Zeiterfassung in der Anwaltskanzlei

Zeiterfassung in der Anwaltskanzlei

Für Anwälte ist Zeiterfassung nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern Abrechnungsgrundlage. Jede Minute zählt – für die Mandantenabrechnung und für die Kanzleisteuerung. Wie erfassen Juristen ihre Zeit effizient?

Das Wichtigste in Kürze

• Zeiterfassung ist Basis für Honorarabrechnung (Stundenhonorar)
• Mandantenbezogene Erfassung unterscheidet sich von reiner Arbeitszeiterfassung
• Auch bei RVG-Abrechnung: Zeiterfassung für Rentabilitätskontrolle sinnvoll
• Mobile Erfassung wichtig (Gerichtstermine, Mandantenbesuche)
• Datenschutz und Mandantengeheimnis beachten

Zwei Arten der Zeiterfassung

Arbeitszeiterfassung (gesetzlich)

Zweck:

• Nachweis der Arbeitszeit
• Einhaltung Arbeitszeitgesetz
• Überstundendokumentation

Gilt für:

• Angestellte Anwälte
• Kanzleipersonal
• Referendare

Leistungszeiterfassung (betriebswirtschaftlich)

Zweck:

• Mandantenabrechnung
• Rentabilitätskontrolle
• Kanzleisteuerung

Gilt für:

• Alle Berufsträger (auch Partner)
• Für jeden Mandanten/jede Akte

Mandantenbezogene Zeiterfassung

Warum wichtig?

Bei Stundenhonorar:

• Direkte Abrechnungsgrundlage
• Jede Einheit (meist 6 Minuten) zählt

Bei Pauschal-/RVG-Honorar:

• Rentabilitätskontrolle
• Kalkulation künftiger Mandate
• Kapazitätsplanung

Was erfassen?

Pro Tätigkeit:

• Mandant/Akte
• Tätigkeitsart (Schriftsatz, Telefonat, Besprechung)
• Dauer
• Kurzbeschreibung
• Bearbeiter

Granularität

Typisch:

• 6-Minuten-Einheiten (1/10 Stunde)
• Oder 15-Minuten-Einheiten
• Minutengenau ist selten

Erfassungsmethoden

Während der Arbeit

Timer-Funktion:

• Start bei Arbeitsbeginn an der Akte
• Stop bei Unterbrechung
• Automatische Zeitberechnung

Vorteile:

• Genau
• Keine vergessenen Zeiten
• Unterbrechungen erfasst

Nachträglich

Tagesbericht:

• Am Ende des Tages erfassen
• Aus Erinnerung und Notizen
• Rückwirkende Schätzung

Nachteile:

• Ungenauer
• Zeiten werden vergessen
• Tendenz zur Unterschätzung

Empfehlung

Hybrid: Timer für längere Tätigkeiten, Nacherfassung für Kurztätigkeiten am selben Tag.

Abrechnung nach Stundenhonorar

Honorarvereinbarung

§ 3a RVG: Höhere Vergütung als RVG nur bei schriftlicher Vereinbarung.

Typisch:

• Stundensätze je nach Qualifikation
• Partner: 350-600+ €/Stunde
• Associates: 200-350 €/Stunde
• Paralegals: 80-150 €/Stunde

Von der Zeiterfassung zur Rechnung

Ablauf:

1. Zeiten erfassen
2. Zeiten prüfen und freigeben
3. Nicht abrechenbare Zeiten markieren
4. Rechnung generieren
5. Leistungsverzeichnis beifügen

Nicht abrechenbare Zeiten

Typisch:

• Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Interne Besprechungen
• Eigene Fehlerkorrektur
• Akquise

Kennzeichnung wichtig: Für Rentabilitätsauswertung trotzdem erfassen, aber als nicht abrechenbar markieren.

RVG-Abrechnung und Zeiterfassung

Warum trotzdem erfassen?

