Zeiterfassung im Agenturgeschäft: Best Practices

Zeiterfassung im Agenturgeschäft: Best Practices

In Agenturen ist Zeit das Produkt – und die Zeiterfassung der Schlüssel zur Rentabilität.

Das Wichtigste in Kürze

• Zeit ist die Basis der Abrechnung
• Abrechenbare vs. nicht-abrechenbare Stunden trennen
• Projektrentabilität messen
• Ressourcenplanung verbessern
• Team-Auslastung optimieren

Warum Zeiterfassung zentral ist

Das Agenturmodell

Wie Agenturen Geld verdienen:

Die Herausforderung

Was Agenturen schwer macht:

• Unsichtbare Zeit – Wohin fließt die Arbeit?
• Falsche Schätzungen – Projekte dauern länger
• Nicht-abrechenbar – Viel interne Zeit
• Auslastung – Zu wenig oder zu viel
• Rentabilität – Manche Kunden kosten mehr

Erfassungsstruktur

Was erfassen

Für jede Buchung:

Kategorisierung

Typische Aufgabentypen:

• Strategie – Konzept, Analyse, Beratung
• Kreation – Design, Text, Ideen
• Produktion – Umsetzung, Reinzeichnung
• Management – Koordination, Status
• Abstimmung – Meetings, Calls, Feedback
• Korrektur – Änderungen, Revisionen
• Pitch/Akquise – Neugeschäft (nicht abrechenbar)

Granularität

Wie detailliert:

Abrechenbar vs. nicht-abrechenbar

Definition

Was wohin gehört:

Verhältnis messen

Die wichtige Kennzahl:

• Berechnung – Abrechenbar / Gesamt × 100
• Ziel – 60-75% je nach Agentur
• Zu niedrig – Nicht profitabel
• Zu hoch – Keine Entwicklung, kein Pitch
• Tracking – Pro Mitarbeiter, Team, Agentur

Analyse

Was tun mit den Daten:

Projektrentabilität

Vorkalkulation

Vor dem Projekt:

Nachkalkulation

Nach dem Projekt:

• Ist-Stunden – Tatsächlicher Aufwand
• Ist-Kosten – Stunden × interne Sätze
• Umsatz – Was der Kunde gezahlt hat
• Gewinn/Verlust – Umsatz - Ist-Kosten
• Learnings – Warum Abweichung?

Beispiel

Konkret:

Kundenabrechnung

Stundennachweis

Was der Kunde bekommt:

Detaillevel

Wie viel zeigen:

• Minimal – Nur Gesamtstunden pro Monat
• Standard – Nach Phase aufgeschlüsselt
• Detailliert – Tageweise mit Beschreibung
• Sehr detailliert – Jede Buchung einzeln
• Empfehlung – Standard (Phase + Beschreibung)

Budget-Tracking

Kunden auf dem Laufenden halten:

Team-Auslastung

Messen

Was die Daten zeigen:

Auswerten

Pro Mitarbeiter, Team, Agentur:

• Unterauslastung – <70% - Wohin mit der Zeit?
• Optimal – 80-90% - Puffer für Unerwartetes
• Vollauslastung – 90-100% - Wenig Spielraum
• Überlastung – >100% - Überstunden, Burnout-Risiko
• Planung – Kapazität für neue Projekte?

Ressourcenplanung

Auf Basis der Daten:

Häufige Fragen

Fazit

Für Agenturen ist Zeiterfassung kein administratives Übel, sondern Kerngeschäft. Sie zeigt, wo die Zeit hinfließt (abrechenbar vs. nicht-abrechenbar), ob Projekte rentabel sind (Nachkalkulation), wie das Team ausgelastet ist (Ressourcenplanung). Ohne diese Daten fliegen Sie blind – mit ihnen können Sie fundiert entscheiden. Die Investition in ein gutes System und eine Erfassungskultur zahlt sich schnell aus.