Außendienst Zeiterfassung: Reisezeit richtig erfassen

Außendienst Zeiterfassung: Reisezeit richtig erfassen

Außendienstmitarbeiter stehen vor besonderen Herausforderungen bei der Zeiterfassung: Wechselnde Einsatzorte, Fahrten zu Kunden und unregelmäßige Arbeitszeiten erschweren die korrekte Dokumentation. Hinzu kommt die rechtlich komplexe Frage, welche Reisezeiten als Arbeitszeit gelten.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Fahrt vom Wohnort zum ersten Kunden ist in der Regel Arbeitszeit
• Fahrten zwischen Kunden während des Arbeitstages sind immer Arbeitszeit
• Die Rückfahrt vom letzten Kunden nach Hause ist ebenfalls Arbeitszeit
• Mobile Zeiterfassungs-Apps eignen sich besonders für den Außendienst
• GPS-gestützte Erfassung ist unter Datenschutz-Auflagen zulässig

Rechtliche Grundlagen der Reisezeit im Außendienst

Wegezeit vs. Arbeitszeit

Die Abgrenzung zwischen privater Wegezeit und vergütungspflichtiger Arbeitszeit ist im Außendienst anders als bei Büroarbeit:

BAG-Rechtsprechung zu Reisezeiten

Das Bundesarbeitsgericht hat in mehreren Urteilen klargestellt: Fahrten zu wechselnden Einsatzorten sind keine privaten Wegezeiten, sondern Arbeitszeit. Die Dienstreise als Arbeitszeit unterscheidet sich von der normalen Wegezeit.

Entscheidend ist: Der Außendienstmitarbeiter kann seinen Arbeitsort nicht frei wählen. Er muss dorthin fahren, wo der Arbeitgeber ihn einteilt.

Besonderheiten der Außendienst-Zeiterfassung

Wechselnde Arbeitsorte dokumentieren

Außendienstmitarbeiter müssen nicht nur die Arbeitszeit, sondern auch die Arbeitsorte dokumentieren. Die Zeiterfassung sollte erfassen:

• Startzeit und Startort
• Ankunftszeit bei jedem Kunden
• Dauer des Kundentermins
• Abfahrtszeit vom Kunden
• Ende des Arbeitstages

Diese Dokumentation dient als Nachweis für die korrekte Berechnung von Reisekosten und Arbeitszeit.

Pausenregelung im Außendienst

Die Pausenregelungen des Arbeitszeitgesetzes gelten auch im Außendienst:

• Bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit: mindestens 30 Minuten Pause
• Bei mehr als neun Stunden: mindestens 45 Minuten Pause

Die Pause muss tatsächlich unterbrechungsfrei sein. Eine Fahrt zwischen zwei Kunden ist keine Pause, auch wenn keine aktive Arbeit geleistet wird.

Ruhezeiten einhalten

Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen. Bei langen Außendiensteinsätzen mit späten Rückfahrten ist darauf zu achten, dass der nächste Arbeitstag nicht zu früh beginnt.

Die Zeiterfassung sollte auf drohende Verstöße hinweisen.

Mobile Zeiterfassung im Außendienst

App-basierte Lösungen

Zeiterfassungs-Apps sind für den Außendienst ideal. Sie ermöglichen:

• Erfassung von überall per Smartphone
• Dokumentation von Kundenbesuchen
• Automatische Berechnung von Fahrzeiten
• Fotodokumentation von Einsätzen
• Offline-Funktionalität bei schlechter Netzabdeckung

GPS-gestützte Zeiterfassung

Die GPS-gestützte Zeiterfassung bietet zusätzliche Vorteile:

• Automatische Standorterfassung bei Check-in/Check-out
• Nachvollziehbare Routendokumentation
• Plausibilitätsprüfung der erfassten Zeiten
• Automatische Kilometerberechnung

Die Nutzung von GPS-Daten ist datenschutzrechtlich nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig und erfordert die Zustimmung des Betriebsrats und der Mitarbeiter.

