Zeiterfassung Außendienst: GPS und mobile Erfassung

Außendienstmitarbeiter sind selten im Büro – aber ihre Arbeitszeit muss trotzdem erfasst werden. Mobile Lösungen mit GPS bieten Chancen, aber auch Grenzen. Was ist sinnvoll, was ist erlaubt?

Das Wichtigste in Kürze

Außendienst braucht mobile Zeiterfassung (Smartphone-App)
GPS kann Standort bei Buchung dokumentieren
Dauerüberwachung per GPS ist nicht zulässig
Reisezeiten sind oft Arbeitszeit und müssen erfasst werden
Offline-Fähigkeit der App ist wichtig

Typische Außendienstsituationen

Vertriebsaußendienst

Tätigkeiten:

Kundenbesuche
Präsentationen vor Ort
Akquise-Termine
Messen und Veranstaltungen

Zeiterfassungsbedarf:

Start beim Verlassen der Wohnung oder im Büro?
Kundenbesuche dokumentieren
Fahrtzeiten erfassen

Technischer Service

Tätigkeiten:

Installationen beim Kunden
Wartung und Reparatur
Störungsbehebung
Inbetriebnahmen

Zeiterfassungsbedarf:

Einsatzzeiten pro Kunde
Anfahrtszeiten
Materialzeiten

Montageteams

Tätigkeiten:

Montage beim Kunden
Baustellen-Einsätze
Projektarbeit vor Ort

Zeiterfassungsbedarf:

Projektzuordnung
Standortdokumentation
Team-Erfassung

Pflegedienst

Tätigkeiten:

Hausbesuche bei Patienten
Pflegeleistungen
Dokumentation

Zeiterfassungsbedarf:

Besuchszeiten pro Patient
Fahrtzeiten zwischen Terminen
Leistungsdokumentation

Mobile Zeiterfassung per App

Grundfunktionen

Unverzichtbar:

Kommen/Gehen buchen
Projektzuordnung
GPS-Standort bei Buchung
Offline-Fähigkeit

Hilfreich:

Kundenzuordnung
Tätigkeitsbeschreibung
Fotodokumentation
Speseneingabe

Bedienung

Einfachheit zählt:

Wenige Klicks bis zur Buchung
Große Buttons für Unterwegs-Nutzung
Automatische Vorschläge
Schnellzugriff auf häufige Projekte

Akku-Verbrauch

Problem: GPS verbraucht Akku – bei Dauerbetrieb schnell leer.

Lösung:

GPS nur bei Buchung aktivieren
Keine Dauerortung
Energiesparmodus der App

GPS in der Zeiterfassung

Was ist möglich?

Standort bei Buchung:

GPS-Koordinaten beim Stempeln erfassen
Adresse des Kundenbesuchs dokumentieren
Plausibilitätsprüfung (war Mitarbeiter wirklich dort?)

Fahrtenerfassung:

Automatische Erkennung von Fahrten
Kilometerberechnung
Unterscheidung Arbeitsfahrt/Privatfahrt

Was ist nicht zulässig?

Dauerüberwachung:

Permanentes Tracking verboten
Bewegungsprofile erstellen verboten
Überwachung in Pausenzeiten verboten

Ohne Wissen des Mitarbeiters:

Heimliche Ortung verboten
Transparenz erforderlich
Information Pflicht

Hinweis

GPS-Ortung zur Zeiterfassung ist grundsätzlich möglich, aber nur punktuell (bei Buchungen). Eine Dauerüberwachung des Mitarbeiters ist nicht zulässig – auch nicht mit Einwilligung.

Rechtliche Einordnung

DSGVO-Anforderungen:

Rechtsgrundlage erforderlich (Arbeitsvertrag oder Einwilligung)
Zweckbindung (nur für Zeiterfassung)
Datensparsamkeit (nur notwendige Daten)
Transparenz (Mitarbeiter informieren)

Mitbestimmung:

Betriebsrat hat Mitbestimmungsrecht
Betriebsvereinbarung empfohlen

Reisezeiten erfassen

Was ist Arbeitszeit?

Grundsätzlich Arbeitszeit:

Fahrt vom Kunden zum Kunden
Fahrt vom Büro zum Kunden
Wartezeiten beim Kunden

Umstritten:

Fahrt von Wohnung zum ersten Kunden
Fahrt vom letzten Kunden nach Hause

Nicht Arbeitszeit:

Normale Pendelzeit zur Arbeitsstätte

Praktische Regelung

Typische Varianten:

Erste/letzte Fahrt wie normaler Arbeitsweg behandeln
Alle Fahrten als Arbeitszeit
Fahrtzeit ab Überschreiten des normalen Arbeitswegs

Arbeitsvertragliche Regelung: Klare Vereinbarung empfohlen.

Automatische Fahrterkennung

So funktioniert es:

App erkennt Bewegung (GPS + Beschleunigungssensor)
Unterscheidet Fahrt/Aufenthalt
Ordnet Strecken zu

Vorteile:

Weniger manuelle Eingaben
Genauere Dokumentation
Spesenabrechnung vereinfacht

Kundenbesuche dokumentieren

Warum wichtig?

Vorteile:

Nachweis gegenüber Kunden
Projektabrechnung
Tourenplanung
Vertriebsauswertung

Was dokumentieren?

