Projektbudget überwachen mit Zeiterfassung

Personalkosten machen oft den größten Teil des Projektbudgets aus. Wer Projektzeiten erfasst, behält die Kosten im Blick – und kann rechtzeitig gegensteuern.

Das Wichtigste in Kürze

Zeiterfassung ist Basis für Budget-Controlling
Personalkosten = Stunden × Stundensatz
Regelmäßiger Soll-Ist-Vergleich wichtig
Frühwarnsystem für Überschreitungen
Daten für bessere Kalkulation zukünftiger Projekte

Warum Zeiterfassung für Budgets?

Der Zusammenhang

Projektkosten und Zeit:

Kostenfaktor	Zusammenhang mit Zeit
Personalkosten	Stunden × Stundensatz
Externe Kosten	Oft stundenbasiert
Interne Kosten	Ressourcenbindung
Opportunitätskosten	Alternative Projekte

Typische Kostenstruktur

In vielen Projekten:

Personalkosten: 60-80% – Interne Mitarbeiter
Externe Berater
Sachkosten: 10-20% – Material
Lizenzen
Sonstiges: 10-20% – Reisen
Infrastruktur

Ohne Zeiterfassung

Was passiert:

Budget-Status unklar
Überschreitungen zu spät erkannt
Nachkalkulation unmöglich
Künftige Projekte falsch kalkuliert

Projektzeiten erfassen

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Budget-Planung

Stundenbudget kalkulieren

Vor Projektstart:

Schritt	Beschreibung
Aufgaben definieren	Was muss getan werden?
Aufwand schätzen	Wie viele Stunden?
Ressourcen planen	Wer arbeitet daran?
Puffer einplanen	Reserve für Unvorhergesehenes

Beispielkalkulation

Projekt-Stundenkalkulation:

Konzeption: 40 h × 120 €/h = 4.800 €
Entwicklung: 200 h × 100 €/h = 20.000 €
Design: 60 h × 90 €/h = 5.400 €
Testing: 40 h × 80 €/h = 3.200 €
Projektmanagement: 60 h × 110 €/h = 6.600 €
Puffer (15%): 60 h = 6.000 €
Gesamt: 460 h / 46.000 €

Meilensteine und Budget

Budget auf Phasen verteilen:

Phase	Stunden	Budget	Kumuliert
Konzeption	40 h	4.800 €	10%
Design	60 h	5.400 €	22%
Entwicklung	200 h	20.000 €	66%
Testing	40 h	3.200 €	73%
Launch	60 h	6.600 €	87%
Puffer	60 h	6.000 €	100%

Laufende Überwachung

Soll-Ist-Vergleich

Regelmäßig prüfen:

Kennzahl	Berechnung
Verbrauchte Stunden	Summe gebuchter Zeiten
Verbrauchtes Budget	Stunden × Stundensätze
Restbudget	Geplant - Verbraucht
Projektfortschritt	% der Aufgaben erledigt
Budget-Ausnutzung	Verbraucht / Geplant × 100

Earned Value Management

Professionelles Controlling:

PV (Planned Value): Geplantes Budget für Zeitpunkt
EV (Earned Value): Wert der erledigten Arbeit
AC (Actual Costs): Tatsächliche Kosten
SV (Schedule Variance): EV - PV (Terminabweichung)
CV (Cost Variance): EV - AC (Kostenabweichung)
SPI: EV / PV (Termineffizienz)
CPI: EV / AC (Kosteneffizienz)

Frühwarnsystem

Wann Alarm schlagen:

Situation	Warnstufe
>10% über Budget	Gelb
>20% über Budget	Orange
>30% über Budget	Rot
Trend steigend	Zusätzliche Warnung

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Maßnahmen bei Überschreitung

Ursachen analysieren

Warum läuft das Budget davon:

Schätzung zu optimistisch
Scope Creep (Mehraufwand durch neue Anforderungen)
Technische Probleme
Ressourcen weniger produktiv als geplant
Externe Abhängigkeiten
Änderungswünsche des Kunden

Gegensteuern

Optionen:

Maßnahme	Wann sinnvoll
Scope reduzieren	Features streichen/verschieben
Mehr Ressourcen	Zeitkritisch, Budget vorhanden
Budget erhöhen	Mit Kunde verhandeln
Effizienz steigern	Prozesse optimieren
Projekt stoppen	Wenn Fortführung nicht lohnt

Mit Kunden sprechen

Bei Budgetproblemen:

Transparent kommunizieren
Ursachen erklären
Optionen aufzeigen
Gemeinsam Lösung finden
Schriftlich dokumentieren

Auswertung und Reporting

Projekt-Reports

Was auswerten:

Report	Inhalt
Wöchentlich	Stundenverbrauch, Fortschritt
Monatlich	Budget-Status, Prognose
Meilenstein	Phase abgeschlossen? Im Budget?
Projektende	Nachkalkulation

Visualisierung

Übersichtlich darstellen:

Balkendiagramm: Budget vs. Ist
Burn-down-Chart: Restbudget über Zeit
Ampelstatus: Rot/Gelb/Grün
Trend-Linie: Hochrechnung bis Ende

Nachkalkulation

Nach Projektende:

Frage	Erkenntnisgewinn
Gesamtkosten vs. Budget	Wie genau war die Schätzung?
Abweichungen pro Phase	Wo lag die Schätzung daneben?
Lessons Learned	Was nächstes Mal besser?

Für zukünftige Projekte lernen

Datenbank aufbauen

Historische Daten sammeln:

Aufwand pro Aufgabentyp
Abweichungen und Gründe
Produktivitätskennzahlen
Risikofaktoren

Schätzungen verbessern

Mit Erfahrungswerten:

Ähnliche Projekte analysieren
Durchschnittswerte bilden
Komplexitätsfaktoren berücksichtigen
Risikozuschläge einplanen
Bottom-up und Top-down vergleichen

Häufige Fragen

Detailliert genug für aussagekräftige Auswertungen, aber nicht so detailliert, dass der Erfassungsaufwand zu hoch wird. Typisch: Erfassung auf Aufgaben- oder Arbeitspakete-Ebene, nicht auf Einzelminuten.

Bei aktiven Projekten wöchentlich. Bei kritischen Projekten oder Budgetproblemen täglich. Mindestens zu jedem Meilenstein und bei wesentlichen Änderungen.

Ursachen analysieren, mit dem Kunden sprechen. Optionen: Budget erhöhen, Scope reduzieren, oder das Projekt abbrechen. Nicht: Stillschweigend weiterarbeiten ohne Einigung.

Kalkulieren Sie interne Stundensätze auf Basis von Gehalt, Nebenkosten, Gemeinkosten und Auslastung. Ein Mitarbeiter mit 50.000 € Jahresgehalt kostet Sie vielleicht 70-80 €/h effektive Projektzeit.

Ja, unbedingt. Typisch sind 10-20% je nach Projektunsicherheit. Der Puffer fängt Unvorhergesehenes auf und macht die Planung realistischer. Bei agilen Projekten: Puffer pro Sprint.

Fazit

Projektbudget-Überwachung beginnt mit guter Zeiterfassung. Wer die Stunden kennt, kennt die Kosten. Regelmäßiger Soll-Ist-Vergleich macht Abweichungen früh sichtbar – dann bleibt Zeit zum Gegensteuern. Und nach dem Projekt liefern die Daten wertvolle Erkenntnisse für bessere Schätzungen beim nächsten Mal.

Projektbudget überwachen mit Zeiterfassung