Nicht-abrechenbare Zeit sinnvoll erfassen

Nicht-abrechenbare Zeit sinnvoll erfassen

Nicht jede Arbeitsstunde kann dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Trotzdem lohnt es sich, auch diese Zeiten zu dokumentieren. Warum – und wie?

Das Wichtigste in Kürze

• Interne Zeit ist auch Arbeitszeit
• Dokumentation wichtig für Kalkulation
• Hilft bei Optimierung von Prozessen
• Basis für realistische Stundensätze
• Gesetzliche Erfassungspflicht gilt auch hier

Was ist nicht-abrechenbare Zeit?

Definition

Zeit, die nicht einem Kundenprojekt zugeordnet werden kann:

Billable vs. Non-billable

• Billable (abrechenbar) – Projektarbeit für Kunden
• Meetings mit Kunden
• Dokumentation für Kunden
• Non-billable (nicht abrechenbar) – Interne Meetings
• Akquise
• Administration
• Weiterbildung

Warum interne Zeit erfassen?

Vollständiges Bild

Nur mit allen Zeiten verstehen Sie:

• Wie viel Zeit für Overhead draufgeht
• Wie Ihre tatsächliche Auslastung ist
• Wo Optimierungspotenzial liegt
• Ob Ihre Stundensätze realistisch sind

Kalkulationsgrundlage

Für realistische Preise:

Optimierung

Durch Analyse der Non-billable-Zeit:

• Welche internen Prozesse dauern zu lang?
• Wo kann automatisiert werden?
• Sind Meetings effizient?
• Wie viel Zeit geht für Admin drauf?

Kategorien für interne Zeit

Typische Kategorien

Detailgrad

Die richtige Granularität finden:

• "Internes" (alles in einem Topf)
• Akquise
• Admin
• Training
• Meetings
• E-Mails intern
• E-Mails extern
• Telefon intern
• Telefon extern
• ... (zu viele Kategorien)

Erfassung in der Praxis

Wie erfassen?

Gleich wie billable Zeit:

• Beim Wechsel der Tätigkeit buchen
• Kurze Beschreibung hinzufügen
• Projekt = "Intern" oder Kategorie
• Am Ende des Tages kontrollieren

Ehrlich sein

Versuchung: Weniger interne Zeit buchen, um besser auszusehen.

Warum das schadet:

• Kalkulation wird falsch
• Überlastung nicht erkennbar
• Optimierungspotenzial bleibt verborgen
• Unrealistische Erwartungen entstehen

Auswertung und Analyse

Kennzahlen

Wichtige Metriken:

Benchmarks

Je nach Branche unterschiedlich:

Trends erkennen

Über Zeit beobachten:

• Steigt die Admin-Zeit?
• Sinkt die Akquise (gut oder schlecht?)?
• Wie entwickelt sich die Billable Rate?

Reduzierung von Overhead

Ansatzpunkte

Wo Zeit sparen?

Was nicht optimieren

Manche Non-billable-Zeit ist wichtig:

• Weiterbildung → Investition
• Strategische Planung → Langfristig wertvoll
• Teamevents → Motivation
• Sorgfältige Akquise → Bessere Projekte

Gesetzliche Pflicht

Arbeitszeitgesetz

Auch Non-billable-Zeit ist Arbeitszeit:

• Muss erfasst werden
• Zählt zur Höchstarbeitszeit
• Keine Ausnahme für "interne" Arbeit

Vollständigkeit

Für Compliance wichtig:

• Alle Arbeitsstunden dokumentieren
• Nicht nur Kundenprojekte
• Auch Meetings, Admin, Weiterbildung
• Lückenlose Erfassung

Häufige Fragen

Fazit

Nicht-abrechenbare Zeit zu erfassen, ist kein Mehraufwand – es ist eine Investition in bessere Entscheidungen. Nur mit vollständigen Daten können Sie realistische Stundensätze kalkulieren, Optimierungspotenzial erkennen und Ihre Auslastung steuern. Außerdem: Die gesetzliche Zeiterfassungspflicht unterscheidet nicht zwischen billable und non-billable. Erfassen Sie alles – und nutzen Sie die Erkenntnisse.