Minimum:

Kunde/Projekt
Ankunft und Abfahrt
Tätigkeitsart

Erweitert:

Ansprechpartner
Gesprächsnotizen
Ergebnisse
Folgeaktivitäten

Integration mit CRM

Möglichkeiten:

Zeiterfassung → CRM-Eintrag
Kundendaten aus CRM
Kontakthistorie
Automatische Berichte

Offline-Fähigkeit

Warum unverzichtbar?

Typische Situationen ohne Netz:

Industriegebiete
Keller und Tiefgaragen
Ländliche Gebiete
Ausland (Roaming)

So funktioniert es

Lokale Speicherung:

Buchung wird lokal gespeichert
GPS-Koordinaten werden erfasst (wenn verfügbar)
Bei Verbindung: Synchronisation
Konfliktauflösung bei Problemen

Was prüfen?

Vor der App-Auswahl:

Funktioniert Stempeln offline?
Werden GPS-Daten offline erfasst?
Wie lange ohne Verbindung möglich?
Wie werden Konflikte gelöst?

Spesen und Fahrtkosten

Kombination mit Zeiterfassung

Sinnvolle Integration:

Fahrstrecken aus GPS
Kilometergeld automatisch berechnen
Verpflegungspauschalen nach Abwesenheit
Belege fotografieren

Automatische Berechnung

Daten aus Zeiterfassung:

Abwesenheitsdauer (für Verpflegungspauschale)
Gefahrene Kilometer (für Fahrtkosten)
Einsatzort (Inland/Ausland)

Vertrauen und Kontrolle

Balance finden

Zu viel Kontrolle:

Demotiviert Mitarbeiter
Wirkt wie Misstrauen
Akzeptanzprobleme

Zu wenig Kontrolle:

Keine verlässlichen Daten
Missbrauchsmöglichkeiten
Unfaire Behandlung

Kommunikation

Wichtig:

Zweck der Erfassung erklären
Vorteile für Mitarbeiter betonen
Keine Überwachung, sondern Dokumentation
Transparenz über Auswertungen

Stichprobenkontrollen

Sinnvoll:

Gelegentliche Plausibilitätsprüfung
Nicht als permanente Überwachung
Bei Auffälligkeiten Gespräch suchen

Tipp

Zeiterfassung im Außendienst funktioniert am besten, wenn Mitarbeiter den Nutzen sehen: Nachweis ihrer Leistung, korrekte Reisekostenabrechnung, keine Diskussionen über Arbeitszeiten.

Technische Umsetzung

Smartphone-Anforderungen

Minimum:

GPS-fähig
Offline-Speicher
Aktuelles Betriebssystem
Ausreichend Akku

Diensthandy vs. privat:

Aspekt	Diensthandy	Privates Handy
Kosten	Arbeitgeber	Bring Your Own Device
Einheitlichkeit	Ja	Nein
Datenschutz	Einfacher	Komplexer
Akzeptanz	Gut	Manchmal Widerstand

App-Auswahl

Kriterien:

iOS und Android
Offline-Fähigkeit
GPS-Integration
Datenschutzkonformität
Benutzerfreundlichkeit
Support auf Deutsch

Einrichtung

Schritte:

App auf Smartphones installieren
Benutzerkonten einrichten
Projekte/Kunden anlegen
Mitarbeiter schulen
Testphase durchführen

Häufige Fragen zur Außendienst-Zeiterfassung

Eine punktuelle Erfassung des Standorts beim Stempeln ist grundsätzlich zulässig, wenn Sie informiert wurden und es eine Rechtsgrundlage gibt. Eine Dauerüberwachung (permanentes Tracking) ist hingegen nicht zulässig – auch nicht mit Ihrer Einwilligung.

Fahrten zwischen Kunden oder vom Büro zum Kunden sind Arbeitszeit. Die Fahrt von der Wohnung zum ersten Kunden kann wie der normale Arbeitsweg behandelt werden – oder als Arbeitszeit gelten. Das sollte im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt sein.

Gute Zeiterfassungs-Apps arbeiten offline: Die Buchung wird lokal gespeichert und bei Wiederherstellung der Verbindung synchronisiert. Prüfen Sie vor der Auswahl, ob die App diese Funktion bietet – für den Außendienst ist sie unverzichtbar.

Nein, der Arbeitgeber kann Sie nicht zwingen, Ihr privates Smartphone zu nutzen. Er muss entweder ein Dienstgerät stellen oder eine alternative Erfassungsmethode anbieten. Bei Nutzung des Privatgeräts sollte eine klare Regelung zu Datenschutz und ggf. Kostenerstattung getroffen werden.

Fazit

Zeiterfassung im Außendienst gelingt am besten mit mobilen Apps, die GPS-Standorte bei Buchungen erfassen und offline funktionieren. Die Erfassung muss transparent sein – Mitarbeiter müssen wissen, welche Daten erhoben werden. Dauerüberwachung ist nicht zulässig. Reisezeiten gehören oft zur Arbeitszeit und sollten klar geregelt sein. Mit der richtigen Lösung profitieren alle: Mitarbeiter haben einen Nachweis ihrer Arbeit, Arbeitgeber verlässliche Daten für Abrechnung und Planung.

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