Zeiterfassung in der Eventagentur
Events planen, aufbauen, durchführen – und alle Zeiten dokumentieren.
Das Wichtigste in Kürze
- Projektbezogene Erfassung für Kalkulation
- Unterschiedliche Phasen: Planung, Aufbau, Event, Abbau
- Mobile Erfassung am Veranstaltungsort
- Überstunden und Nachtarbeit bei Events
- Basis für Nachkalkulation und Kundenabrechnung
Besonderheiten der Branche
Typische Arbeitsweise
Was Eventagenturen ausmacht:
| Merkmal | Bedeutung für Zeiterfassung |
|---|---|
| Projektbasiert | Zuordnung zu Events |
| Phasen unterschiedlich | Planung vs. Durchführung |
| Unregelmäßig | Stoßzeiten bei Events |
| Vor Ort | Mobile Erfassung nötig |
| Lange Tage | ArbZG beachten |
Herausforderungen
Spezifische Schwierigkeiten:
- Unvorhersehbar – Events laufen anders als geplant
- Lange Tage – Aufbau + Event + Abbau
- Wechselnde Orte – Jeden Event woanders
- Viele Beteiligte – Fest + Freelancer
- Stress am Event-Tag – Keine Zeit zum Buchen
Events im Griff
MyTimeTracker erfasst Projektzeiten auch mobil und offline.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Zeitkategorien
Phasen eines Events
Was erfassen:
| Phase | Typische Tätigkeiten |
|---|---|
| Konzeption | Planung, Briefing |
| Vorbereitung | Organisation, Buchungen |
| Aufbau | Technik, Dekoration |
| Durchführung | Event selbst |
| Abbau | Rückbau, Reinigung |
| Nachbereitung | Auswertung, Abrechnung |
Kategorisierung
Struktur:
- Event (Projekt) – Name, Kunde, Datum
- Phase – Konzept, Aufbau, Event, Abbau
- Tätigkeit – Was konkret gemacht
- Rolle – Projektleitung, Technik, Service
- Abrechenbar – Ja/Nein/Pauschal
Mobile Erfassung
Am Veranstaltungsort
Was wichtig ist:
| Feature | Nutzen |
|---|---|
| Offline-Modus | Ohne Netz erfassen |
| GPS | Standort dokumentieren |
| Schnelle Buchung | Im Stress nutzen |
| Projektwechsel | Zwischen Events wechseln |
| Notizen | Besonderheiten festhalten |
Praktische Tipps
Im Eventbetrieb:
- Timer starten – Bei Ankunft
- Pauschale Aufbauzeit – Wenn genau nicht möglich
- Wechsel dokumentieren – Bei mehreren Events
- Nach Event buchen – Wenn während nicht möglich
- Rückfahrt – Als Arbeitszeit
Mobil erfassen
MyTimeTracker-App für stressfreie Eventerfassung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Freelancer und Externe
Zusammenarbeit
Verschiedene Beteiligte:
| Gruppe | Erfassung |
|---|---|
| Festangestellte | Intern |
| Freelancer | Eigene Rechnung |
| Aushilfen | Intern oder extern |
| Dienstleister | Rechnung |
Projektbezogene Auswertung
Alle Zeiten zusammenführen:
- Interne Mitarbeiter – Aus Zeiterfassung
- Freelancer – Aus Rechnungen/Nachweisen
- Dienstleister – Aus Angeboten/Rechnungen
- Summe – Gesamtaufwand
- Nachkalkulation – Vs. Kalkulation
Arbeitsrecht beachten
Lange Event-Tage
Was gilt:
| Regelung | Grenze |
|---|---|
| Tägliche Arbeitszeit | Max. 10h |
| Wöchentlich | Durchschnitt 48h |
| Ruhezeit | Min. 11h |
| Nachtarbeit | Zuschlag |
Praktische Handhabung
Wie umgehen:
- Planung – Schichten einteilen
- Rotation – Nicht alle alles
- Pausen – Auch bei Events
- Ausgleich – Freie Tage danach
- Dokumentation – Für Nachweis
Abrechnung
Kundenabrechnung
Modelle:
| Modell | Beschreibung |
|---|---|
| Pauschal | Festpreis pro Event |
| Nach Aufwand | Stundensätze |
| Kombiniert | Pauschal + Extra |
| Projektphasen | Je Phase anders |
Nachkalkulation
Was auswerten:
- Geplante Stunden – Aus Kalkulation
- Tatsächliche Stunden – Aus Zeiterfassung
- Abweichung – Mehr/weniger als geplant
- Ursache – Warum Abweichung
- Learnings – Für nächste Kalkulation
Häufige Fragen
Pragmatisch: Start bei Ankunft, Ende bei Abreise erfassen. Details (Pausen, Tätigkeiten) können nach dem Event ergänzt werden. Eine gut konfigurierte App mit Timer macht das Starten/Stoppen in Sekunden möglich.
Grundsätzlich nicht – das ArbZG gilt auch für Events. Planen Sie daher mit Ablösungen oder teilen Sie auf (Aufbau-Team, Event-Team, Abbau-Team). Längere Tage erfordern tarifvertragliche Regelung und zeitnahen Ausgleich.
Freelancer erfassen ihre Zeit selbst und rechnen per Rechnung ab. Für Ihre Projektkalkulation: Übernehmen Sie die Stunden aus der Rechnung in Ihr Projektcontrolling. So haben Sie den Gesamtaufwand im Blick.
Ja, Fahrt vom Büro/zu Hause zum Event ist Arbeitszeit, da es ein wechselnder Arbeitsort ist. Dokumentieren Sie Abfahrt und Ankunft. Die Rückfahrt ist ebenfalls Arbeitszeit. Bei sehr weiter Anreise: Übernachtung prüfen.
Nutzen Sie historische Daten: Wie lange haben ähnliche Events wirklich gedauert? Planen Sie Puffer für Unvorhergesehenes. Unterscheiden Sie Aufbau, Event und Abbau in der Kalkulation. Führen Sie konsequent Nachkalkulation durch.
Fazit
Zeiterfassung in der Eventagentur erfordert Flexibilität: Mobile Erfassung für wechselnde Orte, Projektstruktur für verschiedene Events, pragmatische Lösungen für stressige Event-Tage. Das ArbZG gilt auch bei Events – planen Sie mit Schichten und Ausgleich. Die Daten sind Gold wert für realistische Kalkulationen. Unterscheiden Sie zwischen abrechenbarer und interner Zeit, führen Sie Nachkalkulationen durch, und lernen Sie aus jedem Event für das nächste.
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