Zeiterfassung in der Agentur und Kreativbranche
Agenturen verkaufen Zeit – aber kreative Arbeit lässt sich nicht immer in Stunden messen. Wie funktioniert Zeiterfassung, wenn der nächste große Idee auch unter der Dusche kommen kann?
Das Wichtigste in Kürze
- Zeiterfassung für Kundenabrechnung unverzichtbar
- Trennung: Billable vs. Non-billable
- Rentabilität pro Kunde/Projekt sichtbar machen
- Kreativzeit realistisch schätzen
- Balance zwischen Dokumentation und Kreativität
Die Agentur-Herausforderung
Besonderheiten der Branche
Agenturen unterscheiden sich:
| Merkmal | Auswirkung |
|---|---|
| Kreativarbeit | Nicht linear planbar |
| Kundenprojekte | Stundenabrechnung üblich |
| Pitches | Viel Vorarbeit, unsicherer Erfolg |
| Deadlines | Oft knapp, Überstunden normal |
| Projektvielfalt | Viele parallele Projekte |
Warum Zeiterfassung?
Auch in kreativen Agenturen wichtig:
- Kundenabrechnung – Basis für Rechnungen
- Rentabilitätsanalyse – Welche Kunden lohnen sich?
- Ressourcenplanung – Wer ist verfügbar?
- Kalkulationsgrundlage – Bessere Angebote
- Gesetzliche Pflicht – Arbeitszeitgesetz
Zeiterfassung für Agenturen
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- Keine Einrichtung nötig
Billable vs. Non-billable
Die Unterscheidung
Abrechenbar oder nicht:
| Billable | Non-billable |
|---|---|
| Kundenprojekte | Pitches (oft) |
| Meetings mit Kunde | Interne Meetings |
| Konzeption | Weiterbildung |
| Design | Administration |
| Texten | Akquise |
Billable Rate
Wichtige Kennzahl:
- Billable Stunden: 120 h/Monat
- Gesamt-Arbeitszeit: 160 h/Monat
- Billable Rate: 120/160 = 75%
- Gut: 65-75%
- Sehr gut: 75-85%
- Kritisch: Unter 60%
Non-billable Zeit reduzieren?
Balance finden:
| Nicht alles kürzen | Wichtig für |
|---|---|
| Weiterbildung | Qualität, Mitarbeiter |
| Pitches | Neue Kunden |
| Strategische Meetings | Richtungsentscheidungen |
| Teambuilding | Kreativität, Motivation |
Projektbezogene Erfassung
Projektstruktur
Typische Gliederung:
- Kunde: XYZ GmbH – Projekt: Relaunch Website
- Konzeption
- Design
- Entwicklung
- Projektmanagement
- Projekt: Social Media Q1
- Content-Erstellung
- Community Management
- Kunde: ABC AG – Projekt: Imagebroschüre
Was erfassen?
Detailgrad:
| Zu grob | Sinnvoll | Zu fein |
|---|---|---|
| "Kunde XYZ" | "Kunde XYZ - Website - Design" | "Icon Button 3 redesignt" |
Kundenrentabilität
Was Zeitdaten zeigen:
| Kunde | Gebuchte Stunden | Umsatz | €/h effektiv |
|---|---|---|---|
| Kunde A | 200 h | 18.000 € | 90 € |
| Kunde B | 150 h | 18.000 € | 120 € |
| Kunde C | 100 h | 6.000 € | 60 € |
Kundenrentabilität sehen
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Kreativarbeit erfassen
Das Dilemma
Kreativität und Zeiterfassung:
| Herausforderung | Umgang |
|---|---|
| Idee kommt unterwegs | Nachträglich buchen |
| Inkubationszeit | Als Konzeption erfassen |
| Mehrere Iterationen | Gesamtzeit pro Phase |
| "Flow" unterbrechen | Am Tagesende buchen |
Realistische Schätzung
Kreativarbeit braucht Zeit:
- Konzeptionsphase: Oft unterschätzt
- Erste Version: 60% der Zeit
- Überarbeitungen: 40% der Zeit
- Kundenabstimmung: Extra einplanen
- Puffer: 15-20%
Iterationen einplanen
Kreativarbeit ist iterativ:
| Phase | Typischer Anteil |
|---|---|
| Briefing verstehen | 10% |
| Erste Ideen | 25% |
| Ausarbeitung | 30% |
| Korrekturschleifen | 25% |
| Finalisierung | 10% |
Pitches und Neugeschäft
Pitch-Zeiten
Oft unterschätzt:
- Briefing-Analyse: 4-8 h
- Konzeptentwicklung: 20-40 h
- Design/Visualisierung: 20-40 h
- Präsentation vorbereiten: 8-16 h
- Präsentation: 2-4 h
- Gesamt: 54-108 h pro Pitch
Pitch als Investment
Wie bewerten:
| Ansatz | Beschreibung |
|---|---|
| Vollkosten | Alle Stunden × Stundensatz |
| Opportunitätskosten | Was hätten wir sonst verdient? |
| Invest-Quote | X% des Umsatzes für Pitches |
| Selektiv pitchen | Nur aussichtsreiche Pitches |
Überstunden in der Agentur
Realität anerkennen
Deadline-Druck führt zu:
- Regelmäßigen Überstunden
- Abend- und Wochenendarbeit
- Gesundheitsrisiken
- Fluktuation
Umgang mit Überstunden
Optionen:
| Modell | Beschreibung |
|---|---|
| Freizeitausgleich | Stunden später abbauen |
| Arbeitszeitkonto | Plusstunden ansammeln |
| Pauschale | In Gehalt einkalkuliert |
| Vermeidung | Bessere Planung, realistische Deadlines |
Gesetzliche Grenzen
Auch für Agenturen:
- Max. 10 Stunden/Tag
- Durchschnitt 8 Stunden über 6 Monate
- Ruhezeiten einhalten
- Dokumentationspflicht
Praktische Tipps
Akzeptanz im Team
Kreative für Zeiterfassung gewinnen:
| Argument | Warum relevant |
|---|---|
| Faire Abrechnung | Arbeit wird honoriert |
| Ressourcenplanung | Weniger Überlastung |
| Kundenverhandlung | Daten für Nachverhandlung |
| Eigene Übersicht | Was habe ich geleistet? |
Einfache Erfassung
Was hilft:
- Wenige Klicks
- Favoriten für häufige Projekte
- Timer-Funktion
- Mobile App
- Nachträgliche Korrektur einfach
- Erinnerung am Tagesende
Tägliche Routine
Empfehlung:
- Morgens: Projekt für den Tag planen
- Während der Arbeit: Timer oder Wechsel bei Projekt
- Abends: Kurze Prüfung, Korrekturen
- Wöchentlich: Übersicht, Unstimmigkeiten klären
Häufige Fragen
Fazit
Zeiterfassung in der Agentur ist kein Widerspruch zu Kreativität – sie schafft die Grundlage für faire Abrechnung, realistische Kalkulationen und nachhaltige Kundenbeziehungen. Der Trick: Einfach genug für tägliche Nutzung, detailliert genug für aussagekräftige Auswertungen. So wird aus gefühltem Chaos messbare Rentabilität.
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