Zeiterfassung automatisieren: Regeln und Workflows
Weniger manueller Aufwand, mehr Genauigkeit – durch Automatisierung.
Das Wichtigste in Kürze
- Automatisierung spart Zeit und reduziert Fehler
- Regelbasierte Buchungen für wiederkehrende Muster
- Workflows für Genehmigungen
- Integrationen für Datenfluss
- Balance zwischen Automatik und Kontrolle
Was automatisiert werden kann
Übersicht
Automatisierungsmöglichkeiten:
| Bereich | Beispiele |
|---|---|
| Erfassung | Auto-Stempel, Timer |
| Berechnung | Saldo, Zuschläge |
| Workflows | Genehmigungen |
| Benachrichtigung | Erinnerungen, Alerts |
| Export | Reports, Lohndaten |
Automatische Erfassung
Wie es funktioniert:
- Systembasiert – PC-Login = Arbeitsbeginn
- Geolokation – Ankunft am Arbeitsort
- Zeitplanbasiert – Feste Arbeitszeit annehmen
- Kalender – Aus Terminen ableiten
- Integration – Aus anderen Systemen übernehmen
Automatisierte Zeiterfassung
MyTimeTracker automatisiert Routineaufgaben und spart Zeit.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Regelbasierte Buchungen
Was sind Regeln
Definition:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Wenn-Dann | Bedingung → Aktion |
| Trigger | Was die Regel auslöst |
| Aktion | Was automatisch passiert |
| Ausnahmen | Wann nicht anwenden |
Beispiele
Typische Regeln:
- Pausenabzug – Ab 6h Arbeit: 30 Min abziehen
- Projektzuordnung – Montags: Projekt A als Default
- Feiertage – An Feiertagen: Arbeitszeit = 0
- Überstundenzuschlag – Über 8h: 25% Zuschlag
- Nachtarbeit – 22-6 Uhr: Nachtzuschlag
- Monatssaldo – Übertrag aus Vormonat
Konfiguration
Wie einrichten:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1 | Regel definieren |
| 2 | Bedingung festlegen |
| 3 | Aktion bestimmen |
| 4 | Ausnahmen definieren |
| 5 | Testen |
| 6 | Aktivieren |
Workflows
Genehmigungsworkflows
Automatische Weiterleitung:
| Workflow | Ablauf |
|---|---|
| Urlaubsantrag | Mitarbeiter → Vorgesetzter → HR |
| Korrektur | Mitarbeiter → Vorgesetzter |
| Überstunden | Automatisch → FK bei Überschreitung |
| Monatsabschluss | Mitarbeiter → FK → Export |
Eskalation
Wenn nichts passiert:
- Antrag gestellt – Sofort: Benachrichtigung an FK
- Nach 2 Tagen – Erinnerung an FK
- Nach 5 Tagen – Eskalation an nächste Ebene
- Nach 7 Tagen – HR einschalten
- Optional – Auto-Genehmigung nach X Tagen
Benachrichtigungen
Automatische Information:
| Trigger | Benachrichtigung |
|---|---|
| Antrag gestellt | FK informieren |
| Genehmigt | Mitarbeiter informieren |
| Abgelehnt | Mitarbeiter + Begründung |
| Überstundengrenze | FK warnen |
| Fehlende Buchung | Mitarbeiter erinnern |
Intelligente Workflows
MyTimeTracker automatisiert Genehmigungen und Benachrichtigungen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Berechnungen
Automatisch berechnet
Was das System rechnet:
| Berechnung | Formel/Regel |
|---|---|
| Arbeitszeit | Ende - Beginn - Pause |
| Saldo | Ist - Soll |
| Überstunden | Über Sollzeit |
| Zuschläge | Nach Uhrzeit/Tag |
| Urlaub | Genommen/Restanspruch |
Konfigurierbar
Was Sie einstellen:
- Sollzeit – Pro Tag, Woche, Monat
- Pausenregel – Wann abziehen, wie viel
- Zuschlagssätze – Nacht, Sonntag, Feiertag
- Rundung – Auf 15 Min, 5 Min, keine
- Übertrag – In nächsten Monat
- Kappung – Maximum Überstunden
Integrationen
Datenfluss
Mit anderen Systemen:
| System | Integration |
|---|---|
| Kalender | Termine → Arbeitszeit |
| Projektmanagement | Aufgaben → Zeitbuchung |
| Lohn | Export → Gehaltsabrechnung |
| ERP | Stammdaten, Kostenstellen |
| SSO | Login automatisch |
Automatischer Export
Reports und Daten:
- Monatlich – Lohndaten an Buchhaltung
- Wöchentlich – Projekt-Report an PM
- Täglich – Anwesenheitsliste
- Bei Ereignis – Krankmeldung → HR
- Auf Abruf – API für andere Systeme
Best Practices
Nicht zu viel automatisieren
Balance finden:
| Gut automatisiert | Besser manuell |
|---|---|
| Berechnungen | Einzelfallentscheidungen |
| Standardworkflows | Sonderfälle |
| Erinnerungen | Persönliche Gespräche |
| Reports | Interpretation |
Kontrolle behalten
Was beachten:
- Übersicht – Was automatisch passiert
- Override – Manuell eingreifen können
- Prüfung – Regelmäßig Ergebnisse checken
- Anpassung – Regeln verfeinern
- Dokumentation – Was warum automatisiert
Schrittweise einführen
Nicht alles auf einmal:
| Phase | Fokus |
|---|---|
| 1 | Grundfunktionen |
| 2 | Einfache Regeln |
| 3 | Workflows |
| 4 | Integrationen |
| 5 | Feintuning |
Häufige Fragen
Teilweise. Berechnung, Workflows, Exports – ja. Die eigentliche Erfassung (wann wurde gearbeitet) erfordert meist Input: Stempeln, Timer, mindestens Bestätigung. Eine ‚Set and forget'-Lösung gibt es nicht – aber viel weniger manueller Aufwand ist möglich.
Testen vor dem Echtbetrieb. Mit Testdaten prüfen, ob die Regel das tut, was sie soll. Schrittweise einführen. Regelmäßig Ergebnisse prüfen – besonders nach Änderungen. Dokumentieren, was die Regel macht, für spätere Nachvollziehbarkeit.
Nur autorisierte Personen – typischerweise HR oder Admin. Zu viele Berechtigungen führen zu Chaos. Änderungen sollten dokumentiert werden (Audit-Trail). Bei komplexen Regeln: Vier-Augen-Prinzip.
Deshalb Override-Möglichkeit wichtig: Manuelle Korrektur muss möglich sein. Die Regel behandelt den Standardfall, Ausnahmen werden manuell korrigiert. Wenn Ausnahmen häufig sind, Regel anpassen.
Prüfen Sie, ob Schnittstellen (APIs) vorhanden sind. Viele Systeme haben Standard-Integrationen (z.B. DATEV). Für individuelle Anbindung: API nutzen oder Middleware einsetzen. Bei der Auswahl der Zeiterfassung auf Integrationsmöglichkeiten achten.
Fazit
Automatisierung in der Zeiterfassung spart Zeit und reduziert Fehler – aber sie ersetzt nicht alle manuelle Arbeit. Regelbasierte Pausenabzüge, automatische Zuschlagsberechnung, Genehmigungsworkflows und Benachrichtigungen sind sinnvolle Automatisierungen. Wichtig: Balance halten, Kontrolle behalten, schrittweise einführen. Das Ziel ist nicht „null Aufwand", sondern „minimaler Aufwand bei maximaler Kontrolle".
Zeiterfassung starten
14 Tage kostenlos testen