Zeiterfassung in Microsoft Teams integrieren
Microsoft Teams ist für viele Unternehmen die zentrale Kommunikationsplattform. Warum nicht auch die Zeiterfassung dort integrieren? Die Integration spart Zeit und erhöht die Akzeptanz.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeiterfassung direkt in Teams ohne App-Wechsel
- Verschiedene Integrations-Möglichkeiten
- Bots für Erinnerungen und Abfragen
- Tabs für vollständige Funktionalität
- Bessere Akzeptanz durch gewohnte Umgebung
Warum Teams-Integration?
Vorteile
Integration bringt:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Kein App-Wechsel | Stempeln ohne Teams zu verlassen |
| Höhere Akzeptanz | Gewohntes Tool nutzen |
| Erinnerungen | Benachrichtigungen in Teams |
| Übersicht | Arbeitszeit im Blick |
| Teamtransparenz | Wer ist da? |
Typische Nutzer
Für wen geeignet:
- Büroarbeiter – Teams täglich geöffnet
- Remote-Teams – Teams als Hauptkommunikation
- Projektteams – Projektzeiten tracken
- Unternehmen mit M365 – Microsoft-Ökosystem nutzen
Die Herausforderung ohne Integration
Ohne Integration:
- Ständiger App-Wechsel
- Vergessen zu stempeln
- Doppelte Logins
- Medienbrüche
- Weniger Akzeptanz
Einfache Zeiterfassung
MyTimeTracker funktioniert im Browser, als App und lässt sich mit Teams verknüpfen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Integrations-Möglichkeiten
Übersicht
Verschiedene Ansätze:
| Art | Beschreibung | Aufwand |
|---|---|---|
| Teams-App | Vollständige Anwendung in Teams | Gering |
| Bot | Chatbasierte Interaktion | Mittel |
| Tab | Webseite eingebettet | Gering |
| Connector | Benachrichtigungen | Gering |
| Power Automate | Automatisierung | Mittel |
Teams-App
Dedizierte Zeiterfassungs-App:
- Installation – Aus Teams App Store
- Funktionen – Ein-/Ausstempeln
- Pausen
- Projektzeit
- Übersicht
- Integration – Persönliche App
- Team-Tab
- Vorteile – Vollständige Funktionalität
- Native Bedienung
Bot-Integration
Zeiterfassung per Chat:
| Befehl | Funktion |
|---|---|
| @Zeit start | Einstempeln |
| @Zeit stop | Ausstempeln |
| @Zeit pause | Pause beginnen |
| @Zeit status | Aktuelle Zeit |
| @Zeit woche | Wochenübersicht |
Tab-Integration
Website in Teams einbetten:
- Kanal-Tab – Für ganzes Team sichtbar
- Projektzeit-Übersichten
- Persönlicher Tab – Nur für mich
- Eigene Zeiterfassung
- Meeting-Tab – In Besprechungen
- Projektzeiten erfassen
Connectors und Webhooks
Benachrichtigungen:
| Ereignis | Benachrichtigung |
|---|---|
| Nicht gestempelt | Erinnerung |
| Überstunden | Warnung |
| Urlaubsgenehmigung | Info |
| Monatsabschluss | Aufforderung |
Einrichtung
Teams-App installieren
Schritt für Schritt:
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1. App Store | Teams → Apps → Suchen |
| 2. Suchen | Name der Zeiterfassung |
| 3. Hinzufügen | "Hinzufügen" klicken |
| 4. Berechtigungen | Genehmigen |
| 5. Konfigurieren | Mit Account verbinden |
Tab hinzufügen
Website einbetten:
Tab-Einrichtung:
1. Kanal auswählen
2. "+" klicken (Tab hinzufügen)
3. "Website" wählen
4. URL der Zeiterfassung eingeben
5. Namen vergeben
6. Speichern
Bot konfigurieren
Bei verfügbarem Bot:
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| Bot hinzufügen | Aus App Store |
| Chat starten | Bot anschreiben |
| Verknüpfen | Mit Zeiterfassung verbinden |
| Befehle | Hilfe anzeigen lassen |
Web-basiert und flexibel
MyTimeTracker lässt sich als Tab in Teams einbetten – volle Funktionalität.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Power Automate nutzen
Automatisierungen
Mögliche Flows:
- Erinnerungen – Morgens: Hast du gestempelt?
