Zeiterfassung zum Jahresabschluss: Checkliste

Zeiterfassung zum Jahresabschluss: Checkliste

Jahresende bedeutet Aufräumen – auch in der Zeiterfassung. Diese Checkliste hilft, nichts zu vergessen und gut vorbereitet ins neue Jahr zu starten.

Das Wichtigste in Kürze

• Resturlaub prüfen und regeln
• Überstundenkonten abschließen
• Daten archivieren
• Neues Jahr vorbereiten
• Frühzeitig beginnen (Oktober/November)

Vor dem Jahreswechsel

Zeitplan

Wann was erledigen:

Übersicht verschaffen

Was zu prüfen ist:

• Urlaubskonten – Resturlaub pro Mitarbeiter
• Verfallende Tage
• Arbeitszeitkonten – Plus-Stunden
• Minus-Stunden
• Offene Buchungen – Ungeklärte Einträge
• Genehmigungen – Offene Freigaben

Urlaubskonten abschließen

Resturlaub ermitteln

Pro Mitarbeiter prüfen:

Urlaubsverfall beachten

Gesetzliche Regelung:

• Grundsatz – Urlaub bis 31.03. des Folgejahres
• Voraussetzung – AG muss auf Verfall hinweisen
• Praxis – Mitarbeiter auffordern
• Sonderregelung – Krankheit, Mutterschutz etc.

Übertrag regeln

Möglichkeiten:

Arbeitszeitkonten abschließen

Plus-Stunden

Überstunden behandeln:

Minus-Stunden

Negative Salden:

• Ausgleich möglich – Bis Jahresende aufholen
• Übertrag – Ins neue Jahr mitnehmen
• Verrechnung – Mit Gehalt (vorsichtig!)
• Klärung – Ursache prüfen

Kappungsgrenzen

Wenn maximale Übertragung begrenzt:

Daten aufräumen

Offene Buchungen

Klären vor Jahresende:

Stammdaten prüfen

Aktualisieren:

• Arbeitszeitmodelle – Änderungen zum 1.1.?
• Urlaubsansprüche – Neue Ansprüche eintragen
• Kostenstellen – Noch aktuell?
• Projekte – Abgeschlossene archivieren
• Mitarbeiterdaten – Ein-/Austritte

Archivierung

Was archivieren

Aufbewahrungspflichten:

Wie archivieren

Ordnungsgemäß:

• Revisionssicher – Unveränderbar speichern
• Zugreifbar – Bei Prüfung verfügbar
• Vollständig – Alle relevanten Daten
• Dokumentiert – Was wurde wann archiviert

Datenschutz

DSGVO beachten:

Neues Jahr vorbereiten

System konfigurieren

Zum 1.1. bereit:

Mitarbeiter informieren

Was kommunizieren:

• Übertragene Werte – Urlaub, Überstunden
• Neue Regelungen – Falls Änderungen
• Fristen – Übertragener Urlaub bis...
• Ansprechpartner – Bei Fragen

Berichte erstellen

Jahresabschluss-Dokumentation:

Checkliste Jahresabschluss

Oktober/November

Vorbereitung:

• Resturlaub-Übersicht erstellen
• Mitarbeiter informieren
• Überstundenkonten prüfen
• Regelungen klären (Übertrag, Verfall)

Dezember

Abschluss:

• [ ] Letzte Buchungen prüfen
• [ ] Offene Genehmigungen abarbeiten
• [ ] Fehler korrigieren
• [ ] Übertragswerte berechnen
• [ ] Feiertage neues Jahr eintragen
• [ ] Backup erstellen

Januar

Start ins neue Jahr:

• Übertragswerte eintragen
• Neue Urlaubsansprüche buchen
• Archivierung durchführen
• Mitarbeiter über neue Salden informieren
• System auf Funktion prüfen

Häufige Fragen

Fazit

Der Jahresabschluss in der Zeiterfassung ist planbar – wenn Sie rechtzeitig beginnen. Urlaubskonten, Überstunden, Archivierung und die Vorbereitung des neuen Jahres brauchen Zeit und Aufmerksamkeit. Mit einer strukturierten Checkliste und frühem Start vermeiden Sie Jahresend-Stress und starten sauber ins neue Jahr.