Zeiterfassung bei Kündigung: Nachweis und Abrechnung
Wenn das Arbeitsverhältnis endet – so klären Sie Arbeitszeit, Überstunden und Resturlaub.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeiterfassungsdaten sind wichtiger Nachweis
- Überstunden müssen abgegolten werden
- Resturlaub: Nehmen oder auszahlen
- Arbeitszeitkonto-Saldo klären
- Arbeitszeugnis: Pünktlichkeit erwähnen?
Warum Zeiterfassung bei Kündigung wichtig ist
Offene Ansprüche
Was geklärt werden muss:
| Thema | Frage |
|---|---|
| Überstunden | Wie viele? Auszahlen oder abfeiern? |
| Minusstunden | Verrechnung oder Verzicht? |
| Resturlaub | Nehmen oder Abgeltung? |
| Arbeitszeitkonto | Saldo bei Austritt |
Beweisfunktion
Warum Dokumentation wichtig:
- Überstunden belegen – Für Vergütungsanspruch
- Anwesenheit belegen – Bei Streitigkeiten
- Pünktlichkeit – Für Zeugnis relevant
- Leistung – Indirekt dokumentiert
- Rechtliche Absicherung – Beide Seiten geschützt
Lückenlose Dokumentation
MyTimeTracker: Alle Daten für den Austritt.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Überstunden bei Kündigung
Anspruch auf Abgeltung
Was gilt:
| Situation | Regelung |
|---|---|
| Überstunden vorhanden | Müssen abgegolten werden |
| Abfeiern möglich | Wenn Zeit in Kündigungsfrist |
| Auszahlung | Wenn Abbau nicht möglich |
| Verfall | Nur wenn vertraglich wirksam |
Nachweis
Wie belegen:
- Zeiterfassungsdaten – Offizielle Dokumentation
- Eigene Aufzeichnungen – Zusätzlich, falls nötig
- E-Mails – Überstundenanordnung
- Zeugen – Kollegen
- Beweislast – Sie müssen Überstunden beweisen
Minusstunden bei Kündigung
Was mit Minus passiert
Möglichkeiten:
| Situation | Option |
|---|---|
| Vom Arbeitgeber verursacht | Kein Abzug |
| Vom Arbeitnehmer verursacht | Verrechnung möglich |
| Nacharbeiten | In Kündigungsfrist |
| Verzicht | Arbeitgeber kann verzichten |
Rechtslage
Details:
- Arbeitgeberverschulden – Keine Arbeit zugeteilt = sein Problem
- Arbeitnehmerverschulden – Verrechnung mit Lohn möglich
- Obergrenze – Pfändungsfreigrenzen beachten
- Vereinbarung – Was sagt Arbeitsvertrag/BV?
- Praxis – Oft wird verzichtet
Kontostand im Blick
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Resturlaub bei Kündigung
Nehmen oder auszahlen
Regelung:
| Situation | Handhabung |
|---|---|
| Urlaub nehmen möglich | Sollte genommen werden |
| Freistellung | Oft mit Urlaubsanrechnung |
| Abgeltung | Wenn Urlaub nicht möglich |
| Berechnung | Anteilig bis Austrittsdatum |
Berechnung Urlaubsanspruch
So rechnen:
- Jahresurlaub – z.B. 30 Tage
- Geteilt durch 12 – = 2,5 Tage/Monat
- Mal Beschäftigungsmonate – z.B. 6 Monate = 15 Tage
- Minus genommener Urlaub – z.B. 10 Tage = 5 Tage Rest
- Besonderheit 2. Halbjahr – Bei Kündigung nach 30.6.: voller Anspruch
Freistellung und Arbeitszeit
Bei Freistellung
Was gilt:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Bezahlte Freistellung | Arbeitszeit = 0, Lohn 100% |
| Unwiderruflich | Kein Zurückholen |
| Urlaubsanrechnung | Möglich wenn vereinbart |
| Überstundenabbau | Kann angerechnet werden |
Zeiterfassung während Freistellung
Dokumentieren:
- Im System – Als "freigestellt" markieren
- Kein Stempeln – Nicht arbeiten = nicht erfassen
- Saldo – Überstunden werden verrechnet
- Urlaub – Wenn vereinbart, abziehen
- Ende – Bis letzter Arbeitstag
Austrittsprozess
Checkliste
Was bei Austritt klären:
| Punkt | Aktion |
|---|---|
| Arbeitszeitkonto-Saldo | Ermitteln |
| Überstunden | Abbau oder Auszahlung |
| Resturlaub | Nehmen oder Abgeltung |
| Zeiterfassungszugang | Sperren am letzten Tag |
| Datenexport | Eigene Kopie verlangen |
Für Arbeitgeber
Austrittsprozess:
- Saldo berechnen – Überstunden, Minusstunden
- Resturlaub klären – Nehmen oder abgelten
- Freistellung dokumentieren – Falls vereinbart
- Endabrechnung – Alles korrekt verrechnen
- Zugang sperren – Am letzten Tag
- Daten archivieren – Aufbewahrungsfristen beachten
Häufige Fragen
Ja, nach DSGVO haben Sie ein Auskunftsrecht. Verlangen Sie eine Kopie Ihrer Arbeitszeitdaten – das ist Ihr Nachweis für geleistete Überstunden und wichtig bei eventuellen Streitigkeiten.
Ja, wenn Sie Überstunden nachweisen können und ein Abbau in der Kündigungsfrist nicht möglich ist. Überstunden sind geleistete Arbeit und müssen vergütet werden – entweder durch Freizeit oder Geld.
Nur wenn Sie die Minusstunden verschuldet haben (z.B. unentschuldigt gefehlt). Wenn der Arbeitgeber Ihnen keine Arbeit gegeben hat, trägt er das Risiko. Pfändungsfreigrenzen sind auch bei Verrechnung zu beachten.
Dann muss der Arbeitgeber den Urlaub abgelten – also in Geld auszahlen. Berechnung: Tagesentgelt × Resturlaubstage. Die Abgeltung ist sozialversicherungspflichtig.
Nur wenn eine wirksame Verfallklausel im Vertrag steht UND Sie die Überstunden nicht rechtzeitig geltend gemacht haben. Machen Sie Überstunden spätestens bei Kündigung schriftlich geltend.
Fazit
Bei Kündigung ist eine saubere Zeiterfassung Gold wert: Sie dokumentiert Überstunden, Minusstunden und Anwesenheit. Klären Sie vor dem Austritt alle offenen Posten – Überstunden müssen abgegolten, Resturlaub genommen oder ausgezahlt werden. Verlangen Sie eine Kopie Ihrer Zeiterfassungsdaten als Nachweis. Eine transparente Abrechnung verhindert Streitigkeiten und ermöglicht einen sauberen Abschluss für beide Seiten.
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