Zeiterfassung in agilen Projekten und Scrum
Agil heißt nicht: keine Dokumentation. Wie Zeiterfassung in Scrum funktioniert.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeiterfassung ist auch in agilen Teams Pflicht
- Story Points und Stunden sind verschiedene Dinge
- Transparenz ohne Mikromanagement
- Sprint-basierte Auswertung sinnvoll
- Vertrauen und Selbstorganisation bewahren
Agil und Zeiterfassung
Scheinbarer Widerspruch
Warum manche zögern:
| Bedenken | Realität |
|---|---|
| "Agil braucht keine Kontrolle" | Zeiterfassung ist nicht Kontrolle |
| "Stunden sind egal, Output zählt" | Gesetzliche Pflicht bleibt |
| "Demotiviert das Team" | Kommt auf die Umsetzung an |
| "Story Points reichen" | Verschiedene Zwecke |
Warum es trotzdem nötig ist
Gründe:
- Gesetzlich – BAG-Urteil gilt für alle
- Wirtschaftlich – Kundenabrechnung, Controlling
- Planung – Kapazität für Sprints
- Verbesserung – Velocity verstehen
- Fairness – Arbeitsbelastung sichtbar
Agil und compliant
MyTimeTracker passt sich agilen Workflows an – ohne das Team zu bremsen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Story Points vs. Stunden
Der Unterschied
Zwei Konzepte:
| Story Points | Stunden |
|---|---|
| Relative Schätzung | Absolute Zeit |
| Komplexität | Aufwand |
| Für Planung | Für Abrechnung/Compliance |
| Teambasiert | Individuell |
| Keine Einheit | Zeiteinheit |
Wann was nutzen
Einsatzzweck:
- Sprint Planning – Wie viel passt rein?
- Velocity – Teamleistung messen
- Schätzung – Relativ, nicht absolut
- Priorisierung – Aufwand/Nutzen-Verhältnis
- Zeiterfassung – Gesetzliche Pflicht
- Kundenabrechnung – Bei T&M-Verträgen
- Kapazitätsplanung – Wie viel Zeit haben wir?
- Kostenkalkulation – Wirtschaftlichkeit
Beides parallel
So funktioniert es:
| Phase | Story Points | Stunden |
|---|---|---|
| Planning | Schätzen | Kapazität prüfen |
| Sprint | Nicht ändern | Erfassen |
| Review | Bewerten | Auswerten |
| Retro | Lernen | Analysieren |
Praktische Umsetzung
Leichtgewichtig erfassen
Nicht überlasten:
| Prinzip | Umsetzung |
|---|---|
| Einfach | Wenige Klicks |
| Schnell | Nicht mehr als 2 Min/Tag |
| Flexibel | Nachbuchen möglich |
| Vertrauensbasiert | Keine Kontrolle |
Was erfassen
Minimum:
- Datum – Wann
- Dauer – Wie lange
- Projekt/Sprint – Wofür
- Optional: Ticket – Zuordnung User Story
- Nicht nötig – Minuten-Details
Integration mit Tools
Mit agilen Tools verbinden:
| Tool | Integration |
|---|---|
| Jira | Timer-Plugins |
| Asana | Zeiterfassung integriert |
| Trello | Power-Ups |
| Azure DevOps | Eigene Zeiterfassung |
| Standalone | Projektzuordnung |
Integriert arbeiten
MyTimeTracker lässt sich mit Ihren agilen Tools verbinden.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Sprint-Auswertung
Was auswerten
Sinnvolle Metriken:
| Metrik | Aussage |
|---|---|
| Stunden/Sprint | Kapazität genutzt? |
| Stunden/Story Point | Wie lange dauert 1 SP? |
| Verteilung im Team | Gleichmäßig? |
| Abweichung | Schätzung vs. Ist |
Nicht auswerten
Was vermeiden:
- Individuelle Produktivität – Führt zu Gaming
- Stunden-Ranking – Demotiviert
- Mikromanagement – Wer macht was wann
- Überwachung – Zerstört Vertrauen
- Bestrafung – Bei Abweichungen
Team-Kultur
Vertrauen bewahren
Wichtig:
| Prinzip | Umsetzung |
|---|---|
| Transparenz | Alle sehen die Daten |
| Selbstorganisation | Team entscheidet |
| Keine Schuldzuweisung | Bei Abweichungen |
| Lernen | Aus Daten verbessern |
| Respekt | Für Zeiteinteilung |
Kommunikation
Wie einführen:
- Erklären – Warum Zeiterfassung
- Einbinden – Team wählt Tool/Methode
- Regeln – Gemeinsam festlegen
- Feedback – Regelmäßig einholen
- Anpassen – Bei Problemen ändern
Besondere Situationen
Pair Programming
Zwei arbeiten zusammen:
| Ansatz | Erklärung |
|---|---|
| Beide erfassen | Jeder seine Zeit |
| Eine Erfassung | Mit Vermerk |
| Ticket-bezogen | Gesamtzeit pro Story |
Mob Programming
Team arbeitet zusammen:
- Gemeinsame Session – Alle buchen auf Ticket
- Individuelle Zeit – Jeder erfasst seinen Anteil
- Verteilung – Gleichmäßig aufteilen
- Dokumentation – Als Mob-Session markieren
Meetings
Sprint-Zeremonien:
| Meeting | Erfassen? |
|---|---|
| Daily | Ja, kurz (15 Min) |
| Planning | Ja |
| Review | Ja |
| Retro | Ja |
| Refinement | Ja |
Häufige Fragen
Nein. Das agile Manifest sagt: 'Individuen und Interaktionen über Prozesse und Werkzeuge'. Zeiterfassung ist ein Werkzeug, das richtig eingesetzt das Team unterstützt. Schlecht ist Mikromanagement und Überwachung – das hat aber nichts mit dem Erfassen von Zeit zu tun.
Kann hilfreich sein, muss aber nicht. Für gesetzliche Compliance reicht: Wann gearbeitet. Für Controlling: Projekt-Ebene oft genug. Ticket-Ebene macht Sinn bei T&M-Abrechnung oder wenn Sie Schätzungen verbessern wollen. Aber: Je granularer, desto mehr Aufwand.
Transparenz und Erklärung: Warum machen wir das? (Gesetz, Abrechnung, nicht Überwachung). Das Team einbinden bei der Auswahl. Daten nicht für individuelle Bewertung nutzen. Führungskräfte gehen mit gutem Beispiel voran. Bei Problemen: Retro-Thema.
Für die gesetzliche Pflicht: ja, alle Arbeitnehmer. Für Projekt-Zuordnung: SM und PO arbeiten meist an mehreren Dingen gleichzeitig oder an Overhead. Ein separates 'Scrum-Overhead'-Projekt kann sinnvoll sein. Nicht zu detailliert – Fokus bleibt auf der Arbeit.
Gar nicht direkt – und das ist Absicht. Story Points messen Komplexität, nicht Zeit. Aber: Langfristig kann man beobachten, wie viele Stunden das Team im Schnitt für 1 SP braucht. Das hilft bei Kapazitätsplanung, nicht bei Einzelschätzungen.
Fazit
Zeiterfassung und Agilität schließen sich nicht aus – sie ergänzen sich. Story Points für Planung und Velocity, Stunden für Compliance und Abrechnung. Leichtgewichtig erfassen, nicht kontrollieren. Das Team einbinden, Vertrauen bewahren. Die Kunst: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.
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