Arbeitszeitkonto Excel-Vorlage: Kostenloser Download
Plus- und Minusstunden im Blick – mit Excel als Einstiegslösung.
Das Wichtigste in Kürze
- Excel-Vorlage für einfaches Arbeitszeitkonto
- Soll-Ist-Vergleich automatisch berechnet
- Saldo wird fortgeschrieben
- Für kleine Teams und Einzelpersonen
- Ab gewisser Komplexität: Software besser
Was ein Arbeitszeitkonto ist
Definition
Soll vs. Ist:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Soll-Stunden | Was Sie arbeiten sollten |
| Ist-Stunden | Was Sie tatsächlich gearbeitet haben |
| Saldo | Differenz (Plus oder Minus) |
| Übertrag | Saldo aus Vormonat |
Wofür genutzt
Einsatzzwecke:
- Gleitzeit – Flexible Arbeitszeiten verwalten
- Überstunden – Plus-Stunden sammeln
- Minusstunden – Defizit ausgleichen
- Teilzeit – Ist-Zeit kontrollieren
- Jahressaldo – Langfristige Übersicht
Digitales Arbeitszeitkonto
MyTimeTracker führt Ihr Arbeitszeitkonto automatisch.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Vorlage-Aufbau
Struktur
Was die Vorlage enthält:
| Blatt | Inhalt |
|---|---|
| Monatsübersicht | Tägliche Erfassung |
| Jahresübersicht | Monatliche Salden |
| Einstellungen | Soll-Stunden, Feiertage |
Tägliche Erfassung
Spalten im Monatsblatt:
- Datum – Tag des Monats
- Wochentag – Mo, Di, Mi...
- Soll-Stunden – Automatisch (oder manuell)
- Arbeitsbeginn – Eingabe
- Arbeitsende – Eingabe
- Pause – Eingabe
- Ist-Stunden – Berechnet
- Differenz – Ist - Soll
- Saldo kumuliert – Laufende Summe
Automatische Berechnungen
Was Excel rechnet:
| Berechnung | Formel |
|---|---|
| Ist-Stunden | Ende - Beginn - Pause |
| Tagesdifferenz | Ist - Soll |
| Monatssaldo | Summe aller Differenzen |
| Kumulierter Saldo | Übertrag + Monatssaldo |
Funktionen
Soll-Stunden
Automatisch oder manuell:
| Tag | Soll |
|---|---|
| Arbeitstag | 8h (oder individuell) |
| Samstag | 0h (oder individuell) |
| Sonntag | 0h |
| Feiertag | 0h |
| Urlaub | 0h (separat buchen) |
Feiertage
Automatisch erkennen:
- Liste anlegen – Alle Feiertage des Jahres
- Formel – Prüft, ob Tag Feiertag ist
- Soll = 0 – Wenn Feiertag
- Bundesland – Regionale Feiertage beachten
Übertrag
Monatsübergang:
| Element | Umsetzung |
|---|---|
| Endsaldo Vormonat | Übertrag neuer Monat |
| Automatisch | Verknüpfte Zellen |
| Manuell | Kopieren |
Kein Übertrag vergessen
MyTimeTracker führt den Saldo automatisch fort – ohne manuelles Kopieren.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Nutzung
Tägliche Eingabe
Wie verwenden:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1 | Arbeitsbeginn eintragen |
| 2 | Arbeitsende eintragen |
| 3 | Pause eintragen |
| 4 | Saldo prüfen |
Monatsabschluss
Am Monatsende:
- Prüfen – Alle Tage erfasst?
- Korrigieren – Fehler beheben
- Monatssaldo – Notieren/prüfen
- Übertrag – In neuen Monat
- Archivieren – Alte Monate sichern
Jahresübersicht
Aggregierte Daten:
| Monat | Soll | Ist | Differenz | Saldo kumuliert |
|---|---|---|---|---|
| Januar | 168h | 175h | +7h | +7h |
| Februar | 160h | 155h | -5h | +2h |
| ... | ... | ... | ... | ... |
Grenzen von Excel
Was schwierig ist
Probleme:
| Problem | Beschreibung |
|---|---|
| Mehrere Nutzer | Gleichzeitig bearbeiten |
| Formeln kaputt | Versehentlich überschrieben |
| Kein Workflow | Keine Genehmigungen |
| Kein mobiler Zugriff | Nur am PC |
| Keine Erinnerungen | Vergessen wird bestraft |
Wann wechseln
Signale:
- Mehrere Mitarbeiter – Jeder sein eigenes Sheet = Chaos
- Komplexe Modelle – Verschiedene Soll-Zeiten
- Genehmigungen nötig – FK muss freigeben
- Integration – Lohnbuchhaltung, HR
- Mobilität – Unterwegs erfassen
Tipps zur Nutzung
Disziplin
Regelmäßig pflegen:
| Tipp | Wirkung |
|---|---|
| Täglich eintragen | Nicht vergessen |
| Sofort eintragen | Genauer |
| Wöchentlich prüfen | Fehler früh erkennen |
| Monatlich abschließen | Sauber fortführen |
Backup
Daten sichern:
- Regelmäßig sichern – Kopie an anderem Ort
- Versionierung – Dateiname mit Datum
- Cloud – OneDrive, Google Drive
- Nicht überschreiben – Alte Versionen behalten
Häufige Fragen
Im Internet gibt es viele kostenlose Vorlagen. Achten Sie auf: Soll-Ist-Vergleich, automatische Berechnung, Übertragsfunktion, Feiertage. Oder erstellen Sie selbst eine einfache Tabelle. Für professionelle Nutzung empfehlen wir spezialisierte Software.
In der Vorlage: Zelle im neuen Monat mit dem Endsaldo des Vormonats verknüpfen (Formel mit Zellbezug). Oder manuell kopieren. Wichtig: Beim Jahreswechsel den Übertrag ins neue Jahr nicht vergessen – prüfen Sie vorher, was laut Vereinbarung übertragen werden darf.
Ja, ändern Sie die Soll-Stunden pro Tag auf Ihre vereinbarte Arbeitszeit. Bei 20 Stunden/Woche auf 5 Tage verteilt: 4 Stunden Soll pro Tag. Die Formeln rechnen dann automatisch mit dem neuen Soll.
An Urlaubs- und Krankheitstagen: Soll auf 0 setzen (dann keine Minusstunden) oder Ist gleich Soll setzen (neutral). Separat notieren, wie viele Urlaubstage genommen wurden. Für komplexere Verwaltung empfiehlt sich Software.
Wenn mehrere Personen ihre Zeit erfassen, wenn Genehmigungsworkflows nötig sind, wenn Sie mobilen Zugriff brauchen, oder wenn Excel-Formeln regelmäßig kaputtgehen. Ab ca. 5-10 Mitarbeitern ist Software meist sinnvoller – die Zeitersparnis rechnet sich schnell.
Fazit
Eine Excel-Vorlage für das Arbeitszeitkonto funktioniert für Einzelpersonen und sehr kleine Teams. Soll-Ist-Vergleich und Saldo werden automatisch berechnet. Wichtig: täglich pflegen, monatlich abschließen, Übertrag nicht vergessen. Grenzen: keine Workflows, kein mobiler Zugriff, fehleranfällig bei mehreren Nutzern. Ab einer gewissen Komplexität lohnt sich der Umstieg auf spezialisierte Software.
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