Auch bei RVG-Gebühren:

• Rentabilität prüfen (lohnt sich das Mandat?)
• Rahmengebühren begründen (§ 14 RVG)
• Kanzleisteuerung

Rahmengebühren

§ 14 RVG: Bei Rahmengebühren ist der Aufwand ein Faktor.

Zeiterfassung hilft:

• Aufwand dokumentieren
• Höhere Gebühr begründen
• Bei Streit nachweisen

Mobile Zeiterfassung

Außerhalb der Kanzlei

Typische Situationen:

• Gerichtstermine
• Mandantenbesprechungen
• Ortsbesichtigungen
• Reisezeit

App-Funktionen

Nützlich:

• Timer für Termine
• Offline-Erfassung
• Sprachnotizen
• Akten-/Mandantenauswahl

Reisezeit

Abrechenbar?

• Je nach Vereinbarung
• Oft: Volle Zeit oder Hälfte
• Oder: Pauschale

Erfassen: Getrennt von Arbeitszeit am Mandanten.

Kanzleisoftware und Zeiterfassung

Integrierte Lösungen

Kanzleisoftware bietet meist:

• Akten- und Mandantenverwaltung
• Integrierte Zeiterfassung
• Rechnungsstellung
• Buchhaltung

Spezialisierte Zeiterfassung

Wann sinnvoll:

• Kleine Kanzlei ohne große Software
• Ergänzung zu Aktenmanagement
• Mobile Erfassung als Add-on

Schnittstellen

Wichtig:

• Export für Rechnungsstellung
• Mandantenabgleich
• Projektcontrolling

Auswertungen

Rentabilitätsanalyse

Pro Mandant:

• Erfasste Stunden
• Abgerechnete Stunden
• Umsatz
• Effektiver Stundensatz

Erkenntnis: Welche Mandate lohnen sich? Welche nicht?

Auslastung

Pro Bearbeiter:

• Gesamtstunden
• Abrechenbare Quote
• Auslastungsgrad

Zielwert: 60-70% abrechenbare Zeit gilt als gut.

Tätigkeitsanalyse

Was wird gemacht?

• Schriftsätze: X Stunden
• Telefonate: Y Stunden
• Besprechungen: Z Stunden

Für: Prozessoptimierung, Delegation.

Datenschutz und Mandantengeheimnis

Besondere Sensibilität

Anwaltsgeheimnis:

• Mandantendaten sind besonders geschützt
• § 203 StGB

Zeiterfassungsdaten

Zu schützen:

• Mandantenname
• Art der Tätigkeit
• Akteninhalt

Maßnahmen

Empfohlen:

• Verschlüsselung
• Zugangsbeschränkung
• Server in Deutschland
• Auftragsverarbeitung prüfen

Angestellte Anwälte

Arbeitszeiterfassung

Pflicht: Auch für angestellte Anwälte gilt die Zeiterfassungspflicht.

Zwei Erfassungen?

Oft:

• Arbeitszeiterfassung (wann gearbeitet)
• Leistungszeiterfassung (woran gearbeitet)

Idealerweise: Ein System, das beides kann.

Überstunden

Thema in Kanzleien:

• Lange Arbeitszeiten üblich
• Dokumentation wichtig
• Vergütung oder Ausgleich regeln

Häufige Fragen zur Zeiterfassung in Kanzleien

Fazit

Zeiterfassung in der Anwaltskanzlei dient zwei Zwecken: Der gesetzlichen Dokumentationspflicht und der Mandantenabrechnung. Für Stundenhonorarmandate ist sie unverzichtbar, für RVG-Mandate empfehlenswert. Moderne Kanzleisoftware oder spezialisierte Zeiterfassungstools ermöglichen mandantenbezogene Erfassung, mobile Nutzung und aussagekräftige Auswertungen. Der Aufwand lohnt sich: Bessere Abrechnungen, transparente Rentabilität und rechtssichere Dokumentation.