Datenschutz bei mobiler Erfassung

DSGVO-Anforderungen

Die DSGVO-Anforderungen an die Zeiterfassung gelten auch für mobile Lösungen. Besondere Relevanz haben:

• Datenminimierung: Nur erforderliche Daten erfassen
• Zweckbindung: GPS-Daten nur für Zeiterfassung nutzen
• Transparenz: Mitarbeiter über Datenverarbeitung informieren
• Speicherbegrenzung: Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen

Betriebsvereinbarung für GPS-Tracking

Bei Nutzung von GPS-Daten empfiehlt sich eine Betriebsvereinbarung, die regelt:

• Zweck der GPS-Erfassung
• Umfang der erfassten Daten
• Speicherdauer
• Zugriffsberechtigung
• Keine Überwachung außerhalb der Arbeitszeit

Vergütung von Reisezeiten

Arbeitsvertragliche Regelungen

Die Vergütung von Reisezeiten im Außendienst richtet sich nach dem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag. Möglich sind:

• Volle Vergütung wie reguläre Arbeitszeit
• Reduzierte Vergütung für Reisezeit
• Pauschale Vergütung für Reisezeiten
• Einrechnung in Arbeitszeitmodelle

Wichtig: Die Erfassung als Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ist unabhängig von der Vergütungsfrage. Auch unvergütete Reisezeit zählt zur Höchstarbeitszeit.

Überstunden bei Reisezeiten

Führen Reisezeiten dazu, dass die reguläre Arbeitszeit überschritten wird, entstehen Überstunden. Die Zeiterfassung muss diese korrekt ausweisen.

Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter mit 8-Stunden-Tag arbeitet 6 Stunden beim Kunden und fährt 4 Stunden. Die Gesamtarbeitszeit beträgt 10 Stunden – zwei Stunden davon sind Überstunden.

Branchenspezifische Anforderungen

Handwerk und Montage

Im Handwerk sind Außendiensteinsätze auf Baustellen üblich. Die Zeiterfassung muss hier auch:

• Baustellennummern dokumentieren
• Materialeinsatz zuordnen können
• Für die Kalkulation nutzbar sein

Vertrieb und Kundenbetreuung

Im Vertrieb sind Kundenbesuche das Kerngeschäft. Die Zeiterfassung sollte:

• CRM-Integration ermöglichen
• Besuchsberichte verknüpfen können
• Auswertungen nach Kunden ermöglichen

Technischer Service

Im technischen Service kommen zusätzliche Anforderungen hinzu:

• Störungsmeldungen mit Zeiterfassung verknüpfen
• Reaktionszeiten dokumentieren
• Servicelevel-Nachweise erstellen

Organisation der Außendienst-Zeiterfassung

Tägliche Erfassung

Außendienstmitarbeiter sollten ihre Zeiten täglich erfassen, nicht rückwirkend am Wochenende. Die tägliche Erfassung ist:

• Genauer
• Weniger fehleranfällig
• Gesetzlich vorgeschrieben

Prüfung durch Vorgesetzte

Die Zeiterfassung im Außendienst sollte regelmäßig geprüft werden:

• Plausibilitätskontrolle der Fahrzeiten
• Abgleich mit Terminkalendern
• Stichprobenartige Überprüfung

Automatische Berechnungen

Moderne Zeiterfassungssysteme berechnen automatisch:

• Gesamtarbeitszeit pro Tag/Woche/Monat
• Überstunden
• Pausenzeiten
• Kilometerleistung (bei GPS)

Häufige Fragen

Fazit

Die Zeiterfassung im Außendienst erfordert mobile Lösungen und ein klares Verständnis davon, welche Zeiten als Arbeitszeit gelten. Reisezeiten zu wechselnden Einsatzorten sind grundsätzlich Arbeitszeit und müssen entsprechend dokumentiert werden. Mit einer geeigneten App-Lösung und klaren Prozessen lässt sich die Zeiterfassung auch bei mobiler Tätigkeit rechtssicher und praktikabel gestalten.