Billable Hours: Abrechenbare Stunden erfassen

Billable Hours: Abrechenbare Stunden erfassen

Für Agenturen, Beratungsunternehmen und Freiberufler sind abrechenbare Stunden die Grundlage der Einnahmen. Die korrekte Erfassung von Billable Hours entscheidet über Profitabilität und Kundenbeziehungen. Dieses System richtig aufzusetzen, ist eine der wichtigsten Aufgaben.

Das Wichtigste in Kürze

• Billable Hours sind Stunden, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden
• Eine klare Definition hilft bei Abgrenzung und Kommunikation
• Die Erfassung sollte zeitnah erfolgen, nicht nachträglich rekonstruiert
• Nicht-abrechenbare Zeit muss ebenfalls erfasst werden (für interne Auswertungen)
• Transparenz gegenüber Kunden schafft Vertrauen

Was sind Billable Hours?

Definition

Billable Hours (abrechenbare Stunden) sind Arbeitszeiten, die:

• Direkt einem Kundenprojekt zugeordnet werden
• Vom Kunden bezahlt werden
• In der Rechnung ausgewiesen werden

Abgrenzung zu Non-Billable Hours

Typische abrechenbare Tätigkeiten

Je nach Branche unterschiedlich:

Beratung:

• Kundenmeetings
• Analyse und Konzeption
• Präsentationen
• Dokumentation

Agentur:

• Kreativarbeit
• Design und Entwicklung
• Texterstellung
• Kundenkommunikation (je nach Vereinbarung)

IT/Softwareentwicklung:

• Programmierung
• Testing
• Code-Reviews
• Kundensupport (wenn vereinbart)

Billable vs. Non-Billable definieren

Interne Richtlinien erstellen

Klare Regeln für das Team:

1. Liste abrechenbarer Tätigkeiten erstellen
2. Grenzfälle definieren (z.B. Reisezeit, E-Mails)
3. Rundungsregeln festlegen
4. Minimale Einheit definieren (15 Min, 30 Min)

Typische Grenzfälle

Kundenvereinbarung

Mit dem Kunden klären:

• Was wird abgerechnet, was nicht?
• Welche Tätigkeiten sind inklusive?
• Wie wird Zeit erfasst und kommuniziert?
• Gibt es ein Budget-Limit?

Erfassung von Billable Hours

Zeitnahe Erfassung

Die goldene Regel: Sofort erfassen, nicht rekonstruieren.

Warum zeitnah?

• Genauere Zeiten
• Weniger vergessene Stunden
• Höhere Abrechnungsquote
• Bessere Projektplanung

Erfassungsmethoden

Mindestdokumentation

Für jede Buchung festhalten:

• Datum und Uhrzeit (Start und Ende)
• Projekt/Kunde
• Tätigkeit (kurze Beschreibung)
• Billable: Ja/Nein
• Dauer (in Stunden oder Minuten)

Rundungsregeln

Übliche Praktiken:

• Auf 15 Minuten runden: Standard in vielen Branchen
• Auf 6 Minuten runden: Anwälte (Zehntel-Stunden)
• Exakt auf die Minute: Bei sehr hohen Stundensätzen

Wichtig: Rundungsregeln mit dem Kunden vereinbaren.

Billable-Rate optimieren

Was ist die Billable Rate?

Die Billable Rate zeigt, wie viel der Arbeitszeit abrechenbar ist:

Billable Rate = Abrechenbare Stunden / Gesamte Arbeitszeit × 100

Benchmarks nach Branche

Billable Rate verbessern

Mögliche Maßnahmen:

1. Effizienz steigern: Weniger Zeit für interne Prozesse
2. Scope klar definieren: Weniger unbezahlte Zusatzarbeit
3. Administrative Aufgaben reduzieren: Automatisierung nutzen
4. Akquise outsourcen: Mehr Zeit für Kundenarbeit

Nicht empfohlen:

• Zeiten „aufblasen"
• Kunden zu viel berechnen
• Notwendige interne Arbeit vernachlässigen

Kommunikation mit dem Kunden

Stundennachweis

Ein professioneller Stundennachweis enthält:

• Datum der Tätigkeit
• Beschreibung der Arbeit
• Dauer in Stunden
• Ggf. Mitarbeiter
• Summe pro Zeitraum

Transparenz schaffen

Best Practices:

• Regelmäßige Updates (wöchentlich oder monatlich)
• Proaktive Kommunikation bei Budget-Annäherung
• Nachvollziehbare Tätigkeitsbeschreibungen
• Bereitschaft zur Erklärung

Umgang mit Rückfragen

Wenn der Kunde Fragen zu Stunden hat:

1. Ernst nehmen und zeitnah antworten
2. Detailliert erklären, was gemacht wurde
3. Bei Fehlern: Korrigieren und entschuldigen
4. Aus Feedback lernen

Nicht-abrechenbare Zeit

Warum auch Non-Billable erfassen?

Auch nicht-abrechenbare Zeit sollte erfasst werden:

• Auslastungsplanung: Gesamtarbeitszeit verstehen
• Kostenrechnung: Interne Kosten zuordnen
• Effizienzanalyse: Wo geht Zeit verloren?
• Preiskalkulation: Stundensatz berechnen

Kategorien für Non-Billable

Sinnvolle Unterteilung:

• Intern/Admin: Meetings, Verwaltung, Zeiterfassung
• Marketing/Vertrieb: Akquise, Networking
• Weiterbildung: Schulungen, Lernen
• Overhead: Allgemeine Bürotätigkeiten
• Urlaub/Krank: Abwesenheiten

Tools für Billable Hours

Anforderungen an die Software

Eine gute Projektzeiterfassung sollte bieten:

• Unterscheidung billable/non-billable
• Projekt- und Kundenzuordnung
• Timer-Funktion
• Reporting nach Abrechnungsstatus
• Export für Rechnungsstellung

Integration mit Rechnungsstellung

Im Idealfall:

• Stunden direkt in Rechnung übernehmen
• Automatische Summierung
• Kundenfreundliche Darstellung
• Nachweis als Anhang

Häufige Fragen

Fazit

Die professionelle Erfassung von Billable Hours ist mehr als reine Zeitdokumentation – sie ist die Grundlage für faire Kundenbeziehungen und wirtschaftlichen Erfolg. Eine klare Definition, zeitnahe Erfassung und transparente Kommunikation sind die Schlüssel. Investieren Sie Zeit in ein gutes System, es zahlt sich mehrfach aus: durch korrekte Abrechnungen, zufriedene Kunden und wertvolle Daten für die Unternehmenssteuerung.