Zeiterfassung in der Eventagentur

Zeiterfassung in der Eventagentur

Events planen, aufbauen, durchführen – und alle Zeiten dokumentieren.

Das Wichtigste in Kürze

• Projektbezogene Erfassung für Kalkulation
• Unterschiedliche Phasen: Planung, Aufbau, Event, Abbau
• Mobile Erfassung am Veranstaltungsort
• Überstunden und Nachtarbeit bei Events
• Basis für Nachkalkulation und Kundenabrechnung

Besonderheiten der Branche

Typische Arbeitsweise

Was Eventagenturen ausmacht:

Herausforderungen

Spezifische Schwierigkeiten:

• Unvorhersehbar – Events laufen anders als geplant
• Lange Tage – Aufbau + Event + Abbau
• Wechselnde Orte – Jeden Event woanders
• Viele Beteiligte – Fest + Freelancer
• Stress am Event-Tag – Keine Zeit zum Buchen

Zeitkategorien

Phasen eines Events

Was erfassen:

Kategorisierung

Struktur:

• Event (Projekt) – Name, Kunde, Datum
• Phase – Konzept, Aufbau, Event, Abbau
• Tätigkeit – Was konkret gemacht
• Rolle – Projektleitung, Technik, Service
• Abrechenbar – Ja/Nein/Pauschal

Mobile Erfassung

Am Veranstaltungsort

Was wichtig ist:

Praktische Tipps

Im Eventbetrieb:

• Timer starten – Bei Ankunft
• Pauschale Aufbauzeit – Wenn genau nicht möglich
• Wechsel dokumentieren – Bei mehreren Events
• Nach Event buchen – Wenn während nicht möglich
• Rückfahrt – Als Arbeitszeit

Freelancer und Externe

Zusammenarbeit

Verschiedene Beteiligte:

Projektbezogene Auswertung

Alle Zeiten zusammenführen:

• Interne Mitarbeiter – Aus Zeiterfassung
• Freelancer – Aus Rechnungen/Nachweisen
• Dienstleister – Aus Angeboten/Rechnungen
• Summe – Gesamtaufwand
• Nachkalkulation – Vs. Kalkulation

Arbeitsrecht beachten

Lange Event-Tage

Was gilt:

Praktische Handhabung

Wie umgehen:

• Planung – Schichten einteilen
• Rotation – Nicht alle alles
• Pausen – Auch bei Events
• Ausgleich – Freie Tage danach
• Dokumentation – Für Nachweis

Abrechnung

Kundenabrechnung

Modelle:

Nachkalkulation

Was auswerten:

• Geplante Stunden – Aus Kalkulation
• Tatsächliche Stunden – Aus Zeiterfassung
• Abweichung – Mehr/weniger als geplant
• Ursache – Warum Abweichung
• Learnings – Für nächste Kalkulation

Häufige Fragen

Fazit

Zeiterfassung in der Eventagentur erfordert Flexibilität: Mobile Erfassung für wechselnde Orte, Projektstruktur für verschiedene Events, pragmatische Lösungen für stressige Event-Tage. Das ArbZG gilt auch bei Events – planen Sie mit Schichten und Ausgleich. Die Daten sind Gold wert für realistische Kalkulationen. Unterscheiden Sie zwischen abrechenbarer und interner Zeit, führen Sie Nachkalkulationen durch, und lernen Sie aus jedem Event für das nächste.