Lohnabrechnung: Grundlagen für Arbeitgeber

Die Lohnabrechnung ist eine der wichtigsten und komplexesten HR-Aufgaben. Sie muss pünktlich, korrekt und rechtskonform sein. Dieser Artikel erklärt die Grundlagen und wichtigsten Begriffe für Arbeitgeber.

Das Wichtigste in Kürze

Jeder Arbeitgeber ist zur Lohnabrechnung verpflichtet
Die Abrechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten
Sozialversicherung und Steuern müssen korrekt abgeführt werden
Fristen für Meldungen und Zahlungen sind strikt einzuhalten
Software oder Steuerberater erleichtern die Abrechnung erheblich

Pflicht zur Lohnabrechnung

Gesetzliche Grundlage

Nach § 108 Gewerbeordnung:

Arbeitgeber müssen eine Entgeltabrechnung erstellen
In Textform (schriftlich oder elektronisch)
Bei jeder Zahlung
Mit bestimmten Pflichtangaben

Wer bekommt eine Abrechnung?

Für jeden Arbeitnehmer:

Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte
Minijobber
Auszubildende
Werkstudenten

Bestandteile der Lohnabrechnung

Kopfbereich

Angabe	Beschreibung
Arbeitgeber	Name, Anschrift
Arbeitnehmer	Name, Anschrift
Personalnummer	Interne Zuordnung
Abrechnungszeitraum	Monat/Zeitraum
Steuerklasse	I bis VI
Sozialversicherungsnummer	Rentenversicherung

Bruttobezüge

Was der Arbeitnehmer verdient (vor Abzügen):

Grundgehalt/Grundlohn
Überstundenvergütung
Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag)
Prämien und Boni
Sachbezüge
Vermögenswirksame Leistungen

Abzüge

Was vom Brutto abgezogen wird:

Steuern:

Lohnsteuer
Solidaritätszuschlag
Kirchensteuer (falls zutreffend)

Sozialversicherung (Arbeitnehmeranteil):

Rentenversicherung
Krankenversicherung
Pflegeversicherung
Arbeitslosenversicherung

Nettolohn

Nach allen Abzügen:

Bruttolohn
- Steuern
- Sozialversicherung (AN-Anteil)
= Nettolohn
- Weitere Abzüge (VWL, Pfändung, etc.)
= Auszahlungsbetrag

Arbeitszeiten für die Lohnabrechnung

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Sozialversicherung

Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil

Versicherung	AN-Anteil	AG-Anteil
Rentenversicherung	9,3%	9,3%
Krankenversicherung	ca. 7,3% + Zusatzbeitrag/2	ca. 7,3% + Zusatzbeitrag/2
Pflegeversicherung	1,7% (mit Kind) / 2,3% (kinderlos)	1,7%
Arbeitslosenversicherung	1,3%	1,3%

Stand: Richtwerte, aktuelle Sätze prüfen

Beitragsbemessungsgrenzen

Bis zu bestimmten Gehaltsgrenzen wird der volle Beitrag berechnet:

Rentenversicherung: ca. 7.550 € (West) / 7.450 € (Ost)
Krankenversicherung: ca. 5.175 €

Jährlich angepasste Werte, aktuelle Zahlen prüfen

Besondere Fälle

Minijob (520 €): Pauschale Abgaben
Midijob (520-2.000 €): Gleitzonenregelung
Kurzfristige Beschäftigung: Keine SV-Pflicht

Lohnsteuer

Steuerklassen

Klasse	Personenkreis
I	Ledige ohne Kinder
II	Alleinerziehende
III	Verheiratete (höheres Einkommen)
IV	Verheiratete (ähnliches Einkommen)
V	Verheiratete (geringeres Einkommen)
VI	Zweit- oder Nebenjob

Freibeträge

Werden bei der Steuerberechnung berücksichtigt:

Grundfreibetrag (automatisch)
Kinderfreibetrag
Weitere eingetragene Freibeträge

Solidaritätszuschlag

5,5% der Lohnsteuer
Aber: Freigrenze beachten (die meisten zahlen keinen mehr)

Kirchensteuer

8% (Bayern, Baden-Württemberg) oder 9% (andere Länder)
Der Lohnsteuer
Nur bei Kirchenmitgliedschaft

Fristen und Meldungen

Monatliche Fristen

Frist	Was
Spätestens letzter Arbeitstag	Gehaltszahlung
10. des Folgemonats	Lohnsteueranmeldung
28./29. des Monats	SV-Beiträge (voraussichtlich)
6. Werktag des Folgemonats	SV-Beitragsnachweis

Jährliche Meldungen

Januar: Jahresmeldungen an Krankenkassen
Februar: Lohnsteuerbescheinigungen an Mitarbeiter
Laufend: Sofortmeldungen bei Neueinstellungen (bestimmte Branchen)

Überstunden und Zuschläge erfassen

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Zuschläge und Sonderzahlungen

Steuerfreie Zuschläge

Unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei:

Zuschlag	Steuerfrei bis
Nachtarbeit (20-6 Uhr)	25% des Grundlohns
Sonntagsarbeit	50% des Grundlohns
Feiertagsarbeit	125% des Grundlohns

Voraussetzung: Zuschlag zusätzlich zum Grundlohn, nicht als Verrechnung

Sonderzahlungen

Weihnachtsgeld: Steuerpflichtig, SV-pflichtig
Urlaubsgeld: Steuerpflichtig, SV-pflichtig
Jubiläumszuwendungen: Teilweise begünstigt
Abfindungen: Besondere Besteuerung (Fünftelregelung)

Sachbezüge

Was sind Sachbezüge?

Nicht-monetäre Leistungen:

Dienstwagen
Jobticket
Mahlzeiten
Firmenhandy (auch privat)

Bewertung

Sachbezüge müssen bewertet werden:

Sachbezugswerte (amtlich festgelegt)
1%-Regelung (Dienstwagen)
Marktüblicher Wert

50-Euro-Freigrenze

Sachbezüge bis 50 € pro Monat sind steuer- und sozialversicherungsfrei.

Lohnabrechnung erstellen – Optionen

Selbst erstellen

Mit Software:

Lohnabrechnungsprogramme
Automatische Berechnung
Meldungen werden erstellt

Voraussetzungen:

Fachwissen nötig
Zeitaufwand
Verantwortung beim Unternehmen

Steuerberater / Lohnbüro

Vorteile:

Fachwissen vorhanden
Haftung beim Dienstleister
Aktuelle Änderungen bekannt

Nachteile:

Kosten pro Abrechnung
Daten müssen übergeben werden

Cloud-Lösungen

Moderne Lohnabrechnungssoftware
Oft kombiniert mit HR-Tools
Automatische Updates

Häufige Fehler vermeiden

Fehler	Vermeidung
Falsche Steuerklasse	Regelmäßig prüfen, ELStAM nutzen
Fehlende Zuschläge	Zeiterfassung mit Nacht-/Sonntagskennung
Fristversäumnis	Kalender und Erinnerungen
Falsche SV-Meldungen	Software nutzen, Plausibilität prüfen

Häufige Fragen

Typischerweise 15-40 Euro pro Abrechnung und Monat, je nach Komplexität und Region. Bei vielen Mitarbeitern oft Staffelpreise. Vergleichen Sie Angebote und prüfen Sie, was im Preis enthalten ist.

Ja, mit entsprechender Software und Fachwissen. Bei einfachen Fällen (wenige Mitarbeiter, keine Sonderfälle) ist es machbar. Bei Komplexität (viele Mitarbeiter, Sonderzahlungen, internationale Fälle) ist professionelle Hilfe ratsam.

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Fehler müssen korrigiert werden – entweder in der aktuellen oder einer Korrekturabrechnung. Bei zu viel gezahltem Lohn: Rückforderung (mit Einschränkungen). Bei zu wenig: Nachzahlung. Falsche SV-Meldungen müssen korrigiert werden.

Lohnabrechnungen und Lohnkonten: 6 Jahre (steuerlich) bzw. 10 Jahre (Beitragsunterlagen). Wichtige Unterlagen wie Arbeitsverträge länger aufbewahren. Digitale Archivierung ist zulässig.

Fazit

Die Lohnabrechnung ist komplex, aber mit dem richtigen System beherrschbar. Ob Sie sie selbst erstellen oder auslagern, hängt von Ihren Ressourcen und der Komplexität ab. Wichtig ist: Korrekte Daten (besonders Arbeitszeiten), Einhaltung der Fristen und regelmäßige Prüfung. Eine gute Zeiterfassung ist die Grundlage für korrekte Abrechnungen.