Gehaltsabrechnung: Arbeitszeitdaten richtig übergeben

Gehaltsabrechnung: Arbeitszeitdaten richtig übergeben

Von der Zeiterfassung zur Lohnabrechnung – so fließen die Daten richtig.

Das Wichtigste in Kürze

• Zeitdaten sind Grundlage für Lohnabrechnung
• Überstunden, Zuschläge, Abwesenheiten übermitteln
• Schnittstellen automatisieren den Prozess
• Fristen für Lohnabrechnung beachten
• Datenschutz bei Übergabe

Welche Daten werden benötigt

Für die Lohnabrechnung

Was die Buchhaltung braucht:

Detaillierte Auflistung

Was übermittelt wird:

• Arbeitsstunden – Gesamt pro Monat
• Überstunden – Anzahl Stunden
• Zuschlagspflichtige Zeit – Nacht, Sonntag, Feiertag
• Urlaub – Genommene Tage
• Krankheit – Mit/ohne Entgeltfortzahlung
• Sonderzahlungen – Wenn relevant

Übertragungswege

Manueller Export

Klassische Methode:

Schnittstellen

Automatisiert:

• Direkte Integration – Zeiterfassung → Lohnsoftware
• DATEV-Export – Standard für Steuerberater
• API – Individuelle Anbindung
• Batch-Export – Zeitgesteuert
• Middleware – Zwischensystem

DATEV-Format

Für Steuerberater:

Prozess etablieren

Zeitlicher Ablauf

Monatlicher Rhythmus:

Verantwortlichkeiten

Wer macht was:

• Mitarbeiter – Korrekt buchen, Freigabe
• Teamleiter – Prüfen, genehmigen
• HR – Export, Übergabe
• Lohnbuchhaltung – Verarbeitung, Abrechnung
• Steuerberater – Wenn extern

Typische Probleme

Fehlerquellen

Was schiefgehen kann:

Nachkorrekturen

Wenn es zu spät ist:

• Im Folgemonat – Üblich, unkompliziert
• Rückwirkend – Aufwändiger, SV beachten
• Jahresabschluss – Besonders sorgfältig
• Dokumentation – Änderungen nachvollziehbar

Zuschläge korrekt übergeben

Zuschlagsarten

Was separat übergeben:

Steuerliche Behandlung

Wichtig zu wissen:

• Nachtzuschlag – Bis 25% steuerfrei
• Sonntagszuschlag – Bis 50% steuerfrei
• Feiertagszuschlag – Bis 125% steuerfrei
• Überstundenzuschlag – Nicht steuerfrei
• Grundlohn – Basis für Berechnung

Datenschutz

DSGVO beachten

Bei der Übergabe:

Externe Dienstleister

Steuerberater etc.:

• Auftragsverarbeitung – Vertrag nach Art. 28 DSGVO
• Sicherheit – Übertragungsweg prüfen
• Zugriff – Nur nötige Daten
• Löschung – Nach Auftrag

Häufige Fragen

Fazit

Die Übergabe von Zeiterfassungsdaten an die Lohnbuchhaltung ist ein kritischer Prozess: Vollständigkeit, Richtigkeit und Pünktlichkeit entscheiden über korrekte Gehaltsabrechnungen. Automatisierte Schnittstellen reduzieren Fehler und Aufwand. DATEV-Export ist in Deutschland Standard für externe Steuerberater. Fristen mit Puffer planen, Datenschutz beachten, Korrekturen schnell vornehmen.