Zeiterfassung-Hardware: Terminals richtig auswählen
Stempeluhr, Terminal oder Tablet – welche Hardware passt zu Ihrem Betrieb?
Das Wichtigste in Kürze
- Hardware-Typ hängt von Anforderungen und Umgebung ab
- Robustheit für Produktion, Eleganz für Empfang
- Online-Anbindung für Echtzeit-Daten
- Kosten: Einmalig vs. Miete abwägen
- Integration mit Software prüfen
Arten von Terminals
Übersicht
Was es gibt:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Klassische Stempeluhr | Mechanisch/elektronisch, Stand-alone |
| Zeiterfassungsterminal | Digital, vernetzt |
| Tablet-Lösung | iPad/Android als Terminal |
| PC-Kiosk | Computer mit Zeiterfassungs-App |
| All-in-One | Terminal mit integrierter Software |
Klassisch vs. Modern
Unterschiede:
- Klassische Stempeluhr – Robust
- Offline-fähig
- Begrenzte Funktionen
- Digitales Terminal – Vernetzte Erfassung
- Mehr Funktionen
- Software-Integration
- Tablet-Lösung – Günstig
- Flexibel
- Weniger robust
- PC-Kiosk – Multifunktional
- Großes Display
- Höhere Kosten
Flexible Erfassung
MyTimeTracker: Terminal, App oder Web – Sie entscheiden.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Identifikationsmethoden
Auswahlkriterien
Wie stempeln:
| Methode | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Chipkarte | Schnell, günstig | Karte verlieren möglich |
| PIN | Keine Karte nötig | Kann vergessen werden |
| RFID-Tag | Kontaktlos, schnell | Tag verlieren möglich |
| Fingerabdruck | Keine Karte nötig | Datenschutz-Thema |
| Gesichtserkennung | Kontaktlos | Teuer, Datenschutz |
Empfehlung
Je nach Umfeld:
- Büro – Chipkarte oder RFID
- Produktion – RFID-Tag (robust)
- Gastro/Einzelhandel – PIN oder Chip
- Hochsicherheit – Chip + PIN (zwei Faktoren)
- Datenschutz-sensitiv – Chip statt Biometrie
Technische Anforderungen
Konnektivität
Wie verbunden:
| Verbindung | Eignung |
|---|---|
| LAN/Ethernet | Standard, zuverlässig |
| WLAN | Flexibel, aber anfälliger |
| Mobilfunk | Für Baustellen, mobil |
| Offline-fähig | Wichtig bei Ausfällen |
Display und Bedienung
Was beachten:
- Displaygröße – Min. 5 Zoll für Lesbarkeit
- Touchscreen – Intuitiv, aber Schmutz-Problem
- Tasten – Bei Handschuhen besser
- Sprache – Mehrsprachig bei internationalem Team
- Barrierefreiheit – Höhe, Kontrast, Bedienbarkeit
Hardware-unabhängig
MyTimeTracker funktioniert mit verschiedenen Terminals.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Umgebungsfaktoren
Produktionsumgebung
Besondere Anforderungen:
| Faktor | Anforderung |
|---|---|
| Staub | IP-Schutzklasse (mind. IP54) |
| Feuchtigkeit | Entsprechende Schutzklasse |
| Temperatur | Betriebstemperatur prüfen |
| Vandalismus | Robustes Gehäuse |
| Handschuhe | Tastenbedienung möglich |
Büroumgebung
Andere Prioritäten:
- Design – Passt zur Einrichtung
- Lautstärke – Leise Operation
- Größe – Dezent, platzsparend
- Funktionen – Buchungen, Info, Antrag
- Integration – Zutrittskontrolle?
Kosten
Anschaffung vs. Miete
Modelle:
| Modell | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Kauf | Einmalig, Eigentum | Hohe Anfangsinvestition |
| Miete | Niedrige Anfangskosten | Langfristig teurer |
| Leasing | Steuerlich absetzbar | Bindung |
| Software-Abo inkl. | Alles aus einer Hand | Abhängigkeit |
Preisrahmen
Orientierung:
- Einfaches Terminal – 200-500€
- Mittelklasse – 500-1.000€
- Professionell – 1.000-2.000€
- Mit Biometrie – 1.500-3.000€
- Tablet-Lösung – 300-600€ (inkl. Halterung)
- Zusätzlich – Installation, Einrichtung
Integration
Mit Software verbinden
Wichtig:
| Aspekt | Frage |
|---|---|
| Schnittstelle | API, direkte Anbindung? |
| Hersteller | Vom gleichen Anbieter? |
| Updates | Wie werden Updates eingespielt? |
| Support | Wer hilft bei Problemen? |
Zukunftssicherheit
Langfristig denken:
- Standards – Offene Schnittstellen
- Updates – Software-Updates möglich
- Erweiterung – Weitere Terminals anschließbar
- Wechsel – Nicht an Hersteller gebunden
- Ersatzteile – Langfristig verfügbar
Häufige Fragen
Das hängt von Ihrer Situation ab. Am festen Arbeitsplatz kann ein zentrales Terminal sinnvoll sein – es verhindert Missbrauch und ist schnell bedienbar. Für mobile Mitarbeiter oder Homeoffice ist eine App besser. Viele Unternehmen kombinieren beides.
Faustregel: Ein Terminal pro 50-100 Mitarbeiter am gleichen Standort, um Staus zu vermeiden. Bei Schichtbetrieb mit gleichzeitigem Stempeln brauchen Sie mehr. Platzierung an Eingängen, Kantinen oder Umkleiden reduziert Wege.
Einfache Terminals ab ca. 300€, professionelle Geräte 800-1.500€, mit Biometrie 1.500-3.000€. Dazu kommen Installation und ggf. laufende Software-Kosten. Eine Tablet-Lösung mit Halterung ist günstiger (300-500€), aber weniger robust.
Tablets sind günstiger und flexibler, aber weniger robust und können gestohlen werden. Dedizierte Terminals sind robuster, aber teurer und weniger flexibel. Für Büros kann ein Tablet reichen, für Produktion ist ein Terminal besser.
Sehr wichtig, wenn Sie Netzwerk- oder Internetprobleme nicht ausschließen können. Ein gutes Terminal speichert Buchungen lokal und synchronisiert später. Bei reiner Cloud-Abhängigkeit kann ein Ausfall den Stempelbetrieb lahmlegen.
Fazit
Die richtige Terminal-Wahl hängt von Umgebung, Anforderungen und Budget ab. Für Büros reichen oft einfache Terminals oder Tablet-Lösungen, in der Produktion sind robuste Geräte mit IP-Schutz nötig. Die Identifikationsmethode sollte zum Arbeitsumfeld passen – Chipkarten sind der Kompromiss aus Komfort und Datenschutz. Integration mit der Software und Zukunftssicherheit sind wichtiger als der günstigste Preis.
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