Zeiterfassung in Beratung und Consulting
Abrechenbare Stunden sind das Kerngeschäft – gute Zeiterfassung entscheidet über Profitabilität.
Das Wichtigste in Kürze
- Abrechenbare vs. nicht-abrechenbare Zeit unterscheiden
- Projektbezogene Erfassung ist Standard
- Reisezeiten korrekt zuordnen
- Mobile Erfassung unverzichtbar
- Daten für Controlling und Abrechnung
Besonderheiten der Branche
Typische Arbeitsweise
Was Beratung ausmacht:
| Merkmal | Bedeutung für Zeiterfassung |
|---|---|
| Projektbasiert | Zuordnung zu Mandanten/Projekten |
| Beim Kunden | Mobile Erfassung nötig |
| Reiseintensiv | Reisezeiten erfassen |
| Überlange Tage | Überstunden häufig |
| Abrechnung nach Stunden | Präzision wichtig |
Herausforderungen
Was schwierig ist:
- Wechselnde Einsatzorte – Heute hier, morgen dort
- Mehrere Projekte parallel – Zeit aufteilen
- Reisezeit vs. Arbeitszeit – Was gilt wie?
- Kundenanforderungen – Eigene Reports gefordert
- Work-Life-Balance – Lange Tage sichtbar machen
Für Berater gemacht
MyTimeTracker erfasst Projektzeiten mobil und erstellt kundengerechte Reports.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Abrechenbare Zeit
Was abrechenbar ist
Typische Kategorien:
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Direkte Projektarbeit | Workshops, Analysen, Präsentationen |
| Kundenmeetings | Vor Ort, remote |
| Dokumentation | Projektbezogen |
| Reisezeit | Je nach Vertrag |
| Vorbereitung | Wenn vereinbart |
Was nicht abrechenbar ist
Interne Zeit:
- Akquise – Angebote, Pitches
- Interne Meetings – Teamrunden
- Weiterbildung – Schulungen
- Administration – Zeiterfassung, Spesen
- Bench-Zeit – Zwischen Projekten
Utilization Rate
Auslastung messen:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Utilization Rate | Abrechenbar / Gesamtzeit |
| Zielwert | 70-85% typisch |
| Zu niedrig | Wenig Projekte, viel intern |
| Zu hoch | Burnout-Gefahr, keine Akquise |
Projektzeit erfassen
Struktur
Wie aufbauen:
- Kunde – Mandantenname
- Projekt – Projektname, Nummer
- Arbeitspaket – Teilbereich
- Aktivität – Was genau gemacht
- Kommentar – Details für Report
Zeiteinheiten
Wie genau:
| Einheit | Einsatz |
|---|---|
| Stunde (1h) | Grobe Erfassung |
| Viertelstunde (0,25h) | Üblich im Consulting |
| 6-Minuten (0,1h) | Sehr detailliert |
| Minuten | Selten, zu aufwändig |
Projektzeiten präzise
MyTimeTracker erfasst auf Projektebene mit konfigurierbarer Genauigkeit.
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Reisezeiten
Was gilt als Arbeitszeit
Rechtliche Einordnung:
| Situation | Arbeitszeit? |
|---|---|
| Anreise zum Kunden | Teilweise (ab normalem Arbeitsweg) |
| Heimreise vom Kunden | Teilweise |
| Arbeiten während Reise | Ja |
| Reine Fahrt/Flug | Oft vergütungspflichtig, nicht immer Arbeitszeit |
Praktische Erfassung
Wie buchen:
- Eigene Kategorie – Reisezeit, Fahrtzeit
- Abrechenbar markieren – Je nach Kundenvertrag
- Arbeitszeit markieren – Je nach internen Regeln
- Projekt zuordnen – Zu welchem Mandant
- Details – Von wo nach wo
Reports und Abrechnung
Für den Kunden
Was Kunden erwarten:
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Tätigkeitsnachweis | Was wurde gemacht |
| Stundenübersicht | Wie viel Zeit |
| Projektfortschritt | Was erreicht |
| Reisekosten | Separat oder zusammen |
| Unterschrift | Freigabe durch Kunden |
Für internes Controlling
Was die Firma braucht:
- Auslastung pro Berater – Utilization Rate
- Profitabilität pro Projekt – Ertrag vs. Aufwand
- Nicht abrechenbare Zeit – Wo geht Zeit hin
- Überstunden – Belastung im Team
- Forecast – Verfügbarkeit kommende Wochen
Mobile Erfassung
Anforderungen
Was gebraucht wird:
| Funktion | Warum wichtig |
|---|---|
| Offline-Fähigkeit | Flugzeug, schlechtes Netz |
| Schnelle Buchung | Zwischen Terminen |
| Projektliste | Auswahl aus eigenen Projekten |
| Timer | Laufende Erfassung |
| Sync | Automatisch bei Verbindung |
Best Practices
Unterwegs erfassen:
- Abends buchen – Nicht alles zum Monatsende
- Timer nutzen – Während Arbeit
- Kommentare sofort – Was gemacht, nicht vergessen
- Projekt vorbereiten – Vor Reise in App einrichten
- Sync prüfen – Vor Abrechnung checken
Häufige Fragen
Das hängt vom Kundenvertrag und internen Vorgaben ab. Üblich im Consulting sind Viertelstunden (0,25h). Manche Kunden verlangen 6-Minuten-Taktung. Für interne Zwecke reicht oft auch Halbstundengenauigkeit. Prüfen Sie Ihren Vertrag und fragen Sie im Zweifel nach.
Typisch: Interne Projekte anlegen für Akquise, Weiterbildung, Administration, Bench-Zeit. Diese Zeit ist nicht abrechenbar, aber wichtig für die Analyse. Eine zu hohe interne Quote signalisiert Handlungsbedarf, eine zu niedrige kann auf fehlende Investitionen hindeuten.
Entweder: Timer pro Projekt starten/stoppen. Oder: Am Ende des Tages aufteilen nach Erinnerung. Die Timer-Methode ist genauer aber aufwändiger. Wichtig: Nicht pauschal schätzen, sondern zeitnah erfassen. Sonst wird die Zuordnung ungenau.
Das hängt vom Vertrag ab. Viele Beratungsverträge fordern monatliche Tätigkeitsnachweise mit Kundenunterschrift als Voraussetzung für die Rechnungsstellung. Prüfen Sie Ihren Vertrag. Auch ohne Pflicht: Eine Kundenfreigabe verhindert Diskussionen später.
Überstunden sind im Consulting häufig, aber nicht kostenlos. Erfassen Sie alles – für Arbeitsrecht, interne Analyse und eventuell auch Abrechnung (manche Verträge vergüten Überstunden extra). Wenn Überstunden dauerhaft hoch sind: Gespräch mit Vorgesetzten suchen.
Fazit
Zeiterfassung ist im Consulting zentral für Abrechnung und Profitabilität. Abrechenbare und nicht-abrechenbare Zeit klar trennen, Projekte sauber strukturieren, Reisezeiten korrekt zuordnen. Mobile Erfassung ist unverzichtbar für Berater, die ständig unterwegs sind. Reports für Kunden und internes Controlling müssen aus denselben Daten generierbar sein. Die Utilization Rate als Steuerungsgröße im Blick behalten, ohne sie zum einzigen Maßstab zu machen.
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