:

Vorteile:

• Nachweis des Einsatzortes
• Automatische Fahrzeitberechnung
• Basis für Tourenoptimierung
• Dokumentation für Kostenträger

Datenschutz beachten:

• Einwilligung der Mitarbeiter erforderlich
• Nur für dienstliche Zwecke nutzen
• Betriebsvereinbarung empfohlen
• Keine permanente Überwachung

Integration mit Pflegesoftware

Vorteile der Integration:

• Keine doppelte Erfassung
• Leistung und Zeit konsistent
• Abrechnung mit Kassen vorbereitet
• Dokumentation aus einem System

Mögliche Schnittstellen:

• Pflegedokumentation
• Tourenplanung
• Abrechnung
• Lohnbuchhaltung

Tourenplanung und Zeiterfassung

Verbindung von Planung und Erfassung

Tourplanung und Zeiterfassung sollten zusammenwirken:

Planungsebene:

• Patienten mit Zeiten planen
• Fahrtzeiten kalkulieren
• Qualifikationen berücksichtigen
• Auslastung optimieren

Erfassungsebene:

• Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit
• Abweichungen dokumentieren
• Mehraufwand erfassen
• Basis für zukünftige Planung

Optimierung der Touren

Durch Zeiterfassungsdaten verbessern:

• Realistische Zeitansätze pro Leistung
• Optimale Reihenfolge der Patienten
• Vermeidung von Überstunden
• Faire Verteilung der Arbeitsbelastung

Personalstruktur in der Pflege

Verschiedene Beschäftigungsformen

Pflegedienste haben oft gemischte Teams:

Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst

In der Pflege häufig:

Rufbereitschaft:

• Mitarbeiter zu Hause erreichbar
• Nur Einsatzzeiten sind Arbeitszeit
• Telefonate als Arbeitszeit
• Angemessene Vergütung

Bereitschaftsdienst:

• Im Betrieb oder in der Nähe
• Gesamte Zeit als Arbeitszeit
• Auch ohne Einsatz

Rechtliche Besonderheiten

Mindestlohn in der Pflege

Für die Pflegebranche gelten Pflege-Mindestlöhne:

• Höher als allgemeiner Mindestlohn
• Differenziert nach Qualifikation
• Dokumentationspflichten gelten

Nachtarbeit in der Pflege

Häufig in der ambulanten Pflege:

• Nachteinsätze bei Patienten
• 24-Stunden-Betreuung
• Nachtarbeitszuschläge prüfen
• Arbeitsmedizinische Vorsorge

Sonntagsarbeit

In der Pflege grundsätzlich erlaubt:

• Ersatzruhetag erforderlich
• Mindestens 15 freie Sonntage/Jahr
• Zuschläge nach Tarifvertrag

Praktische Umsetzung

Empfohlener Workflow

Tagesbeginn:

1. App öffnen
2. Tour für heute sehen
3. Beim ersten Patienten einstempeln

Bei jedem Patienten:

1. Ankunft erfassen (automatisch per GPS oder manuell)
2. Pflege durchführen und dokumentieren
3. Abfahrt erfassen
4. Leistung bestätigen

Tagesende:

1. Beim letzten Patienten ausstempeln
2. Gesamtzeit prüfen
3. Eventuell Korrekturen einreichen

Tipps für die Einführung

Für das Management:

• Pilotphase mit motivierten Mitarbeitern
• Schulung vor Ort
• Feedback einholen
• Prozesse anpassen

Für Mitarbeiter:

• Einfache Bedienung zeigen
• Vorteile erklären (transparente Zeiten)
• Unterstützung bei Problemen
• Keine Überwachungsangst schüren

Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der Pflege

Fazit

Zeiterfassung in der ambulanten Pflege erfordert mobile, flexible Lösungen, die den Pflegealltag nicht belasten. Mit dem richtigen System erfüllen Sie alle Dokumentationspflichten, gewinnen Transparenz über Arbeitszeiten und können Touren optimieren.