- Abends: Vergiss nicht auszustempeln
- Auswertungen – Wöchentliche Zusammenfassung
- Monatsübersicht
- Genehmigungen – Urlaubsantrag in Teams
- Überstunden-Genehmigung
- Benachrichtigungen – Grenzwerte überschritten
- Fehlende Buchungen
Einfacher Erinnerungs-Flow
Beispiel:
| Trigger | Aktion |
|---|---|
| Jeden Tag 9:00 | Teams-Nachricht senden |
| Inhalt | "Guten Morgen! Vergiss nicht, dich einzustempeln." |
| Ziel | Persönlicher Chat oder Kanal |
Verbindung mit anderen M365-Diensten
Integration:
- Outlook-Kalender: Termine = Arbeitszeit?
- SharePoint: Zeitdaten speichern
- Excel Online: Auswertungen
- Planner: Projektzeiten
Datenschutz und Berechtigungen
App-Berechtigungen
Was Apps brauchen:
| Berechtigung | Wofür |
|---|---|
| Profil lesen | Name, E-Mail |
| Nachrichten senden | Erinnerungen |
| Tab einbetten | Webseite zeigen |
| Offline-Zugriff | Token speichern |
Datenschutz beachten
Wichtige Punkte:
- Anbieter – Wo sitzt der Anbieter?
- Wo liegen die Daten?
- AV-Vertrag vorhanden?
- Berechtigungen – Nur nötige anfordern
- Regelmäßig prüfen
- Admin – App-Genehmigung einholen
- Richtlinien beachten
- Mitarbeiter – Informieren
- Einwilligung wenn nötig
IT-Admin-Freigabe
Bei Unternehmens-Teams:
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| App-Richtlinien | Admin muss App erlauben |
| Zustimmung | Org-weite oder individuelle |
| Governance | Welche Apps sind erlaubt? |
| Audit | Nutzung nachvollziehen |
Best Practices
Für die Einführung
Tipps:
| Tipp | Beschreibung |
|---|---|
| Pilotgruppe | Erst mit kleinem Team testen |
| Schulung | Kurze Anleitung bereitstellen |
| Support-Kanal | Für Fragen |
| Feedback | Aktiv einholen |
Für die Nutzung
Im Alltag:
- Pin it – Zeiterfassung an Navigation anheften
- Benachrichtigungen – Sinnvoll konfigurieren
- Routine – In Tagesablauf integrieren
- Shortcuts – Bot-Befehle merken
Für Administratoren
Verwaltung:
- Regelmäßige Updates prüfen
- Berechtigungen auditieren
- Nutzungsstatistiken beobachten
- Feedback auswerten
Häufige Fragen
Die Zeiterfassungs-Integration erfasst nur, was Sie aktiv stempeln – nicht Ihren Teams-Status. Der Online-Status in Teams und Ihre Arbeitszeit sind getrennt. Allerdings kann der Admin Teams-Nutzungsdaten separat auswerten – das ist aber unabhängig von der Zeiterfassung.
In den meisten Unternehmen ja. Microsoft Teams hat App-Richtlinien, die festlegen, welche Apps Nutzer installieren dürfen. Bei strengen Richtlinien muss der Admin die Zeiterfassungs-App erst genehmigen.
In der Regel ja. Teams-Apps sind plattformübergreifend. Die Funktionalität kann aber variieren – manche Features gibt es nur am Desktop. Testen Sie vor dem Rollout auf allen genutzten Plattformen.
Das hängt von der Zeiterfassungs-App ab. Viele bieten Projektzeit-Erfassung an. Bei Tab-Integration haben Sie den vollen Funktionsumfang der Web-Anwendung. Bots sind oft auf einfaches Stempeln beschränkt.
Die Zeitdaten liegen beim Zeiterfassungs-Anbieter, nicht in Teams. Teams ist nur die Oberfläche. Ihre Daten bleiben erhalten, auch wenn Sie Teams nicht mehr nutzen. Sie können sie dann über die Web-Anwendung oder App abrufen.
Fazit
Die Integration von Zeiterfassung in Microsoft Teams macht das Stempeln zum natürlichen Teil des Arbeitsalltags. Ob als vollständige App, praktischer Bot oder eingebetteter Tab – wer Teams täglich nutzt, profitiert von der Integration. Achten Sie bei der Auswahl auf Datenschutz, einfache Bedienung und Unterstützung durch Ihren IT-Admin. Dann wird Zeiterfassung vom lästigen Zusatzschritt zur selbstverständlichen Routine.
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