Kurzarbeit und Zeiterfassung: Was gilt?

Kurzarbeit und Zeiterfassung: Was gilt?

Bei Kurzarbeit ist eine exakte Zeiterfassung besonders wichtig – für das Kurzarbeitergeld von der Agentur für Arbeit. Welche Dokumentationspflichten gibt es, und wie setzt man sie in der Praxis um?

Das Wichtigste in Kürze

• Bei Kurzarbeit ist lückenlose Zeiterfassung Pflicht
• Soll- und Ist-Arbeitszeit müssen dokumentiert werden
• Die Differenz ist Basis für das Kurzarbeitergeld (KuG)
• Agentur für Arbeit kann Nachweise prüfen
• Fehlerhafte Dokumentation kann zur Rückforderung führen

Grundlagen der Kurzarbeit

Was ist Kurzarbeit?

Definition: Vorübergehende Verringerung der Arbeitszeit bei entsprechender Reduzierung des Arbeitsentgelts.

Voraussetzungen:

• Erheblicher Arbeitsausfall
• Wirtschaftliche Gründe oder unabwendbares Ereignis
• Unvermeidbarkeit
• Anzeige bei der Agentur für Arbeit

Kurzarbeitergeld

Leistung der Arbeitsagentur:

• Ausgleich für entgangenes Entgelt
• Ca. 60% des ausgefallenen Nettoentgelts
• 67% bei mindestens einem Kind

Berechnung:

Soll-Entgelt - Ist-Entgelt = Entgeltausfall
KuG = Entgeltausfall × 60% (bzw. 67%)

Warum ist Zeiterfassung bei Kurzarbeit wichtig?

Für das Kurzarbeitergeld

Die Agentur für Arbeit zahlt KuG basierend auf:

• Soll-Arbeitszeit (normale Arbeitszeit)
• Ist-Arbeitszeit (tatsächlich gearbeitete Zeit)
• Differenz = Arbeitsausfall

Ohne korrekte Zeiterfassung:

• Kein Nachweis des Arbeitsausfalls
• Keine oder fehlerhafte KuG-Zahlung
• Rückforderungsrisiko

Für die Prüfung

Agentur für Arbeit prüft:

• Stichprobenartig oder anlassbezogen
• Arbeitszeitnachweise
• Übereinstimmung mit Anträgen
• Bis zu 4 Jahre rückwirkend

Dokumentationspflichten

Was muss erfasst werden?

Für jeden Mitarbeiter in Kurzarbeit:

Soll-Arbeitszeit

Definition: Die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit vor Einführung der Kurzarbeit.

Zu dokumentieren:

• Vertragliche Wochenarbeitszeit
• Tägliche Sollstunden
• Bei Teilzeit: Anteilig

Ist-Arbeitszeit

Definition: Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit während der Kurzarbeit.

Zu dokumentieren:

• Beginn und Ende der Arbeit
• Pausen
• Tatsächlich gearbeitete Stunden

Arbeitsausfall

Berechnung:

Soll-Zeit - Ist-Zeit = Arbeitsausfall durch Kurzarbeit

Beispiel:

• Soll: 8 Stunden
• Ist: 5 Stunden
• Ausfall: 3 Stunden

Besondere Situationen

Urlaub während Kurzarbeit

Urlaubstage:

• Zählen als Soll-Arbeitszeit
• Kein Kurzarbeitergeld für Urlaubstage
• Urlaub muss separat dokumentiert werden

In der Zeiterfassung:

• Abwesenheitsgrund „Urlaub"
• Keine Kurzarbeit an diesem Tag

Krankheit während Kurzarbeit

Wenn der Mitarbeiter krank wird:

• Soll-Zeit nach Kurzarbeit (reduziert)
• Entgeltfortzahlung auf Kurzarbeitsniveau
• Kein KuG, sondern Lohnfortzahlung

In der Zeiterfassung:

• Abwesenheitsgrund „Krankheit"
• Krankheitstage gesondert dokumentieren

Feiertage

An Feiertagen:

• Entgeltfortzahlung nach Feiertagsgesetz
• Auf Basis der Kurzarbeitszeit
• Kein zusätzliches KuG

Überstunden während Kurzarbeit

Grundsätzlich:

• Während Kurzarbeit sollte es keine Überstunden geben
• Widerspricht dem Prinzip des Arbeitsausfalls
• Kann KuG-Anspruch gefährden

Wenn unvermeidbar:

• Genau dokumentieren
• Reduzieren den Arbeitsausfall
• Entsprechend weniger KuG

Zeiterfassungssystem einrichten

Anforderungen

Das System muss können:

• Soll-Zeit pro Mitarbeiter hinterlegen
• Ist-Zeit erfassen
• Differenz berechnen
• Abwesenheiten separat führen
• Berichte für die Agentur erstellen

Praktische Umsetzung

Schritt 1: Stammdaten anpassen

• Soll-Arbeitszeit pro Mitarbeiter
• Beginn der Kurzarbeit
• Prozentuale Reduzierung (wenn einheitlich)

Schritt 2: Tägliche Erfassung

• Mitarbeiter stempeln normal
• System erkennt Kurzarbeit
• Differenz wird berechnet

Schritt 3: Monatliche Auswertung

• Summe Soll-Stunden
• Summe Ist-Stunden
• Summe Ausfallstunden
• Aufschlüsselung nach Gründen

Checkliste Zeiterfassung Kurzarbeit

Täglich: ☐ Arbeitsbeginn erfasst ☐ Arbeitsende erfasst ☐ Pausen dokumentiert

Bei Abwesenheit: ☐ Urlaub korrekt erfasst ☐ Krankheit separat dokumentiert ☐ Feiertage berücksichtigt

Monatlich: ☐ Soll-/Ist-Vergleich erstellt ☐ Ausfallstunden summiert ☐ Daten für KuG-Antrag vorbereitet

KuG-Antrag und Abrechnung

Monatliche Abrechnung

Arbeitgeber berechnet:

1. Soll-Entgelt (ohne Kurzarbeit)
2. Ist-Entgelt (mit Kurzarbeit)
3. Differenz
4. KuG (60/67% der Differenz)

Erforderliche Unterlagen

Für die Agentur für Arbeit:

• Abrechnungsliste
• Arbeitszeitnachweise
• Entgeltnachweise
• Nachweis der Soll-Arbeitszeit

Prüfung durch die Agentur

Die Agentur prüft:

• Übereinstimmung Antrag/Nachweis
• Plausibilität der Arbeitszeiten
• Korrekte Berechnung
• Einhaltung der Voraussetzungen

Fehler und Konsequenzen

Häufige Fehler

Bei der Zeiterfassung:

• Lückenhafte Dokumentation
• Falsche Soll-Zeiten
• Überstunden nicht erfasst
• Urlaub/Krankheit nicht getrennt

Bei der Abrechnung:

• Falscher Entgeltausfall berechnet
• Zu viel KuG beantragt
• Fehlende Unterlagen

Konsequenzen

Bei Fehlern:

• Rückforderung des KuG
• Zinsen
• Bußgeld bei Vorsatz
• Strafverfahren bei Betrug

Verjährung und Prüffristen

Prüfungszeitraum:

• Bis zu 4 Jahre nach Bezug
• Bei Verdacht auf Betrug: länger

Sonderfälle

Kurzarbeit Null

Kompletter Arbeitsausfall:

• Soll-Zeit: z.B. 8 Stunden
• Ist-Zeit: 0 Stunden
• Ausfall: 100%

Zeiterfassung:

• Trotzdem dokumentieren
• „Kurzarbeit Null" als Abwesenheit
• Soll-Arbeitszeit bleibt erhalten

Variable Kurzarbeit

Unterschiedliche Reduzierung:

• Mal 50%, mal 25% Kurzarbeit
• Tageweise unterschiedlich

Zeiterfassung:

• Tägliche Ist-Erfassung besonders wichtig
• Soll-Zeit bleibt konstant
• Differenz variiert täglich

Kurzarbeit in einzelnen Abteilungen

Nicht alle Mitarbeiter in Kurzarbeit:

• Separate Erfassung pro Abteilung
• Klare Zuordnung wer betroffen ist
• Unterschiedliche Berichte

Praktische Tipps

Für Arbeitgeber

Vorbereitung:

1. Zeiterfassungssystem auf Kurzarbeit vorbereiten
2. Mitarbeiter informieren
3. Verantwortlichen benennen
4. Prüfprozess etablieren

Laufende Kontrolle:

1. Wöchentliche Plausibilitätsprüfung
2. Monatliche Abrechnung zeitnah
3. Unterlagen aufbewahren
4. Änderungen dokumentieren

Für Mitarbeiter

Ihre Pflichten:

• Arbeitszeit korrekt erfassen
• Abwesenheiten melden
• Bei Unklarheiten nachfragen
• Nachweise aufbewahren

Häufige Fragen zur Kurzarbeit-Zeiterfassung

Fazit

Bei Kurzarbeit ist die Zeiterfassung doppelt wichtig: Sie dokumentiert den Arbeitsausfall für das Kurzarbeitergeld und weist die tatsächlich geleistete Arbeit nach. Lückenlose, taggenaue Erfassung schützt vor Rückforderungen und erleichtert die Abrechnung. Investieren Sie in ein System, das Kurzarbeit abbilden kann.