Zeiterfassung in der Marketing-Agentur

Kampagnen-Planung, Content-Erstellung, Kundenmeetings – Marketing-Agenturen jonglieren ständig mit Projekten und Kunden. Die richtige Zeiterfassung macht den Unterschied zwischen Profit und Verlust.

Das Wichtigste in Kürze

Kundenbezogene Zeiterfassung für Abrechnung
Billable vs. Non-billable unterscheiden
Kampagnen und Retainer separat tracken
Kreativzeit realistisch einschätzen
Pitches als Investment dokumentieren

Besonderheiten der Branche

Arbeitsstruktur

Marketing-Agenturen arbeiten anders:

Merkmal	Auswirkung
Viele Kunden parallel	Projektwechsel häufig
Kampagnen-Phasen	Intensive und ruhige Zeiten
Kreativarbeit	Nicht linear planbar
Deadlines	Oft knapp
Kundenkommunikation	Zeitintensiv

Typischer Agenturalltag

Ein Tag im Marketing:

9:00 Jour Fixe intern
9:30 Kunde A: Social Media Posts
11:00 Kunde B: Strategie-Meeting
12:00 Mittagspause
13:00 Kunde C: Content-Erstellung
15:00 Interne Weiterbildung
16:00 Kunde A: Reporting
17:00 Admin, E-Mails
17:30 Feierabend (theoretisch)

Herausforderungen

Was die Zeiterfassung schwierig macht:

Herausforderung	Beschreibung
Viele kurze Tasks	Ständige Wechsel
Kreative Arbeit	Ideen kommen nicht nach Plan
Überkommunikation	Meetings, Mails, Calls
Scope Creep	Kunden wollen immer mehr
Deadlines	Abends und Wochenende

Agentur-Zeiterfassung

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Projektstruktur aufsetzen

Kunden und Projekte

Sinnvolle Hierarchie:

Kunde: XYZ GmbH – Retainer
Social Media
Newsletter
Reporting
Kampagne Frühjahr 2026
Konzept
Content
Ads
Website Relaunch
Strategie
Design
Umsetzung
Intern – Administration
Weiterbildung
Pitch ABC GmbH

Kategorien definieren

Was unterscheiden:

Kategorie	Beispiele
Kreation	Design, Text, Video
Strategie	Konzept, Planung
Account	Kundenkommunikation
Produktion	Umsetzung, Produktion
Admin	Reporting, Dokumentation

Billable vs. Non-billable

Die wichtige Unterscheidung:

Billable	Non-billable
Kundenarbeit	Pitches (meist)
Meetings mit Kunde	Interne Meetings
Produktion	Weiterbildung
Konzeption	Administration
Reporting	Akquise

Abrechnungsmodelle

Stundensatz

Klassisch:

Rolle	Stundensatz (Beispiel)
Junior	80-100 €
Midlevel	100-130 €
Senior	130-160 €
Stratege	150-200 €
Creative Director	180-250 €

Retainer

Monatliche Pauschale:

Vereinbarte Stunden/Monat – z.B. 40 Stunden
Preis – z.B. 4.000 €/Monat
Zeiterfassung – Trotzdem erfassen!
Überschreitung – Zusätzlich abrechnen
Auswertung – Rentabilität prüfen

Projektpauschale

Festpreis:

Vorteil	Nachteil
Klare Kalkulation	Risiko bei Mehraufwand
Einfache Abrechnung	Scope Creep
Kunde weiß Budget	Qualität vs. Geschwindigkeit

Zeiterfassung trotzdem nötig – für Nachkalkulation!

Projekte und Kunden im Blick

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Kreativzeit erfassen

Das Dilemma

Kreativität vs. Stoppuhr:

Problem	Lösung
Idee unter der Dusche	Als Konzeptzeit buchen
Inkubation	Realistisch einplanen
Flow unterbrechen	Am Tagesende buchen
Mehrere Iterationen	Gesamtzeit pro Phase

Puffer einplanen

Realistische Kalkulation:

Briefing: Angabe 2 h
Konzept: Kalkuliert 8 h – Oft mehr nötig
Umsetzung: 16 h
Korrekturschleifen: 6 h – Immer einplanen!
Puffer: 15-20%
Gesamt: ~35-40 h

Iterationen tracken

Kreativprozess abbilden:

Phase	Typischer Anteil
Briefing/Analyse	10%
Ideenfindung	15%
Erste Version	30%
Feedback-Runden	30%
Finalisierung	15%

Kundenrentabilität

Auswertung

Was Zeitdaten zeigen:

Kunde	Stunden	Umsatz	€/h effektiv
Kunde A	100 h	12.000 €	120 €
Kunde B	80 h	6.000 €	75 €
Kunde C	50 h	7.000 €	140 €

Erkenntnisse ziehen

Was tun:

Profitable Kunden – Beziehung pflegen
Unprofitable Kunden – Konditionen anpassen
Scope klären
Ggf. trennen
Zeitfresser identifizieren – Kommunikation optimieren
Effiziente Projekte – Als Template nutzen

Pitches und Neugeschäft

Pitch-Aufwand tracken

Auch wenn nicht abrechenbar:

Pitch-Element	Typische Zeit
Briefing verstehen	4-8 h
Recherche	8-16 h
Konzept	16-32 h
Design/Mockups	16-40 h
Präsentation	8-16 h
Gesamt	50-110 h

ROI berechnen

War der Pitch das wert:

Investierte Zeit: 80 h
Kosten intern: 8.000 € (100 €/h)
Gewonnen? – Ja → Jahresumsatz 100.000 €
ROI: Sehr gut
Nein → Verlust 8.000 €
Win-Rate beachten – Bei 25% Win: 4 Pitches = 1 Gewinn

Häufige Fragen

Entweder live per Timer bei jedem Call/Mail, oder: Täglich einen Block 'Kommunikation Kunde X' buchen und schätzen. Bei sehr kommunikationsintensiven Kunden: Diesen Aufwand bei der Kalkulation berücksichtigen.

Zeitdaten sind Ihr bester Freund. Zeigen Sie dem Kunden: 'Das Projekt hat bereits X Stunden mehr als kalkuliert.' Dann: Zusätzliches Budget verhandeln oder Scope reduzieren. Ohne Daten stehen Sie schlecht da.

Unbedingt! Nur so sehen Sie, ob der Retainer rentabel ist. Wenn Sie regelmäßig mehr arbeiten als vereinbart, stimmt die Kalkulation nicht. Überstunden sollten Sie nachverhandeln oder den Scope anpassen.

Dokumentieren Sie auch Konzeptzeit, in der keine Idee kommt. Das ist Teil des Prozesses. Aber: Analysieren Sie Muster. Wenn bestimmte Projekte immer mehr Zeit brauchen als kalkuliert, passen Sie die Kalkulation an.

Ja, alle. Das hilft bei der Einarbeitung (wie lange dauert was wirklich?) und zeigt, ob Junior-Stunden beim Kunden abgerechnet werden können. Außerdem: Gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung gilt für alle.

Fazit

Zeiterfassung in der Marketing-Agentur ist mehr als Pflichterfüllung – sie ist das Fundament für Profitabilität. Kundenbezogenes Tracking zeigt, welche Projekte sich lohnen. Kreativzeit muss realistisch geplant werden, Pitches als Investment verstanden. Mit konsequenter Erfassung und regelmäßiger Auswertung machen Sie aus Bauchgefühl fundierte Geschäftsentscheidungen.

Zeiterfassung in der Marketing-